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HOW TO

3 consigli per fare ordine nella posta elettronica

Sarà anche il mezzo di comunicazione digitale più vecchio che c’è (i primi messaggi sono stati spediti nel lontano 1971, qualche era geologica informatica fa), ma il suo fascino continua ad ammaliarci ogni giorno di più. Non è un caso, insomma, che ogni giorno vengano inviate miliardi e miliardi di email da un capo all’altro del mondo. Secondo le analisi di Radicati, azienda specializzata nelle analisi di mercato in ambito hi-tech, il numero di messaggi di posta elettronica è destinato a crescere a un tasso annuo del 5% circa e sfonderà la soglia dei 300 miliardi di messaggi entro il 2020.

Discorso analogo per il numero di utenti di posta elettronica: con un tasso di crescita annuo del 4% circa, Radicati prevede che nel 2020 ci saranno 4,1 miliardi di persone con almeno un indirizzo email a testa. Dalle stesse statistiche e previsioni Radicati emerge, infatti, che ogni persona ha all’attivo 2 caselle di posta (1,8 per la precisione), che utilizza per scopi personali e professionali.

Posta elettronica, che confusione

Il proliferare di caselle di posta, però, ha anche i suoi lati negativi. Le probabilità di confondersi tra un indirizzo e l’altro aumentano in maniera esponenziale: ci si può ritrovare così a inviare un messaggio ai propri amici utilizzando l’indirizzo professionale o spedire un importante documento di lavoro con una casella aperta da adolescente e, magari, con un nickname un po’ imbarazzante. Non solo: avendo da gestire almeno due indirizzi di posta, raddoppia o triplica il numero di messaggi ricevuti quotidianamente, con il pericolo di ritrovarsi ad aprire un messaggio spam o di cadere vittima di una truffa telematica.

Non bisogna però disperare: alcuni consigli e trucchi facili da mettere in atto permetteranno di fare ordine e di non confondersi più tra l’indirizzo che utilizziamo solitamente con gli amici, quello che sfruttiamo per iscriverci a servizi online ed e-commerce (una casella “spam” per eccellenza) e quello, invece, lavorativo o “serio”.

Puntare allo 0

Il modo più semplice per non confondersi tra i vari messaggi e caselle di posta elettronica è quello di eliminare ogni possibile elemento di disturbo. Ossia, riuscire ad avere la casella della posta in arrivo sempre vuota (o quasi) così da raggiungere il cosiddetto inbox zero. Diverse le tattiche che possono essere messe in atto per ottenere questo risultato: c’è chi consiglia di archiviare immediatamente le e-mail con un oggetto poco interessante; chi di rispondere immediatamente ai messaggi che non richiedono più di una manciata di minuti; chi, ancora, di mettere da parte le e-mail che richiedono più tempo per rispondere, in modo da non trattarle con troppa sufficienza. Qualunque sia la vostra tattica preferita, non importa: puntate allo 0 (nella casella della posta in arrivo) e vi libererete da ogni possibile fonte di distrazione.

Cancellatevi

Se contassimo i messaggi di posta realmente importanti ricevuti nel corso della giornata, scopriremmo che non supererebbero il 20% del totale. Quell’80% si compone, in gran parte, di messaggi spam e messaggi pubblicitari che finiscono con il creare confusione e costringerci a perdere un sacco di tempo. Per questo vale la pena prendersi una decina di minuti, analizzare la cartella della posta in arrivo e individuare tutti i messaggi ricevuti da mailing list. Valutate, a questo punto, se vale la pena restare iscritti o se, invece, è meglio cancellarsi: riuscirete così a ridurre sensibilmente il numero di e-mail ricevute nel corso della giornata ed evitare ogni possibile fonte di distrazione o perdita di tempo.

Riunite

Un modo per avere tutto sotto controllo e non dover più pensare a quale casella aprire per inviare o ricevere messaggi è quello di utilizzare un software o un applicativo web per unire tutte le caselle di posta elettronica in un’unica schermata. Libero Mail, ad esempio, permette di sincronizzare e gestire qualunque indirizzo di posta: potremo così leggere tutti i messaggi ricevuti in un’unica schermata e scegliere quale indirizzo utilizzare per l’invio a seconda delle proprie necessità. In questo modo non ci sarà più confusione tra finestre del browser.

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