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HOW TO

5 domande da farsi prima di inviare un'email

Volete diventare dei “guru” di posta elettronica? Basta porsi queste cinque domande prima di inviare ogni messaggio e il gioco è fatto

Che si tratti di messaggio inviato a un vecchio amico che non vediamo da tempo o sia un’e-mail di lavoro, la sostanza non cambia: prima di commettere errori di cui potremmo pentirci, dobbiamo porci delle domande tanto semplici quanto efficaci. Anche un “veterano” della posta elettronica, infatti, potrebbe “farsi sorprendere” e fare degli sbagli che potrebbero compromettere la chiarezza del messaggio.

Sarebbe cosa buona e giusta, dunque, fermarsi un attimo prima di premere il pulsante “Invia” (o “Rispondi”, ovviamente) e adottare la consuetudine di “autointerrogarsi”. Inizialmente potrà apparire anche come un’inutile perdita di tempo, ma a lungo andare ci si accorgerà che queste fatidiche domande migliorano il nostro stile e ci permetteranno di padroneggiare alla perfezione il “mezzo”. Insomma, una sorta di scorciatoia per riuscire a scrivere l’email perfetta.

Hai scritto bene?

La prima domanda da porsi riguarda la forma del nostro messaggio di posta elettronica. Abbiamo scritto tutto correttamente? Oppure ci sono degli errori grammaticali e sintattici che rischiano di rendere illeggibile il testo (oltre a farci fare una brutta figura). Impiegare un paio di minuti per rileggere il messaggio e accertarsi che non ci siano errori di battitura, verbi nella forma e nei tempi sbagliati o espressioni tratte dal linguaggio parlato (o dei messaggi di testo) farà bene alla nostra e-mail.

Tutto chiaro?

Oltre alla forma, dobbiamo guardare anche alla sostanza. Un messaggio grammaticalmente corretto ma incomprensibile non serve assolutamente a nulla. Quando rileggete, fate attenzione che ogni vostra frase sia sufficientemente chiara, altrimenti riformulatela in modo che sia perfettamente comprensibile.

Oggetto… del desiderio

Magari è difficile rendersene conto, ma ciò che fa da discrimine tra un’e-mail letta e un messaggio immediatamente cestinato è l’oggetto dell’e-mail stessa. Trattandosi del “bigliettino da visita” del nostro messaggio, deve essere chiaro, conciso e, allo stesso tempo, attraente. Deve quindi fornire delle informazioni sul contenuto presente nel messaggio e, contemporaneamente, lasciare un alone di mistero che spingerà il destinatario ad aprire l’e-mail e leggerla da cima a fondo.

Spam sì o spam no?

La stragrande maggioranza dei servizi di posta elettronica mette a disposizione degli utenti una casella anti-spam nella quale viene raccolta automaticamente tutta la posta-spazzatura indirizzata a noi. Questo meccanismo si basa su dei filtri anti-spam in grado di riconoscere i messaggi pubblicitari e pericolosi a seconda delle frasi o del lessico utilizzato all’interno del messaggio. Se non volete essere cestinati automaticamente da questi filtri, fate attenzione alle parole che utilizzate: il rischio di non essere ricevuti e letti dal vostro destinatario è sempre molto elevato.

Si legge da smartphone?

Gran parte dei messaggi di posta elettronica viene aperto e letto attraverso lo smartphone. Quando stiamo scrivendo un messaggio, magari pensando di includere degli elementi multimediali o delle animazioni, dobbiamo chiederci se la sua formattazione è adeguata anche alla lettura da smartphone. In caso contrario, il nostro destinatario cestinerà il messaggio senza degnarci di un minimo di attenzione.

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