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Fatturazione elettronica tra privati, i vantaggi di usare la PEC

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche tra privati. Scopriamo come le aziende e i professionisti potranno emettere fattura

I primi a sperimentare la fatturazione elettronica tra privati sono stati, dal 1 luglio 2018, i subappaltatori della Pubblica Amministrazione, che hanno fatto da apripista al sistema di certificazione e invio ideato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Dal 1 gennaio 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti: per i professionisti con partita IVA (esclusi i contribuenti nel regime forfettario e nel regime dei minimi), e per le attività commerciali e imprenditoriali.

È dunque diventato necessario abituarsi a un nuovo sistema di invio delle fatture per i servizi prestati o per i beni venduti: da carte e timbri si è ora passati al Sistema di Interscambio (abbreviato in SdI), che aiuta le varie parti in causa a gestire la consegna di tali documenti. Infatti, le aziende e i liberi professionisti devono ora inviare le fatture al SdI, che effettuerà i necessari controlli e si occuperà del recapito della fattura al destinatario.

Proprio per evitare che l’impatto con la nuova realtà fosse troppo duro, l’AgID ha messo a disposizione delle aziende diversi sistemi per l’invio delle fatture verso il Sistema di Interscambio. In questo modo, chiunque può scegliere il mezzo più adatto alle proprie necessità e alle proprie esigenze, senza esser costretto ad adottare metodi che poco si adattano alla sua realtà imprenditoriale o commerciale.

Come inviare la fattura elettronica

Stando al regolamento tecnico della fatturazione elettronica redatto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, la fattura tra privati può essere inviata al Sistema di Interscambio per il controllo e l’approvazione con quattro metodi differenti: attraverso la Posta Elettronica Certificata del professionista o dell’attività che emette fattura; sfruttando il client web messo a disposizione dal Sistema di Interscambio; attraverso altri servizi web; mediante servizi basati sul trasferimento FTP.

Le procedure, ovviamente, sono equivalenti l’una con l’altra (da un punto di vista normativo è indifferente spedire le fatture via PEC oppure con sistemi web based), ma ognuna garantisce svantaggi e vantaggi a seconda dell’attività che si ha, del volume di fatture che si invia solitamente e di molti altri fattori.

La scelta, dunque, è molto soggettiva, anche se non può essere ignorato il fatto che l’invio tramite PEC sembra garantire maggiori vantaggi rispetto agli altri: spedire fatture elettroniche con la PEC creata con servizi come Libero Mail PEC, infatti, può essere più vantaggioso indipendentemente dal proprio settore e dalla mole di utilizzo della fatturazione elettronica.

Perché conviene la PEC

Partiamo dal dato volumetrico: la posta elettronica certificata permette di spedire, con un unico invio, decine e decine di fatture allo SdI (il limite massimo è di 30 megabyte per ogni messaggio), mentre scegliendo i servizi web based messi a disposizione dallo stesso SdI se ne possono inviare solo cinque per volta.

Scegliendo la PEC, si ricevono le consuete ricevute di accettazione e consegna da parte del Sistema di Interscambio: si può così avere una prova con valore legale dell’ora di invio dei documenti contabili. Inoltre, lo SdI invierà un’ulteriore ricevuta all’indirizzo PEC utilizzato per l’invio nel caso in cui la ricevuta elettronica sia validata e spedita al proprio cliente.

Questi documenti potranno ad esempio essere utilizzati da una PMI o da un libero professionista per richiedere alla propria banca un anticipo sulle fatture elettroniche emesse nei confronti dei clienti: le ricevute generate dal sistema di Posta Elettronica Certificata, infatti, certificano e attestano in maniera indubitabile che la fattura è stata emessa correttamente e potrà essere riscossa secondo i tempi previsti dalla legge. Discorso analogo in caso di contenzioso tributario o riscossione crediti tramite procedure monitorie: le ricevute inviate dallo SdI alla casella PEC saranno fondamentali per certificare data e ora di invio del documento contabile.

Insomma, alla luce dei vari regolamenti AgID, la PEC fornisce ai privati che emettono fattura elettronica un maggior livello di sicurezza, garantendo loro la possibilità di certificare orario e data di emissione delle fatture, oltre alla loro correttezza formale.

Come inviare una fattura elettronica tramite PEC

Per poter inviare le fatture elettroniche al SdI tramite posta elettronica certificata, è necessario possedere un indirizzo PEC gestito da uno dei soggetti autorizzati iscritti all’elenco dell’AgiD. L’indirizzo di destinazione per la prima fattura elettronica è sdi01@pec.fatturapa.it; dopo aver identificato il soggetto emittente, il SdI comunicherà allo stesso uno specifico indirizzo PEC per gli invii successivi. Fondamentale è che le fatture allegate siano in formato xml.

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