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PEC, istruzioni per l’uso. Ecco perché attivare la posta certificata

Equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno, una casella PEC permette di inviare comunicazioni elettroniche dotate di valore legale

Introdotta con il DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005, la Posta Elettronica Certificata è uno dei primi e fondamentali tasselli della strategia digitale italiana. Rivolta a un pubblico piuttosto vasto – può essere utilizzata da privati cittadini, aziende ed enti pubblici – la PEC consente di inviare comunicazioni elettroniche dotate di valore legale.

Sebbene le similitudini con la normale posta elettronica siano moltissime – soprattutto nel suo funzionamento lato utente – la posta certificata se ne differenzia per alcuni aspetti fondamentali. Sul fronte della sicurezza, ad esempio, la posta PEC utilizza protocolli di comunicazione a prova di hacker, che mettono le comunicazioni al riparo da possibili attacchi man in the middle. Un’email PEC, inoltre, garantisce anche l’orario di invio e di ricezione del messaggio, oltre all’integrità del suo contenuto. Informazioni che l’utente potrà poi eventualmente utilizzare in fase processuale nel caso sorga un contenzioso.

Come funziona la Posta Elettronica Certificata

Dopo che si è deciso di aprire la casella PEC, sarà possibile iniziare a inviare messaggi di posta elettronica con valore legale e contenuto certificato. Ciò è reso possibile dai protocolli e dalle tecnologie utilizzate nella creazione dell’email. Il servizio, infatti, prevede tre diverse fasi di funzionamento: invio, ricezione, emissione della ricevuta di avvenuta consegna.

Nella fase di invio, il gestore del servizio di Posta Elettronica Certificata del mittente svolge le funzioni di operatore postale “propriamente detto”, occupandosi del controllo formale del messaggio e del suo imbustamento. A differenza di quanto accade con la posta elettronica ordinaria, infatti, nel caso della PEC non si invia il messaggio, ma una busta elettronica (di tipo S/MIME) contenente – sotto forma di allegato – il messaggio del mittente e altri file. È questa busta di trasmissione che consente di certificare l’orario di invio (è accompagnata, infatti, di un timbro temporale emesso nel momento stesso in cui l’utente preme sul pulsante “Invia”) e il contenuto della comunicazione.

Una volta spedita, l’email PEC è ricevuta dal gestore di posta certificata del destinatario della comunicazione. È suo compito verificare l’integrità della busta e i dati del gestore mittente. In particolare, viene controllata la firma elettronica del servizio che si è occupato dell’invio della missiva digitale, così da accertarsi della sua reale identità. Se il messaggio passa tutti i controlli formali, viene recapitato all’interno della casella del destinatario e, contemporaneamente, viene rilasciata una ricevuta di avvenuta consegna nei confronti del mittente.

PMI, professionisti e Pubbliche amministrazioni: PEC obbligatoria per legge

Dal 2012 la posta certificata è diventata il mezzo di comunicazione privilegiato tra attività produttive, imprese (di ogni dimensione) e amministrazioni pubbliche. Con il Decreto Legge 179 del 2012 (convertito poi nella Legge 221 del 2012) tutte le aziende, i professionisti e le PA devono dotarsi di una casella PEC, onde evitare di essere sanzionati.

  • Professionisti. Per i professionisti iscritti a un albo (giornalisti, geometri, ingegneri, architetti, ecc.) l’obbligo di avere un’email PEC è scattato già nel 2009
  • Ditte individuali. Da fine giugno 2013 tutte le Partite IVA e tutte le ditte individuali devono aver dichiarato il proprio indirizzo di posta certificata al registro imprese. Ovviamente, l’obbligatorietà della PEC vale anche per tutte le nuove P.IVA e nuove ditte aperte dal luglio 2013 in poi
  • Società. Discorso analogo per le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione. PMI e grandi imprese, dunque, hanno l’obbligo di aver attivo una casella PEC sin dal novembre 2011 e comunicato al registro imprese il loro indirizzo
  • Enti pubblici. Gli enti della Pubblica Amministrazione sono stati i primi a dover adempiere all’obbligo di creare una PEC

Con il Decreto Legge 193 del 2016, inoltre, è stato stabilito che le notifiche relative agli avvisi e atti del fisco siano inviate via email PEC. L’obbligo di notifica con posta certificata è valido per imprese, professionisti e ditte individuali, ma anche i singoli cittadini ne possono far richiesta, dopo aver adeguatamente indicato l’indirizzo alla sede dell’Agenzia delle Entrate di competenza.

Vantaggi della PEC per il cittadino

Pur non essendo obbligatoria, la Posta Elettronica Certificata può essere attivata da qualunque cittadino italiano. I vantaggi della casella PEC, infatti, sono molteplici: la già citata sicurezza dei dati personali, ad esempio, ma anche il valore legale che assumono le proprie comunicazioni nei confronti di enti pubblici ed imprese. A questo si aggiunge anche il risparmio che la posta certificata garantisce rispetto alla normale posta raccomandata: mentre la prima ha un costo fisso annuale indipendente dal numero di messaggi e di allegati inviati, la posta cartacea ha dei costi variabili (legati al peso della missiva) a ogni invio. Insomma, se un cittadino ha esigenza di comunicare con la PA, professionisti, aziende potrebbe trovare nella PEC un mezzo di comunicazione semplice da usare, affidabile e soprattutto economico.

Come creare una casella PEC

A differenza dei servizi di posta elettronica tradizionale, non esiste PEC gratuita. Chi decide di aprire una casella di posta certificata, dunque, dovrà rivolgersi a un operatore privato che fornirà il servizio dietro il pagamento di un abbonamento fisso annuale. Le procedure per creare la PEC, comunque, non sono complesse: tutto ciò di cui si ha bisogno sono un documento di identità, il codice fiscale e qualche minuto libero. In fase di registrazione verrà chiesto di inserire i dati anagrafici (incluso il domicilio postale e un indirizzo di posta elettronica “normale”), di scegliere una password e fornire il consenso al trattamento dei dati e accettazione delle condizioni contrattuali.

Seguendo questi passaggi, ad esempio, è possibile creare una casella PEC con il servizio Libero Mail PEC, tra i più sicuri e avanzati in Italia. A un costo contenuto, l’utente avrà a disposizione un’email di posta certificata con spazio illimitato e la possibilità di inviare e ricevere i messaggi con client di posta elettronica come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. Il servizio di posta certificata di Libero, inoltre, può essere utilizzato da qualunque dispositivo dotato di connessione Internet: sarà sufficiente accedere al client webmail PEC per inviare e ricevere messaggi da computer, smartphone e tablet. Clicca qui per attivare Libero Mail PEC e scoprire le offerte per privati e aziende.

Come usare la PEC

Se già sapete come si invia un’email, allora siete un passo avanti. Anzi, siete ben oltre metà dell’opera. Come detto all’inizio, infatti, le similitudini tra un normale servizio di posta elettronica e un’email PEC sono moltissime, soprattutto sul versante dell’utilizzo e del funzionamento. Una volta che si è capito come creare una casella di posta certificata il gioco è fatto: dopo aver aperto il proprio account, sarà sufficiente accedere alla webmail PEC per inviare messaggi ad aziende, professionisti o pubbliche amministrazioni.

Nella stragrande maggioranza dei casi, infatti, l’interfaccia utente che ci si troverà di fronte è uguale ai client web di una normale email. Per usare la posta certificata basterà premere sul pulsante “Crea nuovo messaggio” (o simile), inserire l’indirizzo email PEC del destinatario e compilare i vari campi. Dopo aver inviato il messaggio si riceveranno due ricevute: di accettazione e avvenuta consegna.

La ricevuta di accettazione PEC è sottoscritta con la firma elettronica del gestore del mittente e contiene le informazioni relative alla spedizione del messaggio. Volendo fare un paragone con la raccomandata cartacea, si tratta del tagliandino che l’ufficio postale rilascia allo sportello e che certifica l’avvenuta spedizione della missiva.

La ricevuta di avvenuta consegna della posta certificata è sottoscritta, invece, con la firma elettronica del gestore del destinatario e viene rilasciata non appena il messaggio è recapitato nella casella PEC. Restando in tema di paragoni, si tratta del tagliandino che si riceve a casa una volta che la missiva è stata recapitata all’indirizzo indicato: la prova, insomma, che la lettera (o il pacco) è giunto a destinazione.

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