Cos’è l’autofattura, a cosa serve e quando si emette

L’autofattura è uno strumento fiscale molto particolare e viene utilizzata quando il mittente e il destinatario di una fattura sono rappresentati dallo stesso soggetto. Si può usare in tanti ambiti, per esempio quando si desiderano fatturare omaggi o quando si devono fatturare dei prodotti che si “autoconsumano” in azienda.

Questo processo è fondamentale in determinati scenari aziendali e viene regolato da specifiche normative fiscali, che bisogna conoscere e usare in modo corretto per tenere sotto controllo i conti aziendali e per evitare sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. L’autofatturazione elettronica si può gestire anche tramite specifici software di fatturazione, come Libero SiFattura, gestionale intuitivo e ricco di funzioni pensate per i bisogni specifici di imprese e liberi professionisti. Vediamo nel dettaglio come può essere utile ma anche come funziona l’autofattura ed alcuni esempi pratici legati al suo utilizzo.

Cos’è un’autofattura e a cosa serve

L’autofattura è un documento che condivide alcune importanti caratteristiche con la fattura, ma che ha una importante peculiarità: non viene emessa dal prestatore di un servizio o chi vende un bene, ma dal cessionario stesso. In poche parole, parliamo di un documento fiscale che viene emesso da un soggetto passivo (impresa o libero professionista con Partita IVA) verso sé stesso. Proprio per queste peculiarità, spesso l’operazione non ha costi ma è a titolo gratuito.

Questo documento, quindi, viene prodotto per questioni legate alla trasparenza amministrativa e per tenere sotto controllo i movimenti del proprio business. In più, l’autofattura permette di adempiere in modo corretto al versamento dell’IVA, che in questo caso è a carico del destinatario.

Come funziona l’autofattura: caratteristiche e tempi di invio

L’autofattura funziona in modo uguale alla fatturazione. Infatti, le informazioni da inserire in un’autofattura sono le medesime, cioè:

• Dati fiscali del cedente e del cessionario
• Prezzo del servizio/prodotto + IVA
• Numero della fattura e data

Tuttavia, nell’autofattura bisogna aggiungere questa dicitura: “autofatturazione di cui all’articolo 21, comma 6-ter del DPR n 633/72″.

L’autofattura deve essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata la prestazione del servizio o cessione del bene. Naturalmente è possibile inviare digitalmente il documento, che risponde alla normativa stabilita dell’Agenzia delle Entrate. L’autofattura elettronica si deve inviare attraverso il Sistema di Interscambio e nel formato XML.

Per semplificare il lavoro delle imprese, esistono diversi software di fatturazione elettronica che permettono anche di inviare le autofatture elettroniche.

Quando si emette l’autofattura: alcuni esempi

L’autofattura viene utilizzata solo in casi specifici:

• Autodenuncia
• Omaggi
• Autoconsumo
• Acquisti Extra UE
• Acquisti presso produttori agricoli esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica

Vediamo nel dettaglio casi ed esempi.

Il committente può usare l’autofattura quando vuole effettuare una denuncia in seguito alla mancata emissione di una fattura da parte del fornitore entro 4 mesi dalla vendita oppure nel caso in cui la fattura presenti irregolarità e ciò non venga corretto entro i termini. Quindi, se la fattura non viene emessa, il committente deve occuparsi di produrre e trasmettere lui stesso un’autofattura e pagare l’IVA dovuta tramite il modello F24, per evitare una sanzione.

Facciamo un esempio pratico di autofattura per autodenuncia: un’azienda acquista merce che arriva il 28 ottobre. Avrà 4 mesi di tempo per ricevere la fattura del venditore. Se entro questo periodo non perviene la fattura, l’azienda ha 30 giorni di tempo per versare l’IVA, emettendo autofattura e pagando l’IVA tramite modello F24.

L’autofattura si può emettere anche nel caso in cui un’azienda dia degli omaggi ai propri clienti o dipendenti, per esempio, di beni prodotti dall’azienda stessa. In questo caso, nel documento bisogna inserire l’importo dei beni ceduti a titolo gratuito con relativa IVA.

L’autofattura viene emessa in caso di autoconsumo interno ed esterno, per esempio, se un’azienda produce e consuma caffè, preparerà delle autofatture; ma si può usare anche per acquisti extra UE e per acquisti effettuati da produttori agricoli che non hanno l’obbligo della fatturazione e che non bisogna confondere con la fatturazione elettronica forfettari.

In particolare, si parla di autofattura reverse charge esterno quando si effettua l’integrazione con l’IVA di una fattura ricevuta dall’estero, e si reverse charge interno quando viene integrata l’IVA di una fattura italiana. Per esempio, se la fattura è ricevuta da un fornitore estero, quest’ultimo verosimilmente non utilizzerà il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, sarà quindi il soggetto italiano ad emettere un’autofattura applicando il reverse charge.

L’autofatturazione elettronica è un’operazione che richiede molta attenzione, ma per facilitare il processo è possibile affidarsi a un software gestionale come Libero SiFattura, che offre diversi piani in base alle esigenze dell’imprenditore. Ad esempio, il piano Basic è gratuito è permette la gestione di anagrafiche, fatture, ricevute, preventivi, la ricezione di illimitate fatture elettroniche e l’invio di 10 fatture all’anno a privati e aziende tramite SdI. Per chi invece ha bisogno di piani con funzionalità avanzate, ci sono il piano Lite da 29 euro l’anno più Iva, che comprende l’invio illimitato di fatture elettroniche, e il piano Pro da 49 euro l’anno più Iva, che consente anche la condivisione del gestionale col proprio commercialista.

In collaborazione con Libero SiFattura