Correzione fattura elettronica, quando avviene e come rimediare

Una fattura elettronica sbagliata può capitare a tutti, magari con alcuni dati mancanti o scritti in modo errato. La buona notizia è che a questi errori si può rimediare, sia nel caso in cui il documento non sia stato ancora trasmesso al cliente o all’Agenzia delle Entrate, sia nel caso in cui il tasto invio sia già stato premuto.

La correzione della fattura elettronica si può effettuare anche dopo averla inviata al cliente e all’Agenzia delle Entrate seguendo precise procedure. Se, infatti, viene scartata o inviata indietro bisogna seguire precisi step per correggerla e inoltrarla nuovamente. Allo stesso tempo, è possibile prevenire gli sbagli in tanti modi. Per esempio, si possono evitare se si conoscono quelli più comuni oppure se si sceglie un software con un’interfaccia intuitiva, che agevola la compilazione della fattura e rende molto più difficile l’errore. Una di queste soluzioni è Libero SiFattura, il software per la fatturazione elettronica che permette a tutti i professionisti con Partita IVA di gestire in modo corretto la documentazione ed evitare errori.

Fattura elettronica: quali sono gli errori più comuni

Gli errori legati alla fatturazione elettronica sono davvero tanti. Alcuni comportano rifiuto e scarto del documento da parte dell’Agenzia delle Entrate, altri sono invece facilmente individuali ed evitabili prima dell’invio e si possono correggere all’istante.

Gli errori segnalati dal Sistema di Interscambio sono associati a un codice che permette di individuare subito dove effettuare la modifica. Quelli più comuni sono:

• Errore 00305 indica che la Partita Iva o il codice fiscale del cliente sono sbagliati
• Errore 00311 segnala che il codice destinatario non è valido
• Errore 00400 significa che l’impostazione della Partita IVA è errata
• Errore 00404 avviene quando la fattura è duplicata, mentre Errore 00409 indica la dicitura “Fattura duplicata nel lotto”; in questi casi la fattura è già stata trasmessa e accettata.

Per capire perché l’Agenzia delle Entrate non ha accettato una fattura elettronica, bisogna sempre controllare il codice nella cosiddetta notifica di scarto, una ricevuta che segnala lo stato di invio e approvazione dei documenti.

Esistono poi una serie di inesattezze che si possono ripetere per distrazione e scarsa concentrazione, che è facile riconoscere e prevenire. Ecco gli errori più comuni:

• Tutto ciò che ha a che fare con la Partita IVA e il Codice Fiscale del destinatario, come il calcolo o i refusi della numerazione. Prima dell’invio bisogna sempre controllare che il codice sia corretto
• IBAN: anche in questo caso i numeri possono essere scambiati tra loro oppure può mancare qualche cifra
• Descrizione della fattura: occorre descrivere in modo esaustivo e corretto il tipo di fattura e il servizio prestato
• Incongruenza tra imposta calcolata e aliquota IVA
• Importo e scontistica, anche in questo caso bisogna calcolare più volte prima dell’invio

In tutti questi casi, dopo aver controllato molto bene i dati, si può apportare la correzione della fattura elettronica Agenzia Entrate prima dell’invio.

Correzione fattura elettronica scartata o non inviata

Una fattura viene emessa quando il file .xml è ufficialmente trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate che riconosce se è destinata a un privato o alla Pubblica Amministrazione. A questo punto, la fattura può avere tre diversi stati: Consegnata, Mancata Consegna o Errore SdI.

In questo ultimo caso, il documento è stato scartato dal Sistema di Interscambio (SdI). Fattura elettronica scartata o non inviata si verifica quando si riceve, entro cinque giorni dall’invio, la notifica di scarto oppure si nota la dicitura “Scartata” accanto allo stato di avanzamento nel programma.

Se il sistema ha scartato la fattura bisogna indagare sul motivo e correggerlo subito. L’errore può essere dovuto a varie cause, come la dimensione e il formato del file o anche la firma. Come accennato, il tipo di errore viene rivelato tramite un determinato codice inserito dentro la notifica di scarto, quindi basterà individuarlo, affiancarlo allo sbaglio corrispondente e correggerlo immediatamente. Si procederà, così, alla correzione fattura elettronica scartata.

In ogni caso, non c’è da preoccuparsi perché la fattura viene considerata come “non inviata” e non si deve emettere una nota di variazione. Perciò, entro cinque giorni dall’invio della notifica si può sia correggere e inviare lo stesso documento con data e numero uguali oppure si può creare una nuova fattura con data e numero diversi e inviarlo al Fisco, che ufficialmente preferisce la prima modalità.

In questi casi, bisogna fare molta attenzione alle tempistiche, se si attendono più di 5 giorni il rischio è quello di avere sanzioni per trasmissione tardiva o incorrere in problematiche simili.

Cosa fare se la fattura elettronica è stata emessa da SdI

Può capitare che la fattura non venga scartata dal SdI e inviata al cliente, ma contenga comunque degli errori che vengono individuati in seguito. Cosa fare quando una fattura è stata accettata ed emessa da SdI e arriva al destinatario? Generalmente per rimediare basta creare una nota di variazione.

Si tratta di un documento che sostituisce il precedente ed è sicuramente la soluzione più veloce in questi casi. Tuttavia, tale soluzione non è sempre applicabile, perciò, per la gestione di questi casi particolari è fondamentale fare riferimento al proprio commercialista.

Tuttavia, è fondamentale cercare ogni soluzione valida per ridurre gli errori al minimo e, a tal proposito, la scelta di un software di fatturazione elettronica facile da usare e pensato per gestire in modo corretto e lineare i documenti è cruciale.

Libero SiFattura è stato sviluppato per agevolare in ogni modo i lavoratori con Partita IVA, che possono affidarsi al sistema per produrre fatture elettroniche valide e corrette in pochi minuti, senza paura di sbagliare. E investire così il proprio tempo per far crescere il business e non per gestire la burocrazia. Infatti, il software è pensato per accompagnare la compilazione di ogni documento e aiutare l’utente a non effettuare errori oppure ad individuarli prima dell’invio.

Inoltre, Libero è sempre impegnato per produrre servizi davvero utili in base alle nuove esigenze dei lavoratori. Per tale motivo ha da poco lanciato una novità: SiFattura Basic, il software adatto a tutti ma pensato soprattutto per chi ha la Partita IVA Forfettaria, lavora con il regime Dei Minimi o per chi ha aperto da poco la sua attività. La soluzione è gratuita e si basa sul Pay-Per-Use, una logica che permette di pagare solo ciò che si utilizza realmente. Include 10 invii all’anno, a cui si possono aggiungere pacchetti aggiuntivi di trasmissione di fatture elettroniche in base al consumo effettivo. Non rimane che affidarsi a Libero SiFattura per gestire al meglio il proprio business.