Teams, come funziona lo strumento di Microsoft

L’epidemia da Coronavirus ha reso evidente l’importanza dello smart working e del lavoro da remoto, una soluzione che in molti casi può offrire diversi vantaggi. Ad esempio è possibile ridurre i costi operativi, diminuire l’impatto ambientale dell’azienda, velocizzando la cooperazione tra collaboratori, dipendenti e dirigenti. Vediamo come funziona Microsoft Teams, un’applicazione integrata con cui gestire al meglio il lavoro a distanza.

Cos’è Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma multimediale, una struttura telematica che permette di gestire il telelavoro e le equipe di smart working. In particolare si tratta di una serie di tecnologie per le aziende e i liberi professionisti, con le quali è possibile semplificare l’organizzazione e il coordinamento del lavoro a distanza.

L’azienda americana propone due versioni, una di base gratuita con alcune restrizioni, l’altra invece a pagamento e completamente personalizzabile, per adeguare l’interfaccia e le funzionalità alle esigenze del proprio business. Nell’opzione standard free sono compresi alcuni servizi fondamentali, come le videochiamate, la chat online, le collaborazioni nella applicazioni del pacchetto Office e un certo spazio d’archiviazione in cloud.

Come funziona Microsoft Teams

Per accedere al servizio di Microsoft Teams è possibile iniziare con un piano gratuito, basta andare sul sito web ufficiale dell’azienda e iscriversi al programma. Per registrarsi è indispensabile avere un account Microsoft, oppure un indirizzo di posta elettronica Outlook. A questo punto è necessario scaricare il pacchetto per l’installazione dell’applicazione, da caricare all’interno del proprio pc.

In alternativa si può usare la versione web, accedendo dal portale Microsoft per usufruire dei servizi inclusi direttamente online. In aggiunta viene proposta anche un’app per i dispositivi mobili, compatibile con smartphone e tablet Android e iOS, il cui download può essere realizzato su Google Play Store e Apple Store. Naturalmente non tutte le funzionalità sono disponibili nell’app, infatti è prevista una versione limitata con tutte le opzioni più importanti.

Dopo l’attivazione di Microsoft Teams è possibile creare dei team di lavoro, invitando le persone all’interno della piattaforma, creando per ognuno dei profili personalizzati. L’unico obbligo è avere un account di posta elettronica Microsoft, altrimenti è possibile attivarne uno gratuitamente, senza nessun costo aggiuntivo.

Microsoft Teams: chat, riunioni e altre funzionalità

Dopo aver costruito un team di lavoro su Microsoft Teams, è possibile utilizzare tutti i servizi compresi nel pacchetto gratuito, oppure nel piano a pagamento acquistato. Ad esempio si possono organizzare riunioni virtuali, alle quali ogni membro dell’equipe può partecipare a distanza in diretta, basta avere una webcam compatibile.

A seconda delle proprie necessità la riunione online può essere anche senza video, quindi attivando soltanto il sistema audio con dei microfoni adeguati. Il programma consente di effettuare diverse impostazioni, per configurare l’interfaccia grafica della schermata e controllare il flusso di dati. Durante la sessione è possibile anche condividere file e documenti, come risorse in Word, Excel e presentazioni in PowerPoint.

Un’altra funzionalità di Microsoft Teams sono le chat dal vivo, per comunicare in qualsiasi momento con ogni partecipante al team di lavoro da remoto. Le chat possono essere individuali o di gruppo, è possibile inviare GIF, emoji e adesivi, oppure suddividere lo schermo per visualizzare sul display tutti i membri della conversazione professionale.

Con la piattaforma Teams di Microsoft si possono anche creare delle schede, per abbinare ad ogni attività dei progetti specifici. Ciò consente di organizzare il tutto in maniera più accurata, per una gestione ottimale di ogni chat e riunione effettuata. La configurazione del pannello di controllo è abbastanza semplice e intuitiva, con diversi permessi e autorizzazioni come amministratore o membro.

Quanto costa Microsoft Teams

Come abbiamo visto Microsoft Teams è disponibile nella versione di base gratuita, un’opportunità concreta per coordinare piccole squadre e semplici attività di smart working. Questa versione free include diversi servizi, tra cui quelli principali sono:

• 300 utenti;
• allegati fino a 2GB;
• 10 GB di spazio in cloud;
• chat e messaggi;
• accesso a 250 app integrate Teams;
• riunioni dal vivo.

In alternativa, per necessità più avanzate, Microsoft propone due piani tariffari a pagamento, Essentials con un prezzo a partire da 4,20 euro al mese a persona e Premium con un costo da 10,50 euro al mese per ogni utente. Entrambe le opzioni richiedono una sottoscrizione annuale, inoltre i prezzi indicati sono IVA esclusa.

Le versioni a pagamento di Microsoft Teams includono servizi differenziati, come uno spazio d’archiviazione in cloud fino a 1TB o illimitato, app specifiche per aumentare la produttività e sistemi di sicurezza avanzati. Allo stesso tempo è possibile ottenere un supporto dedicato, con strumenti più sofisticati per la gestione della piattaforma con accesso da amministratore.