Notifica via PEC con la casella piena: cosa accade se ho la casella piena?

La posta elettronica certificata ha rivoluzionato il modo in cui vengono gestiti i messaggi virtuali e le notifiche con valore legale, rendendo il processo più rapido e tracciabile. Tuttavia, le procedure non sono sempre spedite anzi, in alcuni casi il sistema può generare un avviso di mancata consegna, ad esempio, quando la casella PEC è piena. Cosa accade in questi casi?

L’attenzione ricade su chi abbia la responsabilità della mancata consegna, il destinatario o il mittente? Da una parte il destinatario deve preoccuparsi di avere nella casella spazio a disposizione per ricevere comunicazioni importanti, con lo stesso valore di una raccomandata AR, dall’altra il mittente non può ignorare l’avviso di mancata consegna. La questione è stata oggetto di interpretazioni contrastanti negli anni, ma finalmente si è arrivati a una decisione univoca, chiarita dalle Sezioni Unite della Cassazione con la sentenza n. 28452 del 5 novembre 2024. Vediamo cosa cambia e quali sono i doveri di chi deve effettuare una notifica via PEC.

Notifica via PEC ma casella piena: cosa dice la normativa

Se la PEC del destinatario è piena e non può accettare nuovi messaggi, il sistema invia al mittente una notifica di mancata consegna e non la famosa ricevuta di avvenuta consegna. Questo documento è fondamentale e permette di sapere se la PEC è giunta a destinazione.

La sentenza n. 28452 delle Sezioni Unite della Cassazione, emanata il 5 novembre 2024 chiarisce che in assenza di una ricevuta di avvenuta consegna non si può considerare comunque perfezionato l’invio, anche se la mancata consegna è dovuta alla saturazione della casella, un problema che rientra sotto la responsabilità del destinatario. Nonostante ciò, è il mittente che dovrà riattivare il procedimento seguendo modalità alternative e valide per recapitare la notifica al destinatario.

Ad esempio, se il destinatario è un’impresa o un professionista iscritto nell’INI-PEC, la notifica può essere completata tramite inserimento nell’area web riservata. Se, invece, è una persona fisica o un ente privato con domicilio digitale, si procede con le modalità ordinarie, magari optando per una tradizionale raccomandata AR cartacea. Le nuove disposizioni entrano in vigore dal 31 dicembre 2024.

Casella PEC piena: conseguenze legali e rischi

Se la casella PEC del destinatario ha esaurito lo spazio a disposizione e non può più accogliere nuovi messaggi, il mittente deve subito trovare un modo alternativo per gestire con successo il processo: senza ricevuta di avvenuta consegna l’atto non è considerato notificato e ciò può portare a rischi e conseguenze legali e amministrative importanti.

Quindi, è il mittente che deve subito riattivarsi. Le conseguenze di questo obbligo sono tante, per esempio aumentano i costi e i tempi si dilungano. Ma ci sono conseguenze anche per il destinatario: la mancata gestione della casella può portare a perdere comunicazioni cruciali, come atti giudiziari o sanzioni, con il rischio di subire provvedimenti negativi senza esserne a conoscenza.

La giurisprudenza italiana ha chiarito che la saturazione della casella PEC rappresenta una colpa del destinatario. Tuttavia, per tutelare il diritto alla difesa e garantire la certezza delle comunicazioni, il mittente deve comunque adottare tutte le misure necessarie per perfezionare la notifica.

Strategie per evitare problemi con la casella PEC piena

Per evitare di trovarsi in situazioni problematiche è essenziale adottare alcune buone pratiche. Innanzitutto, occorre monitorare regolarmente la casella e liberare spazio, magari eliminando messaggi passati o non più importanti. Un’altra soluzione è quella di archiviare i messaggi, spostandoli dalla casella a uno spazio virtuale o fisico. Questo consiglio è soprattutto per avvocati per rischiano di non leggere la PEC.

Una soluzione raccomandata e molto utile è quella di acquistare spazio aggiuntivo per la casella PEC o acquistare una casella di posta elettronica certificata con spazio illimitato, un investimento utile per chi riceve molte comunicazioni. Infine, può essere utile impostare delle notifiche automatiche sui propri dispositivi per essere subito informati ogni volta che si riceve una PEC. Seguendo queste linee guida, è possibile evitare che una notifica via PEC casella piena comprometta il buon esito di un procedimento legale o amministrativo.

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