Relata di notifica a mezzo PEC: cos’è e come produrla

In seguito alla Riforma Cartabia, entrata in vigore nel 2022, la posta elettronica certificata diventa uno dei mezzi principali attraverso cui inviare atti giudiziari, perché veloce e semplice da usare. In seguito alla ricezione di questo documento, il destinatario deve inviare una sorta di ricevuta chiamata relata di notifica.

La relata di notifica a mezzo PEC rappresenta uno strumento fondamentale per garantire la correttezza e l’efficacia delle comunicazioni tra le parti coinvolte in un procedimento legale. In passato, le notifiche venivano effettuate principalmente tramite posta ordinaria o tramite servizi di notifica a mezzo di ufficiale giudiziario. Tuttavia, con l’avvento della tecnologia e la sempre crescente digitalizzazione dei processi giudiziari, la PEC si è affermata come uno dei mezzi privilegiati per la trasmissione di atti giudiziari, grazie alla sua natura certificata e alla sua capacità di garantire la tempestività e l’integrità delle comunicazioni.

Relata di notifica a mezzo PEC: normativa e caratteristiche

La relata di notifica a mezzo PEC è un documento che certifica l’avvenuta notifica di un atto giudiziario inviato tramite posta elettronica certificata. Secondo l’articolo 137 del Codice di Procedura Civile la notifica tramite PEC deve essere fatta quando il destinatario ha l’obbligo di avere un indirizzo di posta elettronica certificata, registrato all’interno di un Registro Pubblico o ha un domicilio digitale secondo quando stabilisce il D.Lgs. n.82/2005.

L’avvocato si occupa della gestione della notifica a mezzo PEC e nello specifico dovrà sottoscrivere i documenti con firma digitale, usare un indirizzo PEC iscritto ad un registro pubblico, come INAD, INI-PEC, IPA, ReGIndE, REgistro Generale degli Indirizzi Elettronici, gestito dal Ministero della Giustizia. Anche l’indirizzo del destinatario deve essere reperibile in uno di questi indirizzi.

Come predisporre la notifica da inviare con PEC

Quando si invia la notifica tramite PEC bisogna seguire specifiche regole, pena l’invalidità della comunicazione. Innanzitutto, nell’oggetto dell’email bisogna indicare la seguente dicitura: “Notificazione ai sensi della legge n.53 del 1994“mentre si può anche evitare di riempire il corpo dell’email, tuttavia è comunque consigliato scrivere alcune indicazioni che permettano al destinatario di capire il contenuto del messaggio. Tutti i destinatari vanno inseriti in A: e non in CC, ovvero copia-conoscenza.

Infine, è cruciale allegare i documenti ovvero l’atto da notificare, la relata di notifica e la procura dell’avvocato che invia l’email data dal cliente. Tutti i documenti allegati devono avere la firma digitale dell’avvocato. Così la gestione della relata di notifica a mezzo PEC con la Riforma Cartabia diventa più semplice e veloce.

I documenti devono essere in formato PDF e conservati per eventuali controlli successivi.

La relata di notificazione a mezzo PEC deve contenere:

• Nome, cognome e codice fiscale dell’avvocato che invia il documento
• Nome, cognome, ragione sociale e codice fiscale di chi ha conferito la procura
• Nome, cognome o ragione sociale del destinatario
• Indirizzo PEC utilizzato per notificare l’atto e l’elenco in cui si può rintracciare l’indirizzo
• Attestato di conformità
• Ufficio giudiziario, sezione, numero e anno di ruolo

Le notifiche si considerano perfezionate secondo l’art.3-bis, c.3, L. n.53/1994 nel momento in cui viene registrata la ricevuta di accettazione per quanto riguarda il mittente oppure nel momento in cui si genera la relata di notifica per il destinatario. Se non si può eseguire la notifica mezzo PEC per qualsiasi motivo, l’avvocato deve consultare l’UNEP (Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti) per gestire la relata di notifica in altra modalità.

Come scegliere il miglior servizio PEC

La gestione della PEC da parte di avvocati e professionisti è diventata ormai all’ordine del giorno. Per sfruttare davvero i vantaggi di tale soluzione occorre scegliere un servizio di posta elettronica certificata personalizzato, che risponda ai bisogni del singolo utente. Tale servizio deve essere sicuro e a norma di Legge, perché tramite il canale vengono trasmesse numerose informazioni riservate e dati sensibili. Un altro requisito importante è la facilità d’uso e l’intuitività. Grazie alla PEC avvocati e professionisti di ogni tipo risparmiano tempo e denaro: per la gestione degli atti giudiziari non sono costretti a recarsi presso gli uffici dei tribunali e fare file.

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