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La posta elettronica certificata è uno strumento obbligatorio per gli avvocati, che sono tenuti a comunicare il proprio indirizzo email PEC all’Ordine di appartenenza dopo il conseguimento dell’abilitazione all’esercizio forense. Ma la PEC, oltre ad essere un obbligo, rappresenta anche un importante vantaggio per questi professionisti.

La soluzione permette di snellire le procedure burocratiche e comunicare in modo immediato con i propri colleghi, collaboratori e anche con i clienti. Per esempio, non è più necessario incontrare fisicamente un cliente per consegnargli un documento da firmare, ma per alcuni tipi di attività, basta inviargli un’email di posta certificata, che ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Ciò permette agli avvocati di impiegare molto meno tempo nella gestione della burocrazia, operazione importante ma anche piuttosto noiosa, che spesso ostacola la gestione fluida e veloce delle diverse mansioni. Capiamo quali sono i vantaggi reali della PEC per avvocati, cosa dice la normativa ma anche cosa rischia un avvocato che non possiede un indirizzo di posta certificata.

Obbligo PEC per avvocati, cosa dice la normativa

Gli avvocati devono munirsi di un indirizzo PEC secondo quando predisposto dall’articolo 16 del D.L. n. 185/2008, convertito successivamente nella Legge n. 2/2009. I professionisti possono scegliere se richiedere l’indirizzo al proprio Ordine di appartenenza oppure agire in modo autonomo presso un Ente Gestore abilitato. In quest’ultimo caso dovranno però ricordarsi di comunicare la PEC all’Ordine.

Sono tanti gli avvocati che per essere in regola decidono di chiedere l’attivazione della PEC al proprio Ordine, che assicura diversi vantaggi, come tempi celeri di creazione, costi contenuti e la comunicazione automatica al Consiglio dell’Ordine.

Un avvocato può anche avere diversi indirizzi PEC ma solo uno può essere segnalato all’Ordine e usato come domicilio digitale per le comunicazioni con valore legale, come gli atti.

Un passo avanti nel processo di digitalizzazione della professione forense viene fatto col D.M. 21 febbraio 2011, n. 44 che inserisce nella normativa alcune novità che semplificano il processo telematico. Per esempio, il Decreto permette agli avvocati di depositare un atto inviandolo via PEC all’ufficio giudiziario.

Per poter fare questo, la PEC usata dall’avvocato deve essere presente nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC), un archivio fondamentale che unisce tutti i domicili fiscali di aziende e professionisti. L’Indice da luglio 2023 è disponibile anche per i privati e prende il nome di INAD. Inoltre, l’avvocato deve possedere una firma digitale e possedere e saper usare l’apposito programma per creare la busta telematica, che permette di crittografare i documenti da inviare in Tribunale.

Lo step successivo che arricchisce la normativa in merito arriva con D.L. n. 137 del 28 ottobre 2020, meglio conosciuto come il Decreto Ristori. Stabilisce che, a causa delle restrizioni dovute alla pandemia, è possibile gestire telematicamente diversi aspetti delle udienze sia civili che penali.

L’ultima novità è stata introdotta dal D.Lgs. n. 149/2022 secondo cui, a partire dal 1° marzo 2023, gli avvocati sono obbligati a notificare tramite posta certificata gli atti giudiziali in materia civile e anche quelli stragiudiziali alla Pubblica Amministrazione, aziende e professionisti.

Avvocato senza PEC, che cosa rischia

Alla luce della normativa è chiaro che la PEC sia ormai uno strumento cruciale per un avvocato. Nonostante ciò, ancora tanti professionisti non possiedono un indirizzo di posta certificata e quindi un domicilio digitale. Ma cosa si rischia in questi casi? In seguito al Decreto Semplificazioni, l’Ordine diffida l’avvocato a mettersi in regola entro 30 giorni dalla comunicazione. Se il professionista ignora la richiesta, si procede con la sospensione dall’Albo o Elenco fino a quando il domicilio digitale viene finalmente comunicato.

Ricordiamo che l’indirizzo PEC deve essere personale: uno studio di avvocati che comunica un solo domicilio digitale viene comunque diffidato.

Se, invece, è l’Ordine o il Collegio a non rispettare l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale all’avvocato che ne ha fatto richiesta si può procedere al suo commissariamento o addirittura allo scioglimento da parte del Ministero.

I vantaggi della PEC per gli avvocati

Gli avvocati che possiedono e utilizzano la posta certificata in modo professionale possono notare subito gli enormi vantaggi assicurati da questo strumento. Innanzitutto, semplifica e velocizza in modo importante qualsiasi tipo di comunicazione, sia verso la PA o aziende, sia verso privati. Infatti, può essere usata per trasmettere tanti tipi di documento con valore legale, dalle fatture, ai contratti, fino agli atti. Può anche essere utilizzata per partecipare ai concorsi pubblici.

Si risparmia tanto tempo (e di conseguenza tanto denaro), perché non si fanno più file presso gli uffici pubblici e le Cancellerie dei Tribunali e, allo stesso tempo, non si è obbligati a richiamare i clienti presso l’ufficio per una semplice firma e spendere almeno mezz’ora (se non di più) tra una chiacchierata e l’altra.

Per poter usufruire davvero di questi vantaggi è fondamentale scegliere il servizio di posta certificata davvero adatto alle proprie esigenze.

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