Come funziona la PEC obbligatoria per professionisti iscritti all’Albo

La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno dei principali simboli della digitalizzazione in Italia: lo strumento consente ad aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione di comunicare in modo più veloce e sicuro, accelerando la trasformazione digitale e riducendo i tempi burocratici.

Le prime indicazioni e raccomandazioni in tal senso risalgono alla Legge 2/2009 che sancisce la PEC obbligatoria per tutti gli iscritti ad un Albo professionale, dagli infermieri agli avvocati fino ai farmacisti e medici. Tale obbligo è stato rafforzato in seguito con il D.L. 6 del 16 luglio 2020 che introduce anche delle sanzioni importanti per chi non rispetta l’obbligo di possedere la PEC. La PEC deve essere usata obbligatoriamente per specifiche comunicazioni, come quelle istituzionali. Allo stesso tempo, è necessaria quando il destinatario è un’azienda, un libero professionista e ancora un professionista iscritto all’Albo. Per alcuni soggetti rimane comunque non obbligatoria. Nonostante ciò, è uno strumento davvero utile per tutti e il suo utilizzo dovrebbe prescindere l’obbligo per Legge. Senza contare i vantaggi per ciò che riguarda il risparmio di tempo, la sicurezza e l’aggiornamento con le nuove tecnologie.

Cosa dice la normativa della PEC obbligatoria

Le normative di riferimento che sanciscono e rafforzano l’uso della PEC sono la Legge 2/2009, il D.L. n. 185/2008, il D.L. n. 179/2012 e il D.L. 76/2020. Se in un primo momento, l’obbligo era limitato solo a un ristretto gruppo di professionisti, con le norme successive si è esteso a quasi tutti gli ambiti professionali.

Per chi è obbligatoria la PEC e da quando:

• dal 2009 per professionisti iscritti ad Albi Professionali
• dal 2009 per le nuove società di persone che devono dichiarare la PEC al momento dell’iscrizione al Registro Imprese
• dal 2011 per tutte le società di persone già costituite
• dal 2013 per le nuove partite IVA e le ditte individuali al momento dell’iscrizione al Registro Imprese

Anche le Pubbliche Amministrazioni dal 2009 devono avere la PEC che si rivela fin da subito uno strumento strategico per tagliare i costi e i tempi legati alla burocrazia, senza sacrificare una comunicazione efficace e sicura.

Infatti, un’email spedita via PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Per tale motivo può essere usata per qualsiasi messaggio verso la Pubblica Amministrazione, un’altra azienda o un professionista. Può essere usata anche per inviare le pratiche di partecipazione a bandi, concorsi e gare e per tutte le occasioni in cui si rende necessario l’invio di un messaggio certificato.

Non solo, i servizi di posta elettronica certificata sono molto sicuri perché integrano avanzati software antivirus, sistemi di sicurezza e anti-spam. Il mittente può essere certo che il messaggio arriva a destinazione senza rischi e senza subire modifiche.

La sicurezza è rafforzata anche dalla ricezione di una ricevuta di ritorno che attesta che il destinatario ha ricevuto e aperto il messaggio.

Il tutto avviene senza che l’interessato debba stampare moduli, compilarli, inviarli tramite la posta tradizionale e attendere giorni o addirittura settimane prima che la comunicazione vada a buon fine.

Insomma, si tratta di uno strumento innovativo e molto utile, consigliato anche a chi non ha l’obbligo di possederlo.

PEC obbligatoria, le sanzioni per chi non ce l’ha

Chi non rispetta l’obbligo di avere una PEC corre il rischio di ricevere aspre sanzioni, come previsto nel D.L. n. 76/2020, ovvero il Decreto Semplificazioni che contiene “misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”. La normativa nasce proprio per tagliare nettamente i tempi di elaborazione delle pratiche della PA e, in generale della burocrazia italiana ed è stata emessa durante il Covid-19, un periodo di grande accelerazione digitale, che non permetteva di gestire in presenza pratiche tra aziende e Pubblica Amministrazione.

Le sanzioni sono rivolte in particolare a tutti coloro che non hanno comunicato il proprio domicilio fiscale al Registro delle Imprese o nel caso sia stato eliminato d’ufficio o risulti inattivo. In tutti questi casi è necessario regolarizzare nel minor tempo possibile la propria posizione. In caso contrario, sono previste sanzioni da 206 a 2.064 euro per le società e da 30 a 1.548 euro per le ditte individuali.

Le sanzioni riguardano anche i professionisti iscritti all’Albo e in questo caso l’Ordine di iscrizione invia una diffida ad adempiere all’obbligo di comunicazione entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. Trascorsi 30 giorni si rischia una sospensione dall’Albo e non si può, quindi, lavorare finché non si comunica la PEC all’Ordine.

PEC, per chi non è obbligatoria

Attualmente le Partite IVA in regime forfettario non sono obbligate ad avere la PEC, così come i privati cittadini. Nonostante ciò, la posta certificata si rivela sempre di più cruciale per qualsiasi tipo di comunicazione. Permette, infatti, di semplificare le attività quotidiane: una semplice comunicazione al proprio Comune di residenza si può inviare comodamente seduti al pc senza dover gestire documenti cartacei e soprattutto senza dover fare file e perdere tempo.

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