Come utilizzare la PEC per partecipare alle gare d’appalto

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La PEC è uno strumento cruciale per diversi tipi di attività. Avendo lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, può essere utilizzato anche in contesti ufficiali e pubblici, come la partecipazione alle gare d’appalto, che deve essere gestita in modo sicuro e accurato, rispettando tutte le indicazioni.

Sempre più spesso, è richiesto l’utilizzo della posta certificata per partecipare a gare pubbliche. Questo strumento, infatti, garantisce la sicurezza e la certezza della trasmissione di documenti ufficiali, riducendo il rischio di errori, ritardi o frodi. L’invio dei documenti entro i termini del bando è un aspetto cruciale e con la PEC si effettua la trasmissione in pochi secondi, evitando file e perdite di tempo. Insomma, i vantaggi di questo sistema sono evidenti ed è per questo che la PEC diventa uno strumento addirittura obbligatorio per partecipare alle gare d’appalto: vediamo nel dettaglio come preparare i documenti e quale servizio PEC scegliere.

PEC obbligatoria nelle gare d’appalto, cosa dice la normativa

L’articolo 16 del Decreto Legge 185/2008, l’articolo 5 del DL n. 179/2012 e il 37 del D.L. 76/2020 stabiliscono che Pubbliche Amministrazioni, nuove società, imprese, ditte individuali e liberi professionisti hanno l’obbligo di avere una PEC dal 2009. La Posta Elettronica Certificata diventa obbligatoria, in particolare, quando si vuol partecipare a bandi, concorsi e gare d’appalto. Ma è necessaria anche per tutte le informazioni formali con le Pubbliche Amministrazioni e quando si vogliono trasmettere documenti ufficiali e riservati.

Questo strumento, infatti, ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno ma è molto più sicuro e veloce, perché viene spedito in pochi secondi per via telematica. Ciò permette di risparmiare tempo, evitando lunghe file e attese.

Dal 2023 con l’Introduzione dell’Inad, ovvero l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali è fortemente consigliato anche per tutti i cittadini italiani possedere una PEC che rappresenta il modo migliore, più sicuro e veloce di ricevere qualsiasi comunicazione ufficiale a livello pubblico e privato.

Secondo il Codice Appalti (art. 40, comma 2, d.lgs. 50/2016) dal 18 ottobre 2018 tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni legati all’affidamento di un appalto pubblico devono essere gestiti in formato elettronico. Quindi, la PEC può essere usata durante la procedura di gara per presentare le domande e tutti i documenti richiesti. Le modalità di presentazione e offerta sono chiarite all’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale e nell’art. 52 del Codice Appalti.

La Stazione Appaltante ha l’obbligo di mantenere l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte ricevute e analizzare le offerte solo dopo la data di scadenza stabilita dal bando. Spesso, al posto della posta certificata, vengono sviluppate apposite piattaforme dove caricare dati e documenti richiesti. Ma la PEC rimane comunque una valida alternativa per richiesta informazioni e per porre domande di ogni tipo.

Come preparare i documenti da comunicare via PEC per partecipare a una gara

L’iter di una gara d’appalto è avviato dalla pubblicazione del bando, all’interno del quale sono esplicitate le regole, le scadenze, ma anche tutti requisiti e i documenti richiesti per partecipare alla gara.

Preparare la documentazione completa e adeguata è uno step cruciale, in particolare se viene indetta dalla Pubblica Amministrazione, che effettua diverse verifiche che tutti i richiedenti abbiano le carte in regola.

I documenti da comunicare via PEC cambiano in base al tipo di gara d’appalto. Normalmente, per una gara svolta dalla PA e rivolti a un’impresa verranno richieste le ricevute di pagamento di eventuali imposte, visure camerali che certificano effettiva iscrizione al Registro delle Imprese, certificati antimafia, documenti di identità dei responsabili che inviano la domanda di partecipazione. In alcuni casi è richiesto anche il DURC, cioè il documento rilasciato dall’INPS che certifica che tutti contributi sono stati regolarmente pagati. A questo si aggiungono certificati e auto-certificazioni di vario tipo. Senza contare che per ogni gara è prevista una specifica modulistica da completare.

Tutti questi documenti devono essere trasmessi via PEC, secondo le regole del bando. Normalmente è richiesta una copia in formato PDF di ogni documento da allegare alla PEC. Prima di inviare è cruciale controllare bene che la documentazione sia completa e opportunamente compilata.

Come scegliere il servizio PEC per partecipare alle gare d’appalto

Scegliere il migliore servizio PEC per partecipare alla gara d’appalto è lo step finale che permette di gestire l’attività con successo. Il servizio deve avere specifici requisiti. Innanzitutto, deve essere conforme alla normativa, quindi la posta certificata deve essere riconosciuta anche dalle autorità in modo da evitare possibili problemi e ostacoli durante la gara. Inoltre, il servizio deve essere affidabile e stabile, garantendo un’accessibilità da diversi dispositivi. Un’altra caratteristica importante è la facilità d’uso, cruciale per risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori durante le fasi cruciali delle gare d’appalto. Anche un ampio spazio di archiviazione può essere utile per caricare e condividere con altri indirizzi i documenti necessari per la partecipazione alla gara. Infine, il servizio deve garantire un’assistenza clienti tempestiva, che può rivelarsi utile nel caso di problemi.

Libero Mail PEC offre tutti questi vantaggi e può essere utilizzato in modo facile e sicuro per partecipare alle gare d’appalto. Grazie all’esistenza di diversi piani di abbonamento, ognuno può scegliere e acquistare il migliore servizio per le proprie esigenze.

In collaborazione con Libero Mail PEC