Usa l'Intelligenza Artificiale per scrivere mail fantastiche
Si parla moltissimo di intelligenza artificiale, a volte è difficile cogliere quale sia la vera utilità nella vita di tutti i giorni, per questo oggi presentiamo alcuni pratici esempi su come l'AI possa aiutarci nella composizione di e-mail e in altre attività d'ufficio.
Stiamo vivendo l’era dell’intelligenza artificiale, uno strumento che sta rivoluzionando tanti aspetti della nostra vita, tra cui il modo in cui interagiamo con gli altri e il mondo che ci circonda.
Parlando di comunicazione, l’AI può essere utilizzata in molti ambiti tra cui, ad esempio nella generazione e correzione automatica di testi, nei chatbot, nel riconoscimento e controllo vocale, nonché nell’analisi dei dati e nelle ricerche di mercato.
- 1. Creazione di una email da zero
- 2. Creazione di una scaletta di temi da trattare
- 3. Revisione e miglioramento di un testo già creato
- 4. Traduzione per comunicare in altre lingue
Ma rimanendo in un contesto di quotidianità, gli strumenti di AI generativa, grazie alla loro capacità di analizzare dati e creare contenuti, possono essere dei preziosi alleati per ottimizzare il nostro processo di scrittura e migliorare la qualità delle nostre email. Infatti, scrivere una mail non è sempre semplice, sia per gli interlocutori che potremmo trovare dall’altro capo del computer, sia per il “panico da pagina bianca”, perché non sappiamo bene cosa scrivere e come farlo. In questo articolo vediamo come sfruttarli in tre casi diversi.
1. Creazione di una email da zero
In questo caso, con il nostro prompt, cioè il comando che diamo allo strumento, occorre fornire informazioni di base come il destinatario, l’obiettivo e le principali tematiche di cui vogliamo parlare. Utilizzando strumenti come chatGPT o Google Gemini, è possibile generare un prima bozza della email in modo veloce, superando il blocco iniziale.
Ad esempio, per creare una email da zero, si potrebbe scrivere: “Crea una email indirizzata al nostro cliente principale, esprimendo gratitudine per la sua collaborazione e fornendo aggiornamenti sullo stato del progetto in corso.”
Se hai bisogno di scrivere email di routine come risposte a domande frequenti, aggiornamenti periodici o comunicazioni standardizzate, puoi utilizzare l’IA generativa per generare bozze di testo da modificare e personalizzare successivamente. In questo caso, è importante dare istruzioni chiare e specifiche per garantire che il contenuto sia pertinente: più si aggiungeranno dettagli e informazioni, più il contenuto sarà personalizzato.
2. Creazione di una scaletta di temi da trattare
Un altro caso d’uso consiste nel fornire all’AI il tema di massima di cui si vorrebbe parlare nella email, chiedendo allo strumento di creare una struttura di base, indicando quali informazioni devono essere incluse in ogni sezione.
Ad esempio, si potrebbe scrivere: “Siamo Libero Tecnologia e vorremmo creare una email per i nostri lettori con gli articoli più apprezzati della settimana e l’invito ad un evento online sui nuovi trend tecnologici. Crea una scaletta della mail, con le varie sezioni da includere, e indicami i temi da trattare in ognuna.” In questo caso avremo una buona base da cui partire, senza dimenticare informazioni importanti.
3. Revisione e miglioramento di un testo già creato
L’AI può essere sfruttata per rivedere e migliorare una email che hai già scritto. In questo caso, basta copiarla nello spazio del prompt e chiedere di modificarla per migliorare l’impaginazione, cambiare il tono, l’organizzazione delle informazioni, correggere eventuali errori o rendere ancora più chiaro il messaggio. Per esempio, si potrebbe scrivere: “Rileggi questa email che ho scritto al mio professore di psicologia e dimmi come posso migliorare il tono per renderlo più formale e conciso.”
Prima di inviare un’email importante, puoi utilizzare l’IA generativa per rivedere e correggere eventuali errori grammaticali o stilistici. Questo può aiutare a migliorare la chiarezza e la professionalità del tuo messaggio.
4. Traduzione per comunicare in altre lingue
Se ti capita di dover comunicare con persone che parlano lingue diverse, puoi utilizzare l’IA generativa per tradurre le tue email in modo veloce ed efficace. Anche se non sarà perfetta come una traduzione umana e, come gli altri risultati, andrà revisionata, può aiutare a superare barriere linguistiche di base.
Quando si chiede qualcosa all’intelligenza artificiale generativa è consigliabile esprimersi con chiarezza e precisione per ottenere risultati migliori. Non c’è bisogno di conoscenze tecniche, questi strumenti sono creati per usare un linguaggio naturale, quindi, si può parlare con l’AI come si farebbe con un collega. Infine è davvero fondamentale controllare attentamente il risultato per assicurarsi che sia corretto e adatto allo scopo: l’AI genera contenuti molto utili in modo estremamente rapido, ma può sbagliare e addirittura inventare informazioni dal nulla quando si verificano le cosiddette “allucinazioni” (un sistema di intelligenza artificiale produce output che non sono basati sulla realtà o sulla verità oggettiva). Utilizzandola in questo modo potrai risparmiare tempo e migliorare la qualità delle tue email e comunicazioni su mezzi digitali.