Come fare la conservazione sostitutiva di fatture e documenti

Lavorare in proprio è tanto gratificante quanto impegnativo. Le responsabilità di un libero professionista sono diverse e, naturalmente, toccano molti aspetti burocratici. Uno di questi riguarda l’invio di fatture alla Pubblica Amministrazione e la loro conservazione per 10 anni, secondo le indicazioni della legge (come avviene anche per le PMI). Con l’arrivo della fatturazione elettronica obbligatoria, è scattata anche la cosiddetta conservazione sostitutiva delle stesse. Questa permette ai vari enti garanti di svolgere controlli anche a distanza di molto tempo. Se desideri saperne di più, di seguito ti mostriamo come funziona la conservazione per le fatture elettroniche e le sue caratteristiche.

Che differenza c’è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Prima di analizzare nel dettaglio tutte le informazioni per capire cosa sia e come funziona la conservazione sostitutiva (chiamata ufficialmente conservazione digitale a norma), è necessario fare una importante premessa. Bisogna infatti chiarire la differenza tra la conservazione e l’archiviazione di fatture elettroniche. Con “archiviare” si intende l’azione di salvare un documento sul proprio computer o su un server nel formato che si preferisce. “Conservare” significa invece mantenere a norma il documento nel caso di una possibile ispezione. Per farla più semplice, la conservazione è l’azione che rispetta norme specifiche e consente di mantenere il valore del documento inalterato con il passare del tempo, preservandone l’integrità, la leggibilità e la sua unicità. Fortunatamente, seppur con differenze peculiari, i vari software attualmente a disposizione su PC e le piattaforme web per la fatturazione elettronica eseguono già in autonomia la corretta conservazione dei documenti.

Come funziona la conservazione sostitutiva

Quando creiamo un documento informatico, questo in qualche modo “vive” all’interno di un ambiente digitale. Con il termine conservazione sostitutiva si intende per l’appunto una procedura all’interno dello stesso sistema informatico, particolarmente utile perché conferisce alla documentazione in versione “virtuale” un valore legale nel tempo. Di fatto, in questo modo la validità del documento informatico è identica a quella del corrispettivo documento nel tradizionale formato cartaceo. Come avrete capito, questo particolare tipo di conservazione è indicata per documenti come le fatture elettroniche, per cui c’è l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, con un approccio intuitivo e agevole nell’utilizzo per qualsiasi libero professionista, mantiene intatto il valore giuridico di unicità e integrità del documento, permettendone allo stesso tempo l’indicizzazione e la ricerca immediata in caso di bisogno.

Il processo di conservazione elettronica delle fatture deve garantire sia la cosiddetta bit preservation. Si tratta della capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati. Inoltre, è necessario garantire logical preservation, ovvero la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. Andando ancora più nel dettaglio, la conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) equipara sotto certe condizioni i documenti cartacei a quelli elettronici. Ciò permette di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e conservazione. Altri vantaggi riguardano l’efficienza, l’accessibilità e la sicurezza. Come accennato, i documenti possono essere ricercati più facilmente e tenuti al sicuro su server protetti. Inoltre, sono accessibili da qualsiasi dispositivo. Ciò è molto utile soprattutto per quel tipo di documentazione che, per legge, deve essere conservata per diversi anni.

Conservazione sostitutiva: gli elementi fondamentali

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche prevede che siano presenti alcuni elementi fondamentali. Il primo è intuibile, ed è proprio la creazione di una fattura in formato digitale che possa andare a replicare il flusso di dati strutturati (di solito in formato XML), con informazioni identiche al corrispettivo cartaceo. Alla fattura elettronica deve poi essere apposta una firma digitale qualificata. Inoltre, bisognerà strutturare l’archivio con precisi dati che vengono indicizzati per la ricerca, come ad esempio il numero di fattura, la data o il numero di Partita IVA del cliente. Bisogna poi tenere in considerazione è anche la marca temporale, vale a dire un certificato elettronico che attesta la data e l’ora in cui viene applicata la marcatura al documento, e che assieme ne determina anche unicità e autenticità. Secondo la legislazione italiana, le fatture vanno poi raggruppate in lotti di conservazione in base alla data, così da garantire la continuità cronologica e raggruppare tutte le fatture create in un anno temporale.

Con la conservazione imposta di 10 anni, ogni lotto è appositamente marcato e firmato tramite firma digitale utilizzando un sistema certificato che garantisce il momento esatto in cui avviene la marcatura. L’obiettivo è quello di fissare i lotti nel contenuto, nella forma e nel tempo con firma e marca temporale. Una volta che la fattura elettronica viene emessa e firmata digitalmente, viene registrata e indicizzata seguendo i criteri appena descritti. Solitamente il software predisposto, come avviene nel caso di Aruba, applica una marca temporale che certifica l’autore del documento, la sua integrità giuridica e le informazioni in esso contenute. Infine, il sistema archivierà il documento all’interno del lotto di conservazione corretto.