La firma digitale dei documenti è sempre più utilizzata ed è accettata in un numero crescente di ambiti, per la sua sicurezza e per la sua facilità di utilizzo.
In Italia ormai la maggior parte di documenti può essere firmata digitalmente, come ad esempio accordi commerciali, contratti d’impiego, quotazioni certificate, contratti di affitto e contratti relativi a professioni e attività di settore.
È quindi importante sapere come firmare in modo corretto un documento digitale e con quali strumenti.
Un tempo per digitalizzare un contratto si stampava e si firmava il contratto originale cartaceo e poi semplicemente si scansionava, salvandolo in un formato non modificabile come il .pdf.
La disponibilità di software di fotoritocco sempre più avanzati ha però reso possibile e neanche troppo complesso modificare documenti scansionati con l’obiettivo di falsificarne il contenuto.
Chiaramente in un simile contesto un documento scansionato non poteva avere valore legale ed essere paragonato a un originale cartaceo firmato manualmente.
Così il 13 dicembre 1999 il Parlamento Europeo ha emanato la Direttiva 1999/93/CE per disciplinare come un documento digitale possa essere creato, validato, conservato nel tempo, trasferito e duplicato.
La Direttiva del Parlamento Europeo è stata recepita dal nostro ordinamento con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2014.
Requisiti per la firma di un documento digitale in formato .pdf
La firma pdf prevede come primo requisito l’acquisto di un certificato digitale personale che deve essere tassativamente rilasciato da fornitori certificati a cui è data la facoltà di erogare il servizio di firma elettronica.
In Europa la verifica dei requisiti per ottenere la certificazione è in carico a un’apposita Commissione Europea, nominata dall’Unione Europea.
In aggiunta per assicurare l’armonizzazione delle norme e definire le modalità e l’ambito di validità relative all’utilizzo della firma elettronica all’interno dell’Unione Europea è stato redatto il regolamento eIDAS (acronimo di electronic IDentification, Authentication and trust Services) che tutti ii fornitori di servizi di firma elettronica sono tenuti a sottoscrivere.
In Italia l’ente incaricato di vigilare sull’applicazione e sul rispetto delle norme eIDAS e di selezionare i fornitori più affidabili è l’AGID (Agenzia per L’Italia Digitale).
Come avviene il processo di firma di un documento digitale
Il processo di firma di un documento digitale è molto semplice e intuitivo: le parti firmatarie ricevono via email un link al documento da leggere e firmare digitalmente, le parti firmatarie si autenticano attraverso un codice di sicurezza inviato sul numero di telefono registrato o attraverso un processo di verifica e autenticazione della propria ID che si completa online.
Il documento viene quindi sigillato dopo che la firma elettronica è stata completata e validata.
Al termine del processo le parti riceveranno un documento in formato .pdf non modificabile che potrà essere archiviato con valore legale.
Vantaggi della firma digitale
I vantaggi della firma digitale su un contratto sono piuttosto evidenti e intuitivi: non è più necessario trovarsi fisicamente nello stesso luogo per firmare l’accordo, la copia digitale del contratto è facilmente archiviabile, non è deteriorabile ed è consultabile in ogni momento da remoto.
Inoltre l’assenza di un documento cartaceo da archiviare permette di risparmiare una quantità di spazio che può essere dedicato ad altri utilizzi con importanti risparmi.
A oggi si calcola che oltre 2.500 miliardi di file in formato .pdf sono già stati scambiati in tutto il mondo per firmare documenti e accordi di ogni tipo.
Quando non è utilizzabile un contratto con firma elettronica
Il legislatore ha stabilito che alcune tipologie di contratti non possono essere firmati con un certificato digitale ma necessitano ancora di firma autografa su un documento cartaceo: si tratta di tutti i documenti che prevedono la presenza di un notaio come ad esempio il contratto di acquisto di un immobile, gli accordi di prestito al consumo o i contratti che definiscono la cessione di un asset societario.
