I consigli per una videochiamata di lavoro perfetta
Hai in programma una videochiamata di lavoro? Scopri funzionalità da attivare e comportamenti da seguire per rendere davvero efficace la riunione
Fare una videochiamata di lavoro “perfetta”, a prescindere dal momento della giornata e dal luogo da cui effettuiamo la call, è possibile. Bisogna, però, prepararsi bene ed evitare di commettere errori. Per questo motivo, è consigliabile seguire alcuni consiglio utili per una videochiamata di lavoro. Ecco alcuni accorgimenti da adottare.
- Prima di una videochiamata testa connessione e hardware
- Personalizza lo sfondo durante la videochiamata
- Scegliere gli argomenti da trattare e fare un O.d.G.
- Usare macchina per i rumori bianchi o silenziare il microfono
- Come fare una domanda durante una videochiamata di lavoro
Prima di una videochiamata testa connessione e hardware
Uno dei primi ostacoli per una videochiamata perfetta è rappresentata dalle interruzioni e difficoltà comunicative provocate da una connessione lenta o strumenti inadeguati.
Ecco perché, prima di partecipare, è fondamentale assicurarsi che tutti i dispositivi e accessori come cuffie o microfono funzionino; e che la velocità di Internet permetta di fare una videochiamata senza problemi. Esistono diversi speed test online da utilizzare prima di premere sul tasto “Chiama” per verificare la qualità della connessione.
Per quanto riguarda gli hardware, il consiglio è testare tutto prima del contatto. Le applicazioni solitamente permettono di testare tutti i dispositivi.
Personalizza lo sfondo durante la videochiamata
Molte applicazioni consentono di applicare uno sfondo per la videochiamata oppure di impostare l’effetto sfocato, in modo da nascondere tutto quello che accade alle nostre spalle. Il consiglio è di ricorrere a una funzione di questo tipo, in modo da evitare di distrarre il nostro interlocutore e, soprattutto quando si videochiamata da casa, proteggere la nostra privacy.
Scegliere gli argomenti da trattare e fare un O.d.G.
Un Ordine del Giorno è un programma dettagliato degli argomenti da affrontare durante un incontro, una lezione o anche una videochiamata. Esistono infatti comunicazioni che è meglio inviare via e-mail, chat ed altre di cui è meglio discutere a voce. Chiarire questo e soprattutto comunicare all’interlocutore i contenuti che si toccheranno, permetterà di condurre al meglio la riunione online.
Usare macchina per i rumori bianchi o silenziare il microfono
Un altro problema molto diffuso delle videochiamate sono i rumori di sottofondo che possono disturbare gli altri partecipanti. Per ridurli al minimo si potrebbe acquistare una macchina per i rumori bianchi. Insonorizza l’ambiente e permette di lavorare con tranquillità.
La seconda opzione è quella di silenziare il proprio microfono durante le videochiamate. Nella maggior parte delle applicazioni la funzione è presente nella schermata della chiamata e si attiva con un semplice clic. Occorre ricordare di riattivarlo quando si vuol parlare.
Come fare una domanda durante una videochiamata di lavoro
Se durante una riunione da remoto hai una domanda da fare, dovrai trovare un modo di intervenire senza disturbare o interrompere l’interlocutore. Per evitare disagi è consigliabile lasciare lo spazio per le domande alla fine della videochiamata. Per evitare che nessuno venga trascurato, tutti i partecipanti possono scrivere in chat le proprie domande che verranno poi affrontare durante una pausa o al termine della riunione.