Guida alla scelta della mail aziendale per studi di architettura

Gli studi di architettura sono quotidianamente impegnati nello studio e nella progettazione di edifici di ogni tipo. Tra le tante attività svolte non devono, però, dimenticare la gestione della comunicazione sia interna, sia verso clienti e collaboratori. A tal proposito, è cruciale dotarsi di un servizio email professionale, facile da utilizzare e sicuro.

Avere un indirizzo di posta elettronica aziendale permette di dialogare in modo sicuro e trasparente con i propri interlocutori, perché tutti i membri dello studio sono a conoscenza dello scambio di email. Questo strumento permette anche di condividere documenti in modo veloce. Spesso, gli architetti devono condividere documentazione pesante, come report, progetti tecnici, ma anche rendering 3D. Quindi un servizio email che consente, non solo di inviare, ma anche di archiviare questi file in modo sicuro è molto prezioso. Tra i diversi servizi disponibili sul mercato, spicca Libero Mail Business, che offre diverse opportunità ai professionisti. Vediamo quali sono i vantaggi di un’email aziendale e come scegliere il servizio migliore per le proprie esigenze.

Mail aziendale per architetti e studi, perché dovresti averla

Una mail aziendale per architetti e studi di architettura offre numerosi vantaggi sia dal punto di vista organizzativo, sia da quello reputazionale.

Innanzitutto, scegliendo un servizio di posta aziendale è possibile personalizzare l’indirizzo email scegliendo anche il dominio e quindi creare caselle come info@nomeazienda.it. Ciò permette di trasmettere credibilità e professionalità. Al contrario, un indirizzo con dominio standard e tradizionale è meno incisivo. Inoltre, avere un indirizzo email aziendale personalizzato permette di farsi ricordare più a lungo dai propri contatti.

La mail aziendale ha anche altri pregi: consente una gestione centralizzata degli account per tutti i membri del team. Quindi, è possibile impostare facilmente le diverse autorizzazioni, semplificando la gestione delle caselle di posta elettronica dei dipendenti e collaboratori di uno studio. Tutte le informazioni inerenti il proprio lavoro vengono quindi confluite nello spazio e il servizio di posta è utilizzato solo per fini lavorativi e non privati.

Senza contare la possibilità di archiviare i documenti in modo sicuro e ritrovarli in pochi click al bisogno, avendo anche un notevole risparmio di spazio. Infatti, le mail sono conservate all’interno dell’archivio digitale. E non sarà necessario avere armadi e altri spazi fisici per conservare il materiale. Infine, è possibile integrare il servizio mail con altri strumenti, come il software di fatturazione elettronica per architetti.

Quali caratteristiche deve avere la mail professionale

L’email aziendale per architetti e studi deve avere requisiti specifici. Nello specifico, deve trasmettere credibilità e professionalità agli occhi del destinatario, che sarà portato ad aprire il messaggio e leggerlo.

Per tale motivo bisogna scegliere un servizio che permetta di personalizzare ogni elemento dell’indirizzo email, incluso il dominio, in modo da emergere rispetto agli indirizzi con dominio standard.

Un altro aspetto importante è la possibilità di avere più di una casella di posta per lo stesso piano di abbonamento dove ogni indirizzo email è personalizzabile.

Per esempio, se si lavora all’interno di uno studio è possibile costruire l’indirizzo in questo modo: cognomearchitetto@nomestudio.it. Una soluzione di questo tipo trasmette subito maggiore credibilità, comunica che l’attività è ben organizzata e ha un’impronta digitale distintiva, poiché cura anche questi particolari.

Come scegliere il servizio di mail professionale per il tuo studio di architettura

Dopo aver compreso quali sono le caratteristiche di un’email aziendale davvero vincente, è il momento di scegliere il servizio professionale che si adatta maggiormente alle proprie esigenze.

Anche in questo caso occorre tener conto di alcuni requisiti: il principale è la facilità d’uso. Un servizio davvero utile e vantaggioso è quello che consente a chi lo usa di non avere difficoltà e di lavorare in modo più spedito e fluido. In particolare, occorre trovare una soluzione che permetta di inviare e ricevere comunicazioni in modo intuitivo, allegando documenti di ogni tipo e formato e gestendo flussi lunghi e articolati.

Questi strumenti hanno normalmente standard di sicurezza elevati, che offrono un vantaggio in più ad architetti e studi che quotidianamente trattano dati e informazioni personali, molte coperte da diritto d’autore.

Infine, quando si sceglie il servizio è cruciale anche sapere sia di quanta memoria di archiviazione si avrà bisogno, sia di eventuali strumenti aggiuntivi che sarebbe interessante avere. Per esempio, molti servizi offrono anche funzioni base come Calendario, Rubrica e avanzate come Fogli di calcolo, Presentazioni, spazio cloud dove salvare i file averli sempre sincronizzati su tutti i dispositivi. e così via.

Tra i diversi strumenti disponibili sul mercato e perfetti sia per architetti che per studi di architettura strutturati spicca Libero Mail Business, servizio di mail professionale intuitivo, sicuro e privo di pubblicità. È pensato per massimizzare la produttività e gestire al meglio le conversazioni online da qualsiasi dispositivo.

Il servizio è proposto in diverse soluzioni, tutte con dominio personalizzabile. Business GO comprende 1 casella email, spazio da 5 GB, tool inclusi (Calendario, Rubrica, Attività) a soli 25 € + IVA all’anno. Se si desiderano 5 caselle si può optare per Business GO Five per 69 € + IVA all’anno. Chi ha esigenze maggiori può invece optare per Business SUITE che comprende 1 casella, spazio mail + Drive di 1 TB, gli stessi tool inclusi e in aggiunta alcune applicazioni integrate (Testo, Foglio di calcolo, Presentazione) a 59 € + IVA all’anno oppure Business Suite FIVE che invece include 5 caselle di posta con 1 TB per casella a 199 € + IVA all’anno.