Software e automazioni per ottimizzare l’attività di commercialisti e studi

Correre dietro agli adempimenti, gestire i clienti, raccogliere la documentazione e informarsi sulle nuove normative sono tra le principali problematiche che commercialisti e studi devono affrontare quotidianamente. Sicuramente ci sono periodi più tranquilli, come quelli dopo le principali scadenze, ma in generale ogni mese presenta la sua dose di attività da svolgere.

Sicuramente anche gli addetti a questo settore sono alla ricerca di soluzioni che possano semplificare la vita permettendo di gestire al meglio la giornata lavorativa, ottimizzando di conseguenza costi, lavoro e tempo, da dedicare magari ad attività più proficue o alla famiglia.

Più tempo, più risparmio e più tranquillità: condizioni ottimali per avere uno studio efficiente, un obiettivo che può essere raggiunto soprattutto con l’aiuto di strumenti informatici e gestionali.

Come ottimizzare le attività grazie all’automazione con software gestionali

Ci concentriamo ora su questo aspetto. Infatti, sono molte le attività che possono essere ottimizzate grazie all’automazione con software gestionali specializzati dedicati a commercialisti. Vediamone alcune in dettaglio:

Comunicazione e collaborazione con i clienti
Lo studio deve essere in grado di ricevere i documenti emessi dal cliente (fatture, corrispettivi…) in modo semplice e veloce, possibilmente con un sistema automatizzato collegato al software di fatturazione dell’azienda, evitando la consegna manuale di documenti cartacei, la raccolta tramite l’invio di e-mail o peggio da sistemi di messaggistica come WhatsApp. In alcuni casi il personale delle aziende clienti è in grado di seguire alcune attività legate alla contabilità, in tal caso devono avere la possibilità accedere ad aree condivise in modo sicuro e con permessi dedicati.

Invio dei dichiarativi agli enti statali
Evitare di usare software ministeriali poco intuitivi e macchinosi, come l’applicazione desktop telematico o i portali dell’agenzia dell’entrate. Tutte le operazioni come la creazione del telematico, il controllo, l’autenticazione, l’invio e la ricezione degli esiti/ricevute devono essere veloci e perfettamente integrate con il gestionale dello studio.

Recupero delle informazioni dei clienti
Frequentemente il professionista ha bisogno di recuperare i dati fiscali dei propri clienti. La procedura standard è quella di accedere al sito dell’A.d.E per consultare deleghe, dichiarazioni fiscali, versamenti, risultanze catastali e altri dati, e poi riportarli nel proprio gestionale. Uscire e rientrare continuamente dal software inserendo manualmente i dati, aumenta gli errori e allunga il processo. Anche qui un’integrazione diretta del software con i sistemi di gestione dei clienti è fondamentale.

Ripetizione delle operazioni e automazioni
Sicuramente un incubo ricorrente è quello di dover ripetere più volte le stesse operazioni o inserire i dati più volte all’interno di un software. Contabilità, bilancio e fiscali devono comunicare in automatico e in tempo reale: ad esempio, le registrazioni che vengono inserite in contabilità devono compilare il bilancio, i redditi e gli F24, senza la necessita di importazioni/esportazioni tra una gestione e l’altra. Il software deve lavorare per il professionista e non viceversa.

Aggiornamenti normativi
Immaginiamo di essere vicini alla scadenza di un nuovo adempimento. La cosa peggiore è sicuramente non avere tempo a sufficienza per recepire la novità e lavorare in modo corretto. Ecco, le software house devono essere in grado di rilasciare le nuove funzionalità tempestivamente e fornire supporto per la formazione. Un software che non viene prontamente aggiornato mette solo bastoni tra le ruote nell’attività del professionista. Un aspetto da non sottovalutare.

Ottimizzazione dei costi
Uno studio, come tutte le attività, ha costi di diversa natura e tipologia e ogni professionista svolge attività specifiche dettate dalle proprie competenze e dalle caratteristiche dei clienti che segue. Tra i costi ci sono anche quelli per acquistare il gestionale dello studio, il consiglio è quello di selezionare soluzioni che permettono di personalizzare il pacchetto di applicazioni in base alle specifiche esigenze e il numero di clienti gestiti. In genere anche l’utilizzo di agenti/intermediari da parte delle software house contribuisce ad alzare prezzi, può essere utile quindi scegliere aziende che offrono un rapporto diretto con il cliente. Anche Il servizio di assistenza possibilmente deve essere compreso nel prezzo e gestito internamente.

Questo documento non vuole essere esaustivo, ma sicuramente con l’ottimizzazione dei punti sopra indicati è possibile migliorare la gestione dello studio, riuscendo così a gestire i clienti in modo efficace e a fidelizzarli nel tempo.

La scelta del software giusto come abbiamo visto non è una faccenda di poco conto, nel mercato ci sono varie soluzioni come quella offerta da GBsoftware, specializza nello sviluppo di gestionali per commercialisti, tributaristi, CED, CAF, revisori legali e consulenti del lavoro, invitiamo quindi a dedicare il giusto tempo all’attività di ricerca e a fare delle attente valutazioni.