Come comunicare e verificare il domicilio digitale PEC aziendale

Fonte foto: Shutterstock

Ormai da diversi anni, professionisti e imprese, per Legge, devono comunicare al Registro delle Imprese la propria PEC, che verrà usata come domicilio digitale, ovvero come punto di riferimento per l’invio e la ricezione di qualsiasi comunicazione ufficiale della Pubblica Amministrazione. Il domicilio digitale sostituisce, così, il classico indirizzo fisico.

Questo requisito è diventato obbligatorio col Decreto-legge n. 76 del 16 luglio 2020, meglio conosciuto come il Decreto Semplificazioni. Emanato in piena pandemia, il provvedimento ha permesso alle imprese e alla Pubblica Amministrazione di gestire le comunicazioni e tutte le pratiche da remoto – evitando assembramenti – semplificando la burocrazia e accorciando i tempi. Ciò è stato ed è possibile, appunto, dall’uso della Posta Elettronica Certificata, che costituisce il domicilio digitale delle aziende e che oggi rappresenta uno strumento, non solo obbligatorio, ma cruciale per una gestione smart e rapida di ogni ambito aziendale. Ecco perché è importante, non solo avere il domicilio digitale, ma anche comunicarlo correttamente al Registro delle Imprese e assicurarsi di essere in regola. Allo stesso tempo, bisogna affidarsi a un servizio pensato per PEC aziende sicuro ed efficiente, come Libero Mail PEC. Vediamo le procedure e le regole da seguire per trasmettere il domicilio digitale al Registro delle Imprese.

Domicilio digitale, cos’è e perché serve una PEC

Quando si parla di domicilio digitale si fa riferimento alla PEC, ossia l’indirizzo virtuale di posta elettronica certificata usato da un’azienda, una società, una ditta individuale per qualsiasi comunicazione da e verso la Pubblica Amministrazione, dalla consegna di atti, alla trasmissione di notifiche e così via.

Si tratta di un recapito qualificato valido ai fini di qualsiasi comunicazione con valore legale, come confermato dal Regolamento UE del 23 luglio 2014 n.910.

Le comunicazioni via PEC permettono di snellire la burocrazia. In particolare, non è più necessario dover usare le raccomandate con ricevuta di ritorno, un metodo obsoleto che, oltre a far perdere tanto tempo, ha un maggiore impatto sul Pianeta ed è più dispendioso. Questa decisione nasce anche in accordo con la volontà di voler accelerare la trasformazione tecnologica del nostro Paese, favorendo l’uso di strumenti digitali – come l’email – al posto di quelli analogici – come lettere e ricevute cartacee.

In Italia, il riferimento normativo per tutto ciò che riguarda il domicilio digitale è rappresentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. n. 82/2005), che stabilisce anche come nasce e come si attiva.

Oggi, l’unico modo per ottenere e attivare il domicilio digitale presso il Registro delle Imprese è quello di dotarsi di un indirizzo PEC e comunicarlo all’ente. Avere la Posta Elettronica Certificata è, quindi, fondamentale quando si vuol costituire un’impresa.

Come iscrivere la PEC nel registro delle imprese

Sono obbligate a comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese tutte le società, le imprese individuali e attive, non soggette a procedure concorsuali. Ma è tenuto a rispettare tale regola anche chi si iscrive per la prima volta al Registro delle Imprese. Le domande che non possiedono questo requisito vengono bloccate in attesa che venga integrato tale dato fondamentale.

La domanda si può presentare tramite diversi canali:

• Comunicazione Unica da trasmettere tramite la piattaforma Dire da usare nel caso in cui si debba comunicare solo il domicilio digitale
• Comunica Starweb o altri programmi simili, nel caso in cui oltre al domicilio digitale si devono eseguire provvedimenti pubblicitari
• Pratica semplice, una procedura semplificata riservata a chi possiede la firma digitale

È importante che il domicilio digitale sia univoco, cioè intestato al titolare dell’impresa. La trasmissione del domicilio digitale si può effettuare autonomamente oppure con l’aiuto di un commercialista (rappresentante legale) a cui si può affidare tutta la documentazione per gestire la pratica e portarla a buon fine.

Come verificare che il domicilio digitale dell’azienda sia in regola

Il Registro delle Imprese periodicamente verifica che tutte le imprese già iscritte abbiano comunicato il proprio domicilio digitale, che questo sia effettivamente riconducibile all’azienda che lo ha trasmesso e che non sia inattivo o cancellato d’ufficio. In caso di irregolarità, si prevedono le seguenti misure:

• Assegnazione di un indirizzo di posta certificata d’ufficio da parte della Camera di Commercio. Il domicilio digitale d’ufficio corrisponde alla PEC ed è formato dal codicefiscaleimpresa@impresa.italia.it e si può usare solo per ricevere la posta e non per inviarla. Inoltre, può essere utilizzato dal rappresentante legale dell’impresa attraverso l’accesso al cassetto digitale.
• Sanzione amministrativa, come previsto dal Codice Civile, per le società di 412 euro e per le imprese individuali di 60 euro.

Per verificare che l’indirizzo di posta certificata eletto come domicilio digitale sia attivo e univoco (riferito all’azienda), dunque in regola, bisogna effettuare la verifica nel sito del Registro Imprese.

Basta cliccare sul tasto “Cerca il domicilio digitale/PEC di un’impresa” e si viene reindirizzati in una pagina di ricerca. Qui occorre inserire il nome dell’impresa o dell’attività e la Provincia in cui è attiva. La pagina restituisce tutti i dettagli dell’azienda incluso il tipo di società, la sede, una breve bio e lo stato di attività “Registrata”. Se il sistema non dovesse restituire risultati significa che l’azienda o la società non è registrata in modo corretto.

L’iscrizione della PEC è semplice e richiede pochi passaggi. Chi è alla ricerca di un ottimo servizio di Posta Elettronica Certificata per la propria azienda, società o ditta individuale può affidarsi a Libero Mail PEC. Il programma è pensato per soddisfare le esigenze anche di privati e di liberi professionisti e si adegua ai diversi bisogni grazie a Piani con caratteristiche e pricing differenti.

Libero Mail PEC è perfetto per ogni tipo di impresa perché garantisce il valore legale delle mail, un servizio sicuro e veloce, un risparmio di tempo e denaro e l’assistenza prioritaria, che risponde ad ogni domanda e risolve tutti i problemi.

Cos’è l’INAD e come funziona

Con la sigla INAD ci si riferisce al nuovo Indice Nazionale dei Domicili Digitali, sistema innovativo pensato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), in collaborazione con il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio e Infocamere. Sarà attivo dal 6 luglio 2023 e nasce con l’obiettivo di accelerare la trasformazione digitale del nostro Paese.

INAD è l’indice che raccoglie tutti i domicili digitali di privati e aziende. L’elenco dei domicili sarà accessibile quando la Pubblica Amministrazione avrà bisogno di comunicare con un privato cittadino, ma anche un’impresa o un professionista.

In altre parole, dal 6 luglio, gli uffici pubblici che vogliono inviare una comunicazione a un cittadino privato (a un’azienda o professionista) dovranno preferire il domicilio digitale (cioè la PEC) a quello fisico. Se una persona possiede un indirizzo di posta elettronica certificata riceverà lì tutte le comunicazioni da parte della PA, e non più tramite raccomandata cartacea all’indirizzo fisico. Questo sistema permetterà di snellire le pratiche burocratiche, tagliandone tempi e risparmiando denaro.

Tutti domicili digitali già esistenti verranno inseriti automaticamente all’interno dell’Indice e associati alla persona che li possiede. Chi, invece, non ha ancora un domicilio digitale e desidera crearne uno da zero, potrà collegarsi alla piattaforma ufficiale https://domiciliodigitale.gov.it e inserire la propria PEC che diventerà l’indirizzo digitale, il canale prioritario per tutte le comunicazioni con la PA.

Dopo la registrazione, il sistema chiederà di inserire un indirizzo PEC che diventerà il nostro domicilio digitale, che diventerà consultabile a partire dal 6 luglio 2023.