Fattura elettronica scartata? I codici errore più comuni e cosa fare

Fonte foto: Shutterstock

Da quando la fatturazione elettronica si è diffusa ed è diventata obbligatoria, professionisti e lavoratori con Partita IVA hanno dovuto fare i conti con i sistemi digitali che permettono di inviare e ricevere fatture digitali. Queste, prima di arrivare al destinatario, passano per il Sistema di Interscambio (SID) dell’Agenzia delle Entrate.

Se la fattura ha tutti i requisiti necessari e non presenta problemi viene trasmessa correttamente al destinatario. E, in questo caso, l’SDI invia la ricevuta di avvenuta consegna al mittente. In caso di errore, la procedura viene bloccata e il mittente riceve una notifica con un codice di errore che segnala esattamente qual è il problema da risolvere. Conoscere tali codici di errore della fattura elettronica permette di capire immediatamente qual è l’informazione o il dettaglio da modificare. Allo stesso tempo, utilizzare un software di fatturazione elettronica pensato per facilitare la compilazione e la gestione delle fatture riduce al minimo i rischi. Ecco perché anche la fase di scelta del software è cruciale per il proprio business. Libero SiFattura è la soluzione pensata per affiancare le Partite IVA in tal senso. Ma prima di capire come funziona e quali vantaggi offre, vediamo come riconoscere i codici errore e come effettuare la correzione della fatturazione elettronica.

Cosa succede quando una fattura elettronica viene scartata

La gestione delle fatture elettroniche è molto complessa e, a livello burocratico, viene affidata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Durante la procedura, il mittente compila e invia la fattura in formato XML. Questa, prima di arrivare al destinatario, passa per l’SDI che riconosce se è destinata alla Pubblica Amministrazione o a un privato. In ogni caso, il Sistema invia al mittente un resoconto della procedura e in particolare può comunicare che la fattura è stata consegnata o no. Se la fatturazione non va a buon fine, l’SDI invierà una notifica:

• di mancata consegna, nel caso in cui l’invio è verso un privato che non ha a sua volta letto e scaricato la fattura
• di errore, nel caso in cui il processo ha avuto un’interruzione e il documento è stato bloccato dall’Agenzia delle Entrate

L’errore SDI è sempre accompagnato da un codice che segnala il motivo per cui la fattura è stata respinta. In questi casi, il documento non risulta trasmesso e bisogna risolvere l’imprevisto al più presto.

Codici errore fattura elettronica: i più comuni

La ricevuta di scarto viene trasmessa alla stessa PEC o al servizio digitale da cui è stata inviata la fattura e contiene uno o più codici di scarto sotto la voce “Lista Errori”. Vediamo i principali errori fattura elettronica e il loro significato.

Errori di nome e dimensioni File XML

Tra i principali errori della fatturazione elettronica spiccano quelli che segnalano problematiche del file XML:

• Codice errore 00001 segnala che il nome del file non è valido e non segue le regole
• Codice errore 00002 indica che il nome del file esiste già ed è un duplicato
• Codice errore 00003 il file supera le dimensioni previste di massimo 30 megabyte

Errori del contenuto del File XML

Esistono, poi, degli errori che riguardano il contenuto e formato del file. In questo caso i codici di scarto sono:

• Codice Errore 00103 segnala che la firma digitale non ha un riferimento temporale
• Codice Errore 00105 segnala che il riferimento temporale della firma non è coerente
• Codice Errore 00106 segnala che il file è vuoto
• Codice Errore 00201 il file contiene più di 50 errori di formato

Errori del certificato di firma

Quando si invia un documento, il Sistema si accerta che la firma sia integra, cioè che non ci sia stata alcuna modifica dopo l’invio e che il certificato di firma sia attivo e valido. In caso contrario, vengono inviati i seguenti codici:

• Errore 00100 il certificato di firma è scaduto
• Errore 00101 il certificato di firma è stato revocato
• Errore 00104 Certification Authority o CA non affidabile
• Errore 00107 il certificato non è valido

Errori nel codice del destinatario

Quando si invia la fatturazione, l’SDI si accerta che i dettagli legati al destinatario siano validi. Eventuali problemi sono segnalati come segue:

• Codice Errore 00304 il codice fiscale non è corretto
• Codice Errore 00311 il codice del destinatario non è valido
• Codice errore 00313 il codice del destinatario è inattivo

Errori relativi alla fattura

Infine, ci sono una serie di errori legati principalmente alle caratteristiche della fattura. In particolare:

• Errore 00404 nel caso in cui sia duplicata
• Errore 00409 nel caso in cui il lotto della fattura sia duplicato

Come rimediare agli errori nella fattura elettronica

L’errore segnalato deve essere immediatamente corretto. Una volta effettuata la correzione della fatturazione elettronica, questa si può riemettere entro 5 giorni dalla notifica di scarto senza cambiare la data e il numero. Inoltre, è possibile riemetterla con nuova data e nuovo numero di documento. La terza soluzione è emettere nuovamente il documento con una numerazione particolare che indica la correzione della fattura elettronica a in seguito a uno scarto.

Un programma di fatturazione deve essere sviluppato per ridurre al minimo il rischio di errore. Una soluzione come Libero SiFattura semplifica la vita di tutte le Partite IVA e si presta benissimo alla fatturazione elettronica per forfettari. Permette di risparmiare tempo ed evitare errori perché ha una compilazione guidata e un sistema avanzato che permette di automatizzare gran parte delle procedure. Inoltre, è integrato al Sistema di Interscambio e a quello Tessera Sanitaria, pensato per i professionisti in ambito medico e sanitario.

Libero SiFattura è dunque una delle migliori soluzioni per ridurre gli errori e dare un impulso alla crescita del proprio business.