Gestione degli incassi: l’importanza del sollecito
I solleciti di pagamento sono di fondamentale importanza per la corretta gestione del flusso di cassa. SiFattura semplifica l’invio e la gestione dei solleciti.
Che tu abbia appena avviato una tua attività professionale, o che tu sia un navigato professionista, c’è un elemento della tua contabilità che non devi mai sottovalutare: la gestione degli incassi.
Da un’accorta gestione degli incassi, infatti, passa la buona (o cattiva) salute delle finanze della tua azienda. E quindi anche le tue. Nel caso in cui dovessero accumularsi diversi ritardi nei pagamenti, il flusso di cassa ne risulterebbe compromesso, creando squilibri e ostacolando la crescita.
In questo scenario, i solleciti di pagamento assumono un ruolo di primaria importanza. Attraverso questi strumenti sarai in grado di ricordare a qualche cliente "smemorato" che c’è quella fattura da saldare ormai da più di 60 giorni. Oppure che senza l’acconto non potrai iniziare a lavorare sul progetto concordato.
Un approccio sistematico ai solleciti può ridurre significativamente i tempi di incasso e migliorare la prevedibilità del cash flow aziendale. Per questo, l’utilizzo di piattaforme gestionali come SiFattura può rivelarsi risolutivo nella corretta gestione degli incassi. Indipendentemente dal tuo fatturato e dal numero di clienti che hai, grazie a un gestionale potrai tenere sempre sotto controllo il flusso di cassa e automatizzare l’invio di lettere di sollecito al pagamento. Ecco come.
Gestione del flusso di cassa: cos’è e perché è importante
Prima di inoltrarci nel tema, è conveniente fare un veloce ripasso contabile su cosa è il flusso di cassa e perché una corretta gestione ti aiuta a mantenere in salute la tua attività imprenditoriale.
Quando parliamo di gestione del flusso di cassa (o cash flow, in inglese) ci riferiamo a uno degli indicatori più importanti sullo stato di salute dell’azienda. Il flusso di cassa riflette esclusivamente il movimento di denaro contante (o suoi equivalenti, come pagamenti digitali) dalle casse dell’azienda e permette di capire quanto stai incassando e quanto stai spendendo. Non si tengono quindi in conto né gli ammortamenti, né le fatture emesse ma non ancora incassate e tutte le altre somme che, invece, incidono sul bilancio finale.
Se, ad esempio, da inizio anno hai incassato 5 fatture per un totale di 12.000 euro, e hai spese per 14.000 euro, il tuo flusso di cassa sarà negativo per 2.000 euro. Invertendo le somme di denaro (incassi per 14.000 euro e uscite per 12.000 euro), il tuo flusso di cassa sarà positivo di 2.000 euro.
È molto intuitivo il fatto che un flusso di cassa positivo riflette una situazione di cassa ottimale (incassi più di quanto spendi); se il flusso di cassa è negativo vuol dire che stai perdendo soldi e la tua attività imprenditoriale non va come vorresti. Ed è a questo punto che possono entrare in gioco i solleciti di pagamento.
Il ruolo dei solleciti di pagamento nel flusso di cassa
Un confronto tra le fatture emesse e quelle incassate ti permette di capire immediatamente se la gestione degli incassi della tua attività imprenditoriale sia corretta o meno. Se hai incassato tutte le fatture emesse nei tempi concordati (pagamento immediato, a 15 giorni, 30 giorni e così via), allora vuol dire che la tua gestione è perfetta e il flusso di cassa in ordine. Al contrario, se hai molte fatture da riscuotere e i tuoi clienti non rispettano i termini di pagamento concordati, è il caso di ricorrere a solleciti di pagamento.
Il sollecito di pagamento è una comunicazione ufficiale con la quale ricordi a un cliente (un altro professionista, un’azienda o un ente della pubblica amministrazione) una scadenza di pagamento superata o imminente.
Il sollecito di pagamento fattura può assumere la forma di un semplice messaggio di posta inviato dal proprio account email professionale o, in caso di ritardi molteplici e prolungati, può essere inviato via posta raccomandata o, ancora meglio, tramite posta elettronica certificata.
Grazie ai solleciti, dunque, potrai ottimizzare la gestione degli incassi e, di riflesso, quella del flusso di cassa. Inviando solleciti pochi giorni prima della scadenza della fattura, ad esempio, potrai ricordare al tuo cliente di predisporre il pagamento ed evitare qualunque tipo di problematica con l’incasso. Se, invece, ci sono alcuni pagamenti in ritardo (o forte ritardo) puoi anche programmare l’invio di solleciti ricorrenti fino a quando il debito non sarà saldato.
Come scrivere un sollecito di pagamento
Un sollecito di pagamento ben strutturato deve contenere al suo interno tutti i dati necessari al cliente/creditore per risalire facilmente alla fattura a cui si fa riferimento. Quindi, è più che consigliabile inserire il numero di fattura da saldare, la data in cui è scaduta (o quella in cui si aspettava il pagamento) e il totale da pagare.
Un facsimile di sollecito di pagamento fattura potrebbe essere scritto così:
Oggetto: Sollecito di Pagamento Fattura N. [Numero Fattura] del [Data Fattura]
Gentile Sig./Sig.ra [Cognome del Cliente] / Spett.le [Nome Azienda Cliente],
Le inviamo questa comunicazione per ricordarLe che la fattura N. [Numero Fattura] del [Data Fattura] relativa a [Breve descrizione dei beni/servizi forniti], per un importo totale di Euro [Importo Totale] è scaduta in data [Data Scadenza Pagamento], ma ad oggi non risulta ancora pervenuto alcun riscontro.
La preghiamo di voler provvedere al saldo dell’importo dovuto nel più breve tempo possibile, tramite [Modalità di Pagamento previste, ad esempio: bonifico bancario alle seguenti coordinate: IBAN [Tuo IBAN], intestato a [Intestatario Conto].
In attesa di un Suo cortese riscontro, porgiamo cordiali saluti.
Con piattaforme gestionali come SiFattura sarà possibile semplificare e velocizzare la gestione degli insoluti e dei solleciti di pagamento delle fatture inevase. La piattaforma per la fatturazione elettronica, infatti, include un tool per il monitoraggio dei pagamenti e l’invio automatico di solleciti di pagamento già precompilati o personalizzati. In questo modo potrai facilmente rientrare delle somme attese e migliorare la situazione economico-contabile della tua attività imprenditoriale.
Con i suoi tre profili (di cui uno gratis) SiFattura risponde alle esigenze più disparate: da quelle della piccola partita IVA alle aziende di medie dimensioni. L’interfaccia intuitiva e curata ti permette di accedere facilmente a funzioni avanzate di ogni genere: potrai creare fatture elettroniche per aziende, privati ed enti pubblici, dare accesso al tuo commercialista, monitorare lo stato dei pagamenti e molto altro ancora.
