Cos'è e come si usa l'app Slack

A seguito della recente diffusione dell’epidemia da COVID-19 l’intera nazione è in lockdown e milioni di italiani sono costretti a rimanere in quarantena nelle proprie abitazioni. In questa situazione drammatica in cui è stato posto il blocco di tutte le attività considerate non di prima necessità, molte aziende hanno scelto di adottare la modalità smart working per continuare ad assicurare ai propri clienti i servizi essenziali. Proprio per questo nell’ultimo periodo, moltissimi lavoratori si sono trovati a fronteggiare la necessità di individuare uno strumento pratico e affidabile che consenta di svolgere agevolmente le attività lavorative in remoto.

In questo frangente si sente sempre più spesso parlare di programmi che consentano di effettuare videoconferenze di gruppo e di gestire da casa il proprio team lavorativo. Slack è un ottimo strumento per gestire le comunicazioni e rappresenta un alleato indispensabile per chi deve lavorare in smart working. Si tratta di un software che integra diversi servizi e consente di archiviare comodamente in un unico sistema le email di lavoro, i documenti inviati, eventi e molto altro ancora. Con Libero Tecnologia scopri tutto quello che c’è da sapere su questa nuova app e come sfruttarla al meglio per la tua attività.

Cos’è e come si usa l’app Slack

Slack è un software di messaggistica sviluppato per la collaborazione aziendale che consente di organizzare e gestire il proprio team di lavoro in maniera rapida e funzionale. L’obiettivo principale è quello di migliorare le prestazioni lavorative, favorendo l’interazione e la cooperazione dei diversi settori. Nata nel 2013 da un’idea di Stewart Butterfield, co-fondatore di altre applicazioni di successo come Flickr, l’app ha rapidamente scalato tutte le classifiche delle app più utilizzate al mondo, attirando fin da subito l’attenzione dei colossi del mondo tecnologico, e attualmente conta oltre 3 milioni di utenti attivi.

Il software è supportato da tutti i principali sistemi operativi sia per le piattaforme fisse come Windows, MacOS e Linux, sia per quelle mobili come Android e iOS. Tuttavia è possibile utilizzare il servizio anche in versione web direttamente dal browser, senza bisogno di installare alcun programma. Per cominciare ad usare Slack ti basterà semplicemente collegarti al sito su Slack.com, creare il tuo team ed invitare i tuoi colleghi via email. Continua a leggere questa breve guida di Libero Tecnologia per scoprire tutti i vantaggi di questo incredibile tool.

Per iniziare ad usare il tool di comunicazione tra team, una volta registrato sul sito, non dovrai far altro che cliccare Create a new team (crea un nuovo team) e inserire il codice di conferma a 6 cifre che riceverai via email. Una volta impostato il tuo nome utente e password si passa ai dati dell’azienda: nome e tipo di attività, URL con cui accedere al workplace e gli indirizzi dei tuoi collaboratori. Tutte le informazioni sono accessibili nella tua area personale e potranno essere modificate in ogni momento.

A questo punto il workspace è pronto e dopo una breve panoramica automatica del sito, potrai interagire con Slackbot; si tratta di un chatbot automatico a cui poter chiedere assistenza sulle principali funzionalità del software, e che in caso di necessità ti fornirà gli avvisi automatici da parte del programma. Una volta concluso il tour del sito puoi cominciare ad utilizzare l’app e in particolare il primo passo da compiere è organizzare il tuo spazio di lavoro. Dopo una settimana di utilizzo, gli admin del workspace potranno anche accedere alle statistiche per poter verificare l’effettivo miglioramento delle prestazioni lavorative ed avere una panoramica delle funzioni più utilizzate, così da poter programmare gli interventi mirati più utili per un maggior incremento.

Organizzazione del workplace

Per prima cosa per utilizzare il tool Slack occorre creare i channel, ovvero dei canali dedicati a singoli progetti o a diverse unità lavorative. I channel possono essere pubblici, e quindi visibili da tutti gli utenti del team, oppure privati, e dunque visibili esclusivamente ai membri di un settore specifico: in questo modo ogni gruppo ha a disposizione il suo spazio e le comunicazioni sono archiviate in maniera schematica e ordinata, così da eliminare il rischio di perdere un messaggio importante tra le tante email che arrivano ogni giorno.

Nella sezione Settings&Permissions inoltre puoi impostare tutte le specifiche della tua unità lavorativa: ad esempio puoi impostare un avviso do not disturb, che avvisi in quali orari non è permesso inviare notifiche, impostare l’editing e la pulizia dei messaggi archiviati, gestire i permessi, le integrazioni con le altre app e le policy di sicurezza.

Come sfruttare i channels di Slack

Per sfruttare appieno le potenzialità dei canali di comunicazione è bene analizzare a fondo le diverse funzioni di Slack. Esistono infatti diverse sezioni che consentono una migliore organizzazione del team: si tratta principalmente delle mentions, dei messaggi privati e di pinned items.

• Mentions. Le menzioni hanno una funzionalità analoga a quella di un tag di qualsiasi social: anteponendo la chiocciola (@) ad un username è possibile indirizzare un messaggio ad un utente specifico; i messaggi in cui vieni taggato vengono raccolti così in una finestra di riepilogo, posta in alto a destra e contrassegnata dall’icona @ appunto. In tal modo puoi consultare rapidamente tutte le tue conversazioni senza dover ricostruire il filo logico di più email.
• Pinned items. Se vuoi salvare un link, un elemento o un messaggio da consultare in seguito non dovrai far altro che cliccare sull’icona a forma di puntina pin. Gli elementi salvati verranno visualizzati una sezione apposita, accessibile dal menù a tendina posto sulla destra.
• Messaggi privati. Oltre i canali principali Slack prevede anche una finestra di chat in cui è possibile inviare un messaggio ad un singolo utente o a un gruppo ristretto, senza dover necessariamente creare un nuovo channel per ogni diversa circostanza.
• Starred. Slack inoltre consente di creare una lista in cui puoi salvare i channel e i contatti con cui devi interagire più spesso; per aggiungere una conversazione tra i preferiti clicca sulla stellina posta a sinistra sotto il nome della pagina, e la conversazione salirà automaticamente nella sezione Starred, situata nella colonna a sinistra.

App e servizi integrati di Slack

Uno dei principali vantaggi di Slack è quello di poter integrare le funzioni di altre app e link esterni al sito: in ogni channel è possibile aggiungere i servizi come Google Drive, Google Calendar o altri, linkare documenti e articoli o caricare foto e immagini; inoltre è possibile condividere il proprio schermo in tempo reale ed effettuare videoconferenze multiple. I servizi supportati dal software sono davvero moltissimi e possono rispondere pressoché ad ogni tipo di esigenza: Slack dispone di un apposito market di app e bot attraverso il quale scegliere tutte le funzionalità da integrare secondo le tue necessità.

Piani tariffari di Slack

Slack propone varie tipologie di abbonamento pensate per rispondere alle esigenze che vanno dalle piccole realtà alle aziende di grandi dimensioni. Le proposte di abbonamento si differenziano in due tipologie: Slack for Teams che si suddivide nei tre piani Free, Standard e Plus, e Slack for Enterprise per le aziende più grandi.

• Free. Il piano Free non prevede costi di abbonamento ed è dedicato ai piccoli gruppi di lavoro o a low budget. Presenta tutte le funzionalità di base e permette di integrare 10 app o servizi esterni; per quanto riguarda gli spazi disponibili, con Slack Free puoi visualizzare gli ultimi 10.000 messaggi globali scambiati dal team e lo spazio di archiviazione è di 5 GB per team. Non è inclusa nell’offerta la modalità per videoconferenze di gruppo.
• Standard. Oltre naturalmente ad includere tutte le opzioni del piano di base, l’abbonamento Standard non ha limiti di messaggi visualizzabili né per quanto riguarda l’integrazione con altre app. Inoltre è abilitata la funzione per le videoconferenze multiple e lo spazio per lo storage dei file arriva a 10 GB per utente. Il piano include alcune funzioni extra come la condivisione dello schermo, la possibilità di creare gruppi di utenti per dipartimenti, la creazione di profili ospiti e la personalizzazione di policy di sicurezza più avanzate. Il costo si aggira tra i 6 e i 7€ a seconda che opti per l’abbonamento mensile o annuale.
• Plus. Con l’abbonamento Plus oltre a tutte le funzionalità elencate sopra è incluso il supporto tecnico attivo 24/7, un maggiore spazio di archiviazione per un totale di 20 GB per utente nonché la possibilità di esportare e salvare i messaggi sul proprio dispositivo. Il prezzo ad utente è di 14€ mensili, ma sottoscrivendo un abbonamento annuale si risparmia considerevolmente per un costo di circa 11€.
• Slack Enterprise. Le aziende dalle dimensioni più estese dotate di molteplici gruppi di lavoro, possono richiedere il piano personalizzato di Slack Enterprise Grid, che crea una connessione tra vari workspace. In questo modo avrai la possibilità di creare un’estesa rete tra vari gruppi con canali di comunicazione condivisi; inoltre avrai a disposizione un’unica piattaforma sulla quale poter controllare la sicurezza, la fatturazione e la gestione di ogni singola impostazione. Lo storage dei file arriva fino ad 1 TB per utente, ed è disponibile un servizio di backup per mettere al sicuro tutti i tuoi dati. In più, l’efficiente servizio di assistenza ai clienti attivo in ogni momento garantisce la priorità agli utenti Enterprise.