Che cos'è e come si usa Google Calendar

Google Calendar è un’applicazione intelligente e dinamica, con la quale è possibile impostare eventi, promemoria e attività per non dimenticare gli impegni più importanti. Il calendario di Google è disponibile nella versione desktop e come app per Android e iOS, può essere sincronizzato con Gmail e altre applicazioni, inoltre consente di creare un gruppo privato, aziendale o familiare per gestire eventi condivisi con tutti i partecipanti. Ecco una guida dettagliata a tutte le funzionalità principali di Google Calendario.

Cos’è e come funziona Google Calendar

Google Calendar è un servizio che permette di potenziare le funzionalità delle app di Google, sincronizzando i dati presenti all’interno di alcuni programmi con il calendario interattivo. Si tratta di un’applicazione di ultima generazione, con cui è possibile gestire appuntamenti, date importanti e prenotazioni telematicamente, ricevendo avvisi e notifiche in tempo reale per non dimenticare mai nulla. L’app è collegata al proprio account Google, quindi qualsiasi utente che utilizza i servizi dell’azienda di Mountain View può integrare le funzionalità del Calendario di Google gratuitamente.

In questo modo è possibile usare il servizio senza alcun costo, sincronizzando le date e le scadenze con gli impegni segnalati nelle altre applicazioni e programmi di Google, tra cui il servizio di posta elettronica Gmail. Ad esempio è possibile creare un evento su Google Calendar, condividere il calendario con i propri contatti, importare ed esportare i dati su pc e smartphone, gestire promemoria personalizzati, oppure invitare persone e gruppi a un evento.

Una delle funzionalità più interessanti è Gmail Calendar, un servizio gratuito che permette di sincronizzare Gmail con il calendario di Google, per autorizzare l’applicazione a scansionare le informazioni presenti nella casella di posta elettronica. Ciò consente di ricevere avvisi per le prenotazioni effettuate, ad esempio per non dimenticare voli aerei, viaggi in treno e soggiorni in hotel. Il sistema invierà un’email o una notifica ricordando l’impegno, mostrando i dati principali dell’evento, come la posizione geografica su Google Maps o gli estremi della prenotazione.

Come creare un account Google Calendar

Google Calendar richiede l’attivazione di un account Google, dunque tutte le persone che utilizzano i servizi e le applicazioni dell’azienda di Mountain View non devono registrarsi, poiché basta usare il proprio account Google per usufruire delle funzionalità del calendario di Google. In particolare è disponibile una versione desktop per il pc, sincronizzata con tutti i programmi in cloud e quelli installati nel proprio terminale, oppure un’app per i dispositivi mobili, scaricabile gratuitamente su Google Play Store e iTunes.

Per utilizzare Google Calendar da desktop basta andare sul sito ufficiale all’indirizzo calendar.google.com, dopodiché se si possiede un account Google il programma aprirà direttamente la schermata di gestione del calendario. Da mobile invece è necessario eseguire il download dell’app, installandola all’interno del device per sincronizzarla automaticamente con tutte le altre applicazioni. Il servizio non richiede alcun costo aggiuntivo, tuttavia è possibile attivare un account Google Calendar aziendale a pagamento.

Come impostare Google Calendar

Una volta scaricata l’app di Google Calendar, o dopo aver eseguito l’accesso alla versione desktop, la prima cosa da fare è eseguire le impostazioni del programma. Bisogna soltanto andare sul portale all’indirizzo calendar.google.com, cliccando sul simbolo dell’ingranaggio in alto a destra e selezionare la voce Impostazioni, per aprire la schermata relativa alla gestione dell’applicazione. Qui è possibile personalizzare il calendario di Google, scegliendo ad esempio la lingua, il paese, il formato della data e dell’ora.

Inoltre è possibile mostrare un secondo fuso orario, attivare l’orologio internazionale e impostare la durata prefissata delle riunioni, da 15 a 120 minuti, aggiungendo eventualmente notifiche e avvisi da mobile o soltanto sul pc, silenziosi o sonori. È possibile anche cambiare le opzioni di visualizzazione delle notifiche, mostrandole soltanto nel fine settimana, inserendo anche gli eventi rifiutati, riducendo la luminosità degli appuntamenti passati e definendo i giorni da visualizzare, da un minimo di 2 fino a un massimo di 4 settimane.

Infine si può attivare il servizio Gmail Calendar, un’opzione di sincronizzazione automatica, con cui è possibile aggiungere tutti gli eventi segnalati da Gmail all’interno del calendario di Google, per ricevere un avviso in merito a prenotazioni, eventi e impegni indicati nelle email. Ad esempio l’applicazione può inviare una notifica per ricordare la partenza di un volo, oppure mostrare un messaggio per segnalare la visita con il medico. Un’ultima impostazione riguarda le scorciatoie da tastiera, che consentono di gestire il calendario in maniera rapida e semplice.

Come creare un evento sul calendario Google

All’interno della schermata principale Google Calendar mostra tutti gli appuntamenti registrati, tuttavia è possibile aggiungere qualsiasi impegno. Per creare un nuovo evento sul calendario basta cliccare sulla griglia, in base alla data e l’orario desiderati, inserire il nome della nota e scegliere se impostare un evento, un promemoria o un’attività. Si può aggiungere anche una descrizione dell’impegno, invitare un contatto e applicare una localizzazione geografica con Google Maps, cliccando infine su Salva per attivare il promemoria.

Altrimenti è possibile gestire le impostazioni avanzate di Google Calendar, creando un nuovo evento e selezionando la voce Altre opzioni. A questo punto l’applicazione aprirà una schermata per eseguire il setting dettagliato dell’impegno, per attivare ad esempio notifiche o email di avviso, scegliendo quanto tempo prima ricevere il promemoria, abbinare un colore o una foto specifici per l’evento in questione, gestire l’elenco degli invitati o aggiungere una conferenza.

Con Google Calendar si possono creare calendari specifici per ogni argomento, ad esempio impostando una sezione personale dove inserire tutti gli appuntamenti riservati, un calendario soltanto per i compleanni, un altro per i promemoria, per i tasks, gli eventi sportivi e le festività. Tramite il menù di sinistra, sempre dalla schermata principale, è possibile aggiungere altri calendari, oppure iscriversi a quello di un proprio contatto per seguire tutti gli impegni in comune. Attraverso l’opzione Sfoglia calendari di interesse, situata a sinistra, si possono visualizzare tutti i calendari ai quali si partecipa, attivando o cancellando le iscrizioni effettuate.

Calendario e Google Tasks: come funzionano

Una funzionalità innovativa, introdotta ultimamente, permette di gestire le cose da fare tramite il servizio Google Tasks. Per attivare il servizio basta entrare nell’applicazione, cliccare sull’icona della matita in alto a destra e selezionare Inizia, per inserire le attività da aggiungere al calendario di Google. Si tratta di una scorciatoia che consente di creare eventi in maniera rapida, impostando l’attività da registrare, inserendo una data e un orario, applicando il tipo di avviso da ricevere ed eventualmente aggiungendo un’attività secondaria.

Come condividere Google Calendar

Con questa applicazione è possibile condividere il proprio calendario con amici e parenti, per visualizzare con altre persone gli appuntamenti di lavoro, gli impegni scolastici o qualsiasi altra attività. Per farlo basta creare un nuovo calendario, oppure selezionarne uno già esistente, cliccare sui tre puntini a lato e scegliere la voce Impostazioni e condivisione. A questo punto è possibile rendere pubblico il calendario, richiedere un link per condividerlo con i propri contatti, oppure cliccare sulla voce Condividi con persone specifiche, per indicare una lista di contatti che possono accedere al calendario selezionato.

Per condividere un calendario con persone che non utilizzano Google Calendar, l’unica soluzione è renderlo pubblico, attivando l’opzione presente all’interno delle impostazioni. Inoltre si possono creare dei gruppi, per condividere il calendario con tutti i partecipanti, sincronizzando le modifiche all’agenda degli appuntamenti. Basta accedere a Google Gruppi, tramite l’indirizzo groups.google.com oppure scaricando l’apposita app per i dispositivi mobili, cliccare su Crea gruppo e impostare la lista dei partecipanti e le relative autorizzazioni, condividendo infine il calendario.

Come sincronizzare Google Calendar con tablet e smartphone

Il calendario di Google viene sincronizzato automaticamente, attraverso un sistema di aggiornamento in tempo reale, che permette di visualizzare gli stessi eventi da qualsiasi apparecchio collegato, pc, smartphone e tablet. In questo modo da ogni apparecchio si può accedere all’ultima versione dal calendario, per trovare sempre la lista completa degli appuntamenti e delle attività salvate. La sincronizzazione è attiva su qualsiasi terminale, basta installare Google Calendar App su Android e iOS e attivare l’applicazione.

Google Calendar Famiglia: cos’è e come funziona

Una funzionalità innovativa permette di creare un calendario per la famiglia, in cui ogni componente del nucleo familiare può aggiungere eventi e attività, per condividere le informazioni e gestire gli appuntamenti, ad esempio delegando il ritiro della spesa, oppure ricordando al proprio compagno di andare a prendere il bambino alla festa di compleanno di un amico. Per attivare questo servizio bisogna innanzitutto creare una famiglia su Google, andando sul sito web families.google.com, dove è possibile impostare un gruppo con un massimo di 6 partecipanti.

Con i dispositivi mobili è possibile scaricare Google One, un’applicazione che consente di gestire i gruppi e le famiglie, altrimenti basta accedere tramite la versione online. Poi è necessario aprire Google Calendar, creare un nuovo calendario e condividerlo con il gruppo della famiglia, gestendo tutte le funzionalità all’interno della sezione Impostazioni. Per aggiungere un impegno bisogna accedere all’applicazione, cliccare su Crea un evento, selezionare il nome del calendario della famiglia, inserire l’evento e salvarlo.

Google Calendar for Business: di cosa si tratta

Oltre al calendario per la famiglia è disponibile anche una versione aziendale, Google Calendar for Business, con cui si possono creare e gestire calendari specifici per i progetti in team. Questa funzionalità è compresa all’interno del pacchetto GSuite by Google Cloud, un servizio che permette di archiviare i file sui server di Google, per condividere in tempo reale ogni informazione e attività del calendario. In questo caso si tratta di un servizio a pagamento, tuttavia è possibile richiedere un periodo di prova gratuito.

Google Calendar for Business è integrato con diverse applicazioni, tra cui Gmail, Google Drive, Hangouts e Sites, con soluzioni e piani tariffari sviluppati appositamente per ogni esigenza, dalle piccole aziende ai liberi professionisti, dai lavoratori in remoto alle grandi imprese. Con questo programma è possibile pianificare le riunioni, verificando in tempo reale la disponibilità dei colleghi e dei dipendenti che lavorano da casa, accedere da qualsiasi dispositivo, condividere le risorse e pubblicare dei calendari pubblici sul web.