Come scrivere la mail di out of office per le vacanze

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L’arrivo delle Feste di Natale impone un’organizzazione serrata a lavoratori e professionisti: molti sono chiamati a terminare specifici progetti entro l’anno, altri hanno bisogno di chiudere contratti e pianificare tutte le attività prima di andare in ferie. Uno degli impegni da ricordare, soprattutto per chi si prenderà una pausa, è quello di scrivere la mail out of office.

Con questa espressione viene identificata una email che viene inviata in modo automatico a chiunque scriva a un determinato indirizzo in un preciso lasso di tempo. Se una persona va in ferie può, infatti, impostare una risposta automatica da inviare a chiunque scriva proprio nei giorni in cui non c’è. Questo messaggio è molto utile ed è diffuso tra lavoratori dipendenti, imprenditori e liberi professionisti. In questo contesto, il lavoratore può fornire tutte le informazioni necessarie e avvertire i propri contatti per tempo. Non avrà, quindi, la necessità di controllare continuamente l’email e rispondere a tutti. Vediamo come scrivere una efficace email out of office e quali sono i vantaggi.

Risposta automatica email, i vantaggi di utilizzarla

Impostare una risposta automatica via email durante le festività di fine anno ha enormi vantaggi, da ogni punto di vista. Innanzitutto, si alleggerisce in modo concreto la mente e ci si prende davvero un momento di pausa dal proprio lavoro. Inserendo una email out of office non si avrà la preoccupazione di rendersi reperibile o di controllare continuamente la Posta in arrivo. Al contrario, si avrà la tranquillità di poter gestire tutte le email al proprio rientro.

Inoltre, questo tipo di messaggio indica professionalità. Infatti, dimostra che un lavoratore ha attenzione e rispetto per le comunicazioni ricevute, si prodiga ad avvisare di eventuali ritardi nella risposta nella email. Inoltre, in molti messaggi viene fornito un indirizzo email a cui scrivere per le urgenze, che così non vengono ignorate.

Un altro enorme vantaggio è legato al risparmio di tempo. Infatti, un’email di questo tipo permette di non rispondere manualmente e in modo frenetico ad ogni email ricevuta durante le vacanze, ma prendersi i propri tempi per gestire ogni messaggio con la dovuta attenzione.

Infine, permette di fornire tutte le informazioni in modo standard e automatico, evitando così gli errori che spesso si generano quando si risponde a un’email di fretta e in modo manuale.

Questa funzionalità è presente anche su Libero Mail Business, il servizio pensato per tutti i professionisti.

Mail out of office, quali informazioni devi inserire

Per essere davvero efficace, la mail out of office deve contenere precise informazioni:

• oggetto chiaro e semplice, che aiuti il destinatario che il lavoratore a cui ha scritto non è disponibile nell’immediato
• saluto iniziale, con tanto di ringraziamento al mittente per averti scritto, come "Ciao Claudio, grazie per avermi scritto".
• contenuto del messaggio, dove si spiega la propria assenza, per quanti giorni e quando si potrà rispondere alle email. In questa fase si può, eventualmente, indicare un altro indirizzo email a cui scrivere, magari quello di un collega o collaboratore.
• saluti finali dell’email professionale caratterizzati da cortesia e gentilezza come "Grazie per la comprensione e la pazienza. Sarò lieto di rispondere al suo messaggio non appena tornerò."

Il messaggio automatico deve essere attivato giorni prima nella apposita casella di posta elettronica. Infatti, ogni servizio – soprattutto chi ha una mail aziendale – mette a disposizione una funzionalità apposita che permette di inserire le date in cui è attiva l’email out of office e il contenuto. Per esempio, se si va in ferie dal 23 dicembre, bisogna ricordarsi di attivare la risposta automatica i giorni prima.

Esempi di mail di out of office efficaci

Vediamo alcuni esempi di risposta automatica via email che è possibile impostare durante le ferie di fine anno. Iniziamo con un esempio informale:

"Oggetto: Sono in ferie, non posso risponderti subito

Gentile [Nome Destinatario],

grazie per il tuo messaggio. Attualmente sono fuori ufficio per le festività natalizie, risponderò a tutte le mail a partire dal [data di ritorno].

Per questioni urgenti o richieste che richiedono attenzione immediata, ti prego di contattare [nome del collega] al seguente indirizzo e-mail [indirizzo email].

Nel frattempo, ti ringrazio per la comprensione e ti auguro Buone Feste.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]"

Ecco un altro esempio di email out of office più formale, scritta da un avvocato a un cliente:

"Oggetto: Fuori sede per ferie – Avviso di assenza

Gentile Cliente,

grazie per il suo messaggio. Attualmente mi trovo in ferie e tornerò a lavorare il [data di ritorno]. Durante questo periodo, la mia disponibilità potrebbe essere limitata e potrebbero verificarsi ritardi nella risposta alle email. Per questioni urgenti la prego di contattare il mio collega [nome del collega] all’indirizzo email [indirizzo email].

Sarò lieto di rispondere alla sua email non appena tornerò. La ringrazio per la pazienza e la comprensione e le auguro un Felice Natale.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]"

Questi sono solo alcuni esempi, ma la risposta automatica si può personalizzare secondo le proprie esigenze. Sei un professionista? Con Libero Mail Business puoi scrivere l’email out of office e disporre di tutte le funzioni e le opportunità pensate per te.

In collaborazione con Libero Mail Business