Come organizzare la tua email professionale per tenerla sempre in ordine

Libero Mail Business è il servizio di posta elettronica pensato per liberi professionisti, lavoratori autonomi e imprenditori. Si tratta di una email professionale dedicata a chi vuole avere un indirizzo mail aziendale personalizzato e usare un sistema mirato che permetta di organizzare il lavoro in modo veloce ed efficace.

Mail Business Libero offre enormi vantaggi e offre tante soluzioni per organizzare la posta elettronica in base alle proprie necessità. Innanzitutto, si possono creare cartelle all’interno della casella di posta elettronica aziendale che consentono di raggruppare i messaggi e trovarli immediatamente. Per esempio, si può creare la cartella Preventivi in cui archiviare tutte le email che contengono i preventivi inviati all’azienda. Inoltre, è possibile stabilire delle regole per applicare filtri in modo automatico, risparmiando ulteriore tempo. Insomma, Libero Mail Business propone soluzioni davvero utili e mirate per tenere sempre in ordine la mail aziendale. Vediamo le principali.

Perché è importante organizzare la posta elettronica aziendale

La corretta gestione della casella di posta elettronica, l’organizzazione e la messa in ordine dei messaggi sono attività cruciali per tutti i tipi di business a cui bisogna dedicare tempo e impegno quotidianamente. I messaggi in arrivo, così come quelli in entrata, devono essere archiviati in modo da essere trovati subito quando si ha la necessità.

Ignorare l’organizzazione della mail professionale significa impiegare preziose ore per reperire un messaggio e vivere perennemente nel caos. Le caselle di posta aziendale si potrebbero paragonare ai vecchi armadi, faldoni, cartelle presenti negli uffici: se un documento è in disordine si rischia di sprecare tempo e denaro. Nel peggiore dei casi non si riesce a trovare, causando danno al business.

Esistono tante soluzioni per organizzare la posta elettronica aziendale: l’applicazione di etichette per raggruppare messaggi simili, l’attribuzione di un segnalino colorato per determinare la priorità o l’importanza di un messaggio o, ancora, l’uso di filtri per classificare le comunicazioni in base al mittente, al tema, al tipo di allegato e così via.

La Mail Business Libero offre avanzati sistemi di organizzazione per aiutare i lavoratori a gestire con successo l’email aziendale. Iniziamo con la creazione di cartelle.

Come creare e gestire cartelle con Libero Mail Business

Per creare la cartella occorre andare nel menù verticale della casella e selezionare il simbolo “+” accanto a Le mie cartelle. Il sistema mostrerà due opzioni: Aggiungi una nuova cartella o Aggiungi un nuovo account di posta. Occorre selezionare la prima voce.

Si aprirà una finestra dove inserire il nome della cartella e cliccare su Aggiungi. Si possono creare numerose cartelle in base alle necessità di organizzazione, che appariranno sotto la scritta Le mie cartelle nel menu dell’email.

Per inserire una mail in una cartella basta selezionare il messaggio in arrivo e cliccare sull’icona a forma di cartella che contiene una freccia situata nella parte superiore della schermata.

Si aprirà un menu a tendina per decidere dove spostare il messaggio scegliendo tra Posta in arrivo, Bozze, Posta Inviata, Posta Indesiderata, Cestino o, ancora, in qualsiasi cartella creata. Per esempio, un’email che contiene un preventivo si può spostare dentro la cartella chiamata Preventivi.

Allo stesso tempo, è possibile creare una nuova cartella. Quando si è scelta la sezione in cui trasferire il messaggio fare clic su Sposta.

Se non si desidera più una cartella, si può sempre eliminare in pochi passaggi. Per farlo basta cliccare col tasto destro del mouse sul nome della cartella indesiderata. Si aprirà un menu in cui selezionare la voce Elimina.

Come organizzare le regole di filtro con Libero Mail Business

Le regole di filtro permettono di gestire specifiche email in modo automatico senza dover, ogni volta, spostare un certo messaggio in una cartella o effettuare altra azione.

Per impostarle bisogna selezionare un messaggio e cliccare sull’icona a forma di cartella con dentro una freccia che si trova nella parte superiore della casella (la stessa che si seleziona per spostare i messaggi nelle cartelle o altre sezioni della casella).

A questo punto si seleziona Crea regola di filtro e l’azione specifica che si vuole effettuare, per esempio si può decidere di spostare il messaggio in una specifica cartella in modo automatico. Dopo aver cliccato su Sposta si aprirà il form Crea una nuova regola.

Al suo interno si può stabilire la regola da attribuire al messaggio. Per esempio, spostare tutti i messaggi provenienti da un dato indirizzo email in una cartella specifica. In questo modo, anche le email successive di del mittente verranno automaticamente organizzate secondo la regola di filtro impostata.

Nella schermata è possibile selezionare le regole in base alle proprie necessità stabilendo condizioni e azioni. Completata la procedura, selezionare Salva.

La differenza tra spostare un messaggio in una cartella e creare una regola filtro è che nel primo caso bisognerà effettuare sempre l’azione manualmente, nel secondo caso lo spostamento è automatico.

Queste sono le principali funzionalità che permettono di tenere in ordine e gestire la posta di Libero Mail Business in modo da lavorare sempre in modo veloce, senza perdite di tempo e caos.