Fatturazione elettronica per regimi forfettari: guida alla scelta del software

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Accolta con dubbi e titubanze, la fatturazione elettronica è ormai ampiamente diffusa anche tra le aziende e i liberi professionisti che non sono obbligati ad adottarla per legge, ma che ne comprendono tutti i vantaggi. Si tratta, infatti, di uno dei primi passi che dà avvio a un processo di digitalizzazione, la cui necessità è ampiamente avvertita e che porta a una riduzione delle complessità dei processi lavorativi di ogni attività.

In un futuro ormai non più lontano diverrà operativo l’obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari attualmente escluse da questo onere, a seguito della delibera del Consiglio UE del 13 dicembre 2021, che autorizza l’Italia ad estendere tale obbligo ai forfettari. Tutti, quindi, dovranno adattarsi al nuovo sistema. Ma niente paura. Esistono software di fatturazione elettronica a cui fare affidamento e che hanno come obiettivo quello di semplificare l’organizzazione delle piccole, medie e grandi aziende. Basta scegliere quello adatto alle proprie esigenze.

Fatturazione Elettronica per forfettari: domande e risposte

Dal 2019 la fatturazione elettronica è diventata un obbligo di legge per la maggior parte delle partite IVA. I regimi forfettari e chi opera in regime dei minimi o regime di vantaggio, sono tuttavia rimasti esclusi da questo onere e, almeno fino a questo momento, hanno potuto continuare ad emettere fatture cartacee. La situazione, però, sta per cambiare completamente.

Si sta andando verso l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le partite IVA, nessuna tipologia esclusa. L’Unione Europea ha infatti dato il suo lasciapassare all’estensione ai forfettari e ai contribuenti in regime di vantaggio. Nonostante l’ampia diffusione di questo sistema, i dubbi sono per alcuni ancora molti:

Da quando entra in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari? Non c’è ancora una data ufficiale, ma ormai la strada è ben delineata. In un futuro sempre più vicino l’obbligo di fatturazione elettronica sarà esteso anche ai regimi forfettari e ciò potrebbe avvenire nel corso del 2022.

L’obbligo di fatturazione elettronica è peraltro già previsto per i forfettari per fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione, con la conseguenza di dover osservare due gestioni separate, quella cartacea e quella elettronica.

Cosa cambia per le partite IVA a regime forfettario? Anche le partite IVA a regime forfettario dovranno adattarsi al nuovo sistema e, quindi, abbandonare per sempre la fattura cartacea ed emettere esclusivamente documenti contabili informatici e trasmetterli al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è una fattura elettronica? La fattura elettronica è un documento digitale prodotto, secondo la normativa, in formato XML. Contiene informazioni, come dati del mittente e del destinatario, importi e tipo di prestazioni effettuate.

Perché è necessario un software di fatturazione elettronica? Un software di fatturazione elettronica permette di creare, inviare e gestire le fatture elettroniche nel formato richiesto dalla legge. A seconda delle sue funzionalità, inoltre, può semplificare diversi aspetti dell’organizzazione lavorativa.

Software per fatturazione elettronica forfettari: come scegliere il migliore

Sul web è possibile accedere a numerose soluzioni per emettere le fatture elettroniche. Tra queste, la scelta migliore è sicuramente quella di optare per l’utilizzo di un software che, oltre a permette la creazione di fatture in formato XML, il loro invio al SdI e l’apposizione delle firma digitale, offra anche servizi che consentono una più facile organizzazione dei processi lavorativi.

Ci sono, infatti, funzioni che agevolano tutte le fasi del lavoro, non solo il momento della fatturazione, ma anche le vendite (ad es. con l’aggiornamento dei listini e la gestione di agenti e provvigioni), l’acquisto (con la predisposizione di registri), i pagamenti, la gestione dei clienti (grazie a utili anagrafiche), dei magazzini e dell’e-commerce, garantendo così un notevole risparmio di tempo e denaro. Non tutte le piattaforme, quindi, sono uguali: come scegliere quella adatta alle proprie esigenze?

Innanzitutto, un software per la fatturazione elettronica deve semplificare il lavoro dell’utente e non complicarlo. Deve, quindi, avere un’interfaccia intuitiva e facile da utilizzare, in cui le diverse funzionalità siano ben organizzate. L’esperienza di utilizzo deve, quindi, risultare semplice e piacevole. 

È bene, inoltre, valutare anche le diverse modalità di accesso al software. È utilizzabile anche dai dispositivi mobili come smartphone e tablet? Si tratta di una considerazione importante da fare: non sempre, infatti, si ha a disposizione un PC e, qualora ce ne sia la necessità, si devono poter effettuare operazioni in qualsiasi momento e luogo tramite app. 

Oltre alla creazione di fatture nel formato XML e consentire l’invio al Sistema d’Interscambio, un software può offrire altre funzionalità che semplificano il lavoro di liberi di professionisti e imprese, come la compilazione e l’invio di preventivi, il monitoraggio degli acquisti e l’analisi dell’andamento dell’azienda. Estremamente utile, inoltre, la presenza di uno scadenzario con i pagamenti da effettuare al fine di evitare dimenticanze che possono avere ripercussioni onerose.

Il rapporto con il commercialista, in questo quadro, resta importantissimo. Un buon software di fatturazione elettronica deve permettere una connessione con il consulente o con lo studio commerciale, che deve avere la possibilità di accedere a dati e documenti con un semplice click, in totale trasparenza e sicurezza.

Possono esserci, poi, altre caratteristiche aggiuntive che, oltre a permettere una veloce emissione e gestione delle fatture, semplificano tutti i processi lavorativi. Fatture In Cloud, ad esempio, oltre a presentare tutte le funzionalità citate, consente anche la registrazione automatica degli incassi, la disposizione di bonifici direttamente dall’account e in pochi clic, l’invio in automatico di solleciti di pagamento e l’accesso all’App per smartphone e tablet, grazie a cui è possibile gestire la propria partita IVA in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi. Si tratta, insomma, di uno strumento prezioso, altamente efficiente che offre numerosi vantaggi a cui, difficilmente, si riuscirà a rinunciare.