Come funziona e quanto costa Dropbox

Dropbox è una delle migliori soluzioni per salvare in cloud i propri file, archiviando documenti, foto e video in uno spazio sicuro e sempre accessibile. L’azienda offre fino a 2 GB gratis, altrimenti è possibile attivare uno dei piani tariffari, con costi a partire da 8,25€ al mese per 1 TB di spazio. Oltre alla possibilità di salvare i file su cloud, con Dropbox è possibile usufruire di tantissime funzionalità aggiuntive, per condividere le risorse, modificarle, creare album fotografici e presentazioni, gestire progetti online e sincronizzare tutti i dispositivi collegati.

Che cos’è Dropbox

Dropbox è un servizio di cloud storage per privati e imprese, che mette a disposizione degli utenti un sistema di file hosting per salvare in cloud qualsiasi genere di risorsa. Il servizio è gestito dalla società Dropbox Inc. con sede negli Stati Uniti, un’azienda nata nel 2007 e oggi uno dei leader mondiali nel settore del cloud computing, insieme a Google Drive, iCloud e Amazon Drive. Con Dropbox è possibile salvare su server esterni i propri file, compresi documenti, foto, video e software, utilizzare il servizio di sincronizzazione automatica e richiedere uno spazio cloud privato.

In particolare la società americana fornisce un pacchetto gratuito, con cui è possibile usufruire di uno spazio d’archiviazione fino a 2GB, altrimenti sono disponibili una serie di piani tariffari a pagamento, per aumentare lo spazio in base alle proprie esigenze private e professionali. Attualmente Dropbox conta milioni di clienti in tutto il mondo, fornisce un’interfaccia grafica anche in italiano, inoltre offre tantissime funzionalità innovative e, oltre al sito ufficiale, anche una nuova applicazione per i dispositivi mobili, compatibile con smartphone e tablet Android e iOS.

Come funziona Dropbox 

Dropbox consente di salvare in cloud i file, caricandoli su server di proprietà della società americana, per liberare spazio all’interno del proprio computer o dispositivo mobile. Inoltre permette di sincronizzare i file con altri programmi, per gestire allo stesso tempo la medesima risorsa da terminali differenti. In questo modo un utente può salvare un video in Dropbox, dopodiché un’altra persona può editare il filmato, mentre un ulteriore utente può lavorare successivamente sulla risorsa, ad esempio inserendo dei sottotitoli o usando il video per campagne di marketing.

Con la condivisione dei file è possibile operare da remoto in maniera semplice ed efficiente, si possono gestire gruppi di lavoro con sedi in tutto il mondo, in più il servizio è disponibile anche in modalità offline. Si possono anche creare vari livelli di accesso, per consentire ad ogni utente di visualizzare soltanto alcune risorse. Con Dropbox è possibile evitare rischi per i propri documenti, legati al furto o allo smarrimento dei terminali, e mantenere i file di lavoro al sicuro poiché in qualsiasi momento basta richiedere una copia della cartella, grazia a un sistema di backup automatico.

Come usare Dropbox: download e creazione dell’account

Dropbox è disponibile in due modalità, la versione desktop per collegarsi tramite pc oppure l’applicazione mobile, per utilizzare le funzionalità di cloud storage da qualsiasi device Android e iOS. Per iniziare a usare il servizio è necessario andare sul sito web ufficiale, effettuare la registrazione a Dropbox inserendo il proprio nome e cognome, l’indirizzo email e una password di sicurezza, oppure selezionare l’opzione rapida Iscriviti con Google, che permette di registrarsi tramite il proprio account Google.

Dopodiché bisogna verificare l’indirizzo email, cliccando sul link all’interno del messaggio automatico ricevuto nella casella di posta elettronica, eseguendo infine il download di Dropbox. Infine basta tornare sul portale e scorrere la pagina principale, cliccando sulla voce Versione desktop in basso a sinistra per scaricare il file.exe, avviando l’installazione e seguendo la procedura guidata passo a passo. A questo punto è possibile gestire le proprie risorse dal pc, per caricare, condividere e modificare i file anche offline.

Altrimenti basta andare sul portale ufficiale di Dropbox, accedere con le proprie credenziali e utilizzare la modalità online. Invece per usare il servizio dal proprio dispositivo mobile è necessario scaricare l’App Dropbox, effettuando il download su Google Play Store per smartphone e tablet Android, oppure su iTunes per iPhone, iPad e iPod Touch iOS. In alternativa è possibile scaricare l’applicazione dal sito web di Dropbox, cliccando sulla voce App mobili in basso a sinistra e inserendo il proprio numero di telefono, per ricevere il link di download via SMS, oppure l’indirizzo di posta elettronica per ottenere il link per email.

Come caricare file su Dropbox

Caricare un file all’interno di Dropbox è veramente semplice, infatti basta accedere al proprio account, aprendo il programma installato nel pc o utilizzando la versione desktop online, ed entrare nell’interfaccia di gestione delle risorse. Qui è possibile visualizzare tutti i file lavorati, quelli eliminati, le cartelle e le risorse condivise con altri utenti. Per caricare un file su Dropbox bisogna soltanto cliccare sulla voce Carica file a destra, selezionare il documento, la foto o  il video e confermare l’operazione.

A questo punto è possibile modificare il file, basta cliccare sull’icona a forma di occhio a destra per accedere alla schermata di editing, dove si possono inserire commenti, evidenziare una parte della risorsa, applicare lo zoom, stampare il documento, visualizzare le informazioni, visionare le attività svolte da altri utenti oppure scaricare il file. Allo stesso modo si possono anche creare cartelle all’interno di Dropbox, per organizzare i file in categorie. Per farlo bisogna cliccare su Nuova cartella, scegliere un nome e inserire le modalità di accesso, lasciando la cartella riservata o aggiungendo delle persone specifiche.

Come condividere file e cartelle su Dropbox

Una delle funzionalità più interessanti di Dropbox consiste nella condivisione di file e cartelle, un’operazione che avviene tramite l’invio di appositi link di collegamento, che permettono agli altri utenti di visualizzare le risorse. Anche in questo caso basta accedere al programma installato nel proprio pc, oppure andare sul portale di Dropbox ed entrare nella propria area riservata di lavoro. Dopodiché basta selezionare una risorsa, inserendo la spunta blu sulla casella laterale, cliccare sui tre puntini a destra del nome del file e scegliere l’opzione Condividi.

Con Dropbox si possono condividere anche intere cartelle, cliccando su Condividi a destra del file, inserendo l’indirizzo email del destinatario, aggiungendo eventualmente un messaggio e scegliendo Crea link. L’altro utente riceverà un’email da Dropbox, contenente un link di collegamento per accedere alla risorsa, che potrà modificare o soltanto visualizzare in base al tipo di autorizzazione impostata. Oltre a ciò è possibile creare cartelle condivise, per gestire un progetto online insieme ad altre persone, specificando i contatti che potranno accedere in maniera automatica.

Come sincronizzare Dropbox con il pc

Una funzione di Dropbox molto importante è la sincronizzazione dei file, un’opzione che consente di aggiornare tutte le modifiche effettuate in tempo reale, attualizzando i server del servizio di cloud computing. Di solito ciò avviene in maniera automatica, quindi ogni volta che si realizza un’operazione su un file o una cartella, dopo aver salvato la modifica il sistema aggiorna immediatamente le risorse in cloud. In questo modo qualsiasi utente può accedere subito all’ultima versione del file, evitando di visualizzare risorse non recenti.

Per velocizzare ulteriormente questo servizio è possibile attivare la sincronizzazione LAN, che permette a Dropbox di scovare i file anche quando si trovano in una rete locale. Per usare questa funzionalità bisogna scaricare il programma Dropbox sul proprio pc, autorizzando il firewall di Windows per far si che non blocchi il software. L’unica autorizzazione richiesta è l’accesso a TCP e UDP sulla porta 17500, quindi basta controllare che siano attivate queste due impostazioni.

La sincronizzazione avviene automaticamente con qualsiasi dispositivo, quindi non solo da pc ma anche da smartphone e tablet. Quando invece si lavora un file in modalità offline, dunque senza connessione a internet, è possibile incappare in risorse vecchie, tuttavia il sistema invia sempre una notifica qualora fosse presente un file più aggiornato. In alcuni casi possono però comparire dei messaggi di errore, ad esempio se la risorsa è in uso in quel momento, se non è presente abbastanza spazio disponibile su Dropbox, in mancanza delle autorizzazioni necessarie o per l’assenza della connessione internet.

Archiviazione, gestione e condivisione delle foto su Dropbox

Con Dropbox è possibile creare album fotografici in cloud, per salvare nello spazio d’archiviazione tutti gli scatti più importanti. In questo modo le foto saranno sempre al sicuro, non occuperanno spazio nella memoria del telefono o del pc, inoltre è possibile modificare e condividere le immagini con i propri contatti. Per creare un album con Dropbox basta andare sul sito ufficiale, accedere all’area riservata inserendo le proprie credenziali, cliccare sulla voce Nuova cartella dal menù di destra, scegliere un nome e caricare le foto o un’intera cartella di immagini.

Dopodiché è possibile condividere l’album, attivando l’opzione Cartella condivisa o cliccando su Condividi un link, per inviare tramite email il collegamento della cartella a un’altra persona. Per visualizzare le foto si può seguire un percorso alternativo, attraverso la funzione Vista galleria, situata anch’essa all’interno della schermata principale dell’account Dropbox. Il servizio supporta vari tipi di file, tra cui JPEG, RAW, PNG, ma anche video, PDF e altri file realizzati con Adobe o il pacchetto Office di Microsoft.

App Dropbox per Android e iOS

Oltre alla versione desktop per pc, Dropbox mette a disposizione degli utenti anche un’applicazione per i dispositivi mobili, compatibile con smartphone e tablet Android oppure iPhone, iPad e iPod Touch iOS. L’app è scaricabile gratuitamente su Google Play Store e iTunes, altrimenti basta andare sul portale di Dropbox e cliccare sulla voce App mobili, in fondo alla schermata principale, scegliendo se ricevere il link di download tramite SMS o email.

L’applicazione permette di usufruire di tutte le funzionalità della versione per il pc, inoltre è possibile caricare foto e file usando le applicazioni native del dispositivo. Da Android basta aprire l’app Dropbox, entrare nelle impostazioni, toccare la voce Attiva caricamenti da fotocamera e selezionare Consenti, mentre da iOS bisogna accedere al menù principale dell’app, toccare Caricamenti da fotocamera e impostare le opzioni Attivo e Carica. Con l’app Dropbox si possono anche scansionare documenti e ricevute con la fotocamera del telefono, caricandoli direttamente sul cloud di Dropbox.

Funzionalità aggiuntive di Dropbox

Oltre alla possibilità di archiviare file in cloud, Dropbox mette a disposizione degli utenti molte altre funzionalità. Ad esempio è possibile utilizzare il programma Dropbox Paper, un’area di lavoro online che permette gestire progetti digitali con altri utenti in modalità condivisa in tempo reale, per realizzare riunioni, meeting, incontri e seguire le attività di gruppo. All’interno della piattaforma è possibile inviare messaggi, scambiarsi file e risorse, invitare contatti e mostrare documenti agli altri utenti.

Un’altra funzionalità è Dropbox Showcase, un servizio di editing avanzato, che consente di personalizzare i propri file online tramite il sistema di cloud storage. Si possono creare layout professionali, inserire didascalie e informazioni, condividere file e costruire anteprime, mettendole a disposizione degli altri utenti della community di Dropbox. In questo modo si può ottenere un riscontro in poco tempo, per testare l’interesse delle persone o ricevere commenti su una presentazione di lavoro, per migliorarla prima della comunicazione ufficiale.

Quanto costa Dropbox: i piani tariffari

Dropbox prevede una serie di piani tariffari, tuttavia è possibile registrarsi gratuitamente, usufruendo del servizio di cloud storage senza pagare nulla, ottenendo uno spazio d’archiviazione fino a un massimo di 2 GB. Per aumentare tale valore è possibile sottoscrivere uno degli abbonamenti a pagamento, scegliendo tra due opzioni per gli utenti singoli e due piani per i gruppi e le aziende. Per ogni soluzione si può ottenere un periodo di prova di 15 giorni, per testare il servizio e alla fine decidere se confermare o annullare l’iscrizione.

Nel primo caso si può richiedere il profilo Dropbox Plus, che a 8,25€ al mese propone fino a 1 TB di spazio d’archiviazione, la cronologia a 30 giorni, la cancellazione automatica dei file in caso di furto o smarrimento dei dispositivi collegati, l’autenticazione a due fattori, l’integrazione con il pacchetto Office 365 e l’assistenza prioritaria via email. In alternativa è possibile attivare il piano Dropbox Professional a 16,58€ al mese, che include tutte le funzionalità dell’opzione precedente, più l’assistenza via chat, l’accesso al servizio Dropbox Showcase, il controllo di sicurezza dei link condivisi, la cronologia a 120 giorni e fino a 2 TB di spazio in cloud.

Per quanto riguarda i piani tariffari per i team e le aziende, Dropbox prevede due soluzioni: l’opzione Standard e quella Advanced. La prima richiede un pagamento di 12,5€ al mese per ogni utente registrato, offrendo tutti i servizi di Dropbox Professional più il programma di gestione dei gruppi, la console d’amministrazione e fino a 3 TB di spazio d’archiviazione. La versione Advanced invece comprende anche spazio su cloud illimitato, sistema di approvazione dei dispositivi collegati, programma di monitoraggio e supporto telefonico, con un costo di 20€ per ogni utente.