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Come cercare un file in Google Drive

Google Drive non brilla per organizzazione e pulizia dello spazio di lavoro: è un grande calderone dove vanno a finire i nostri file in cloud e spesso trovarli non è affatto facile

Google Drive ci aiuta a gestire e a archiviare in cloud tutti i nostri file. In pratica in questo spazio gratuito possiamo conservare tutti i nostri file più importanti (come pdf, fogli excel, presentazioni, documenti) sia quando accediamo alla versione base gratuita sia se abbiamo scelto piani aziendali. Google Drive ha un grande potenziale di produttività se gestito correttamente, ma non tutti lo gestiscono correttamente.

Anzi, al contrario, la maggior parte degli utenti usa Google Drive come un semplice deposito di file. L’interfaccia di Drive, infatti, non stimola affatto l’utente ad essere ordinato: è possibile creare cartelle e dividere i file per tipo, data o altri parametri ma quasi nessuno lo fa. Per fortuna, però, Google Drive sopperisce a questo problema con funzioni di ricerca avanzate: anche se i file sono sparsi chissà dove, in un modo o nell’altro Google ci aiuta a trovarli. La ricerca, d’altronde, è il mestiere principale di Google. Ecco, allora, come utilizzare i chip di ricerca di Google Drive, che altro non sono se non i filtri attraverso i quali è possibile fare ordine e trovare ciò che cerchiamo.

Cosa sono i chip di ricerca in Google Drive

Cercare documenti nell’immenso mare di Google Drive, soprattutto se si sono archiviati centinaia di file nel corso degli anni, può risultare complesso. In proposito giungono in aiuto i "chip di ricerca". In generale possiamo definirli come filtri per le ricerche in Google Drive.

Ogni chip ha uno scopo specifico e può restringere la ricerca a dettagli molto precisi o anche a determinate circostanze. Dopo aver inserito il titolo nella barra di ricerca di Google Drive, infatti, possiamo vedere i diversi chip che aiutano a restringere il campo di ricerca per:

  • Posizione
  • Tipo di file
  • Persone
  • Ultima modifica
  • Solo titolo
  • Stato di lavorazione

Utilizzare i chip di ricerca in Google Drive

Il motivo per cui questi chip sono stati aggiunti a Google Drive è dovuto in parte al modo in cui le persone di solito cercano un file: quasi mai si ricordano esattamente i dettagli del file, spesso neanche il nome esatto. Il che aggiunge disordine alla confusione che già regna nel nostro Google Drive.

Quando usiamo il chip "Posizione" vediamo esattamente dove è stato archiviato un file. Google Drive immagazzina i file esattamente come accade su un disco rigido, ossia in cartelle o directory predefinite o eventualmente nominate da noi. Possiamo spostare i file in cartelle diverse, come elementi condivisi, speciali o nel cestino. Molto utile per chi ricerca i file eliminati di recente.

Con "Tipo di file" possiamo selezionare una ricerca in base all’estensione: docx per i documenti di testo, xlsx per i fogli di calcolo e poi foto, video e persino disegni. Questa ricerca è utile per chi ha bisogno di trovare velocemente file di una certa tipologia, restringendo così notevolmente il campo.

Con il chip "Persone" possiamo cercare file in base a chi è il proprietario del file o a chi ce lo ha inviato. É molto utile per gli utenti che utilizzano Google Drive per lavoro o ricevono spesso file, in quanto possono restringere le ricerche facilmente in base al mittente. Inoltre, passando il cursore sul nome della persona proprietaria del file per definire se si desidera cercare i file di sua proprietà o condivisi.

Il chip "Ultima modifica" probabilmente è il filtro di ricerca più familiare alla maggior parte degli utenti. Con questo chip, è molto facile trovare i file semplicemente definendo il periodo entro cui è stato creato o modificato l’ultima volta. Una tipologia di ricerca molto utile per chi lavora spesso su diversi file.

Ricerca su Google Drive con le date

Una ricerca interessante può essere svolta usando come base il tempo:

  • In data odierna
  • Ultimi 7 giorni
  • Ultimi 30 giorni
  • Quest’anno (20XX)
  • L’anno scorso (20XX)

Questo chip di ricerca aiuta quegli utenti che hanno ben chiaro l’intervallo di tempo entro cui sono stati prodotti i file, ad esempio tutte le fatture di un determinato mese..

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