Come creare e inviare preventivi online? La guida
Grazie a un software per preventivi online oggi è possibile creare e inviare questi documenti da qualunque supporto e ovunque ci si trovi: ecco come fare
Grazie alla rivoluzione digitale, creare e inviare preventivi non è più un lavoro oneroso e faticoso come un tempo, quando si poteva fare esclusivamente in ufficio e affidandosi a carte e documenti accumulati sulla scrivania.
Questa operazione oggi diventa molto più veloce grazie ai software preventivi che semplificano la vita dei commercianti e consentono di lavorare in cloud, gestendo tutte le pratiche online e ovunque ci si trovi.
Utilizzare un programma dedicato per l’invio di preventivi online oggi è la scelta migliore. Vediamo com’è facile farlo senza rischiare errori e quali sono tutti i vantaggi.
Come funziona un software per preventivi in cloud
Un tempo inviare un preventivo online era un’odissea: bisognava sempre essere in ufficio, quindi attendere anche diversi giorni lavorativi, avere tutti i dati sotto mano e attendere di poter incontrare fisicamente il potenziale cliente per la consegna. Questo processo portava spesso a mancate vendite.
Attualmente, grazie alla diffusione di software per preventivi in cloud è possibile creare e gestire il processo anche in pochi minuti anche mentre si è in viaggio o a casa. Infatti, una soluzione di questo tipo permette di creare e inviare preventivi ovunque ci si trovi, usando computer, smartphone o tablet. Basta avere una connessione a Internet per terminare l’operazione.
Un software per preventivi è studiato per velocizzare e semplificare al massimo il lavoro.
Innanzitutto, dopo aver effettuato l’accesso in modo sicuro al software è possibile aprire il documento del preventivo e scoprire che ogni campo è autocompilante. Ciò significa che è possibile iniziare a scrivere il nome di un cliente e il programma suggerisce come completare la voce.
I dati vengono estratti dall’anagrafica del cliente in questione, creata in precedenza. Non sarà quindi più necessario ricordare il nome, la ragione sociale o altri dati, come la Partita IVA. Tutto verrà compilato in modo automatico, riducendo così le probabilità di errori.
Il cliente è nuovo e non presente in anagrafica? Alcuni software offrono la possibilità di trovarne i dati all’interno delle principali banche dati delle aziende italiane e di inserirle all’interno del preventivo con un clic.
Si può poi selezionare il tipo di servizio: prezzi e dettagli si autocompileranno creando così il preventivo in pochi secondi.
Una volta compilato, il preventivo viene inviato all’email del destinatario. Quando quest’ultimo apre il messaggio, il software invia una conferma di apertura al mittente, che in questo modo è sicuro di aver completato l’operazione con successo.
Quali sono i vantaggi di un software per preventivi
Una soluzione di questo tipo ha tanti vantaggi. Innanzitutto, i migliori programmi permettono di lavorare online senza bisogno di essere in ufficio o avere con sé un computer. Basta anche uno smartphone o un tablet, l’importante è avere credenziali e connessione.
Chi non ha con sé i dati del cliente o non ricorda con esattezza i prezzi dei singoli servizi, può ritrovare tutto nel software che lavora in cloud; quindi, non conserva le informazioni su un PC, , ma all’interno di server sicuri, accessibili online. Così, ogni volta che si deve usare il servizio basta collegarsi alla rete e si hanno tutti i dati necessari per inviare un preventivo.
Un software di questo tipo permette anche di personalizzare i documenti inviati. Infatti, molti programmi dispongono di template precompilati o danno l’opportunità di modificarli inserendo nuovi colori, font e anche il logo dell’azienda.
Naturalmente, per gestire al meglio ogni lavoro è importante scegliere con cura il software, tenendo conto che il mercato offre tante alternative ma che sono poche quelle davvero efficaci e valide.
