I vantaggi della PEC per i professionisti: tempi brevi e meno errori

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Tutti gli imprenditori e i liberi professionisti hanno almeno due aspetti in comune: il bisogno di ottimizzare ogni secondo del loro tempo e i continui impegni, che lasciano poco spazio alla gestione delle questioni amministrative e burocratiche. Così, spesso tra una riunione, una call e una trasferta il tempo libero scarseggia e lo stress aumenta.

La PEC può essere di enorme aiuto a tutti i liberi professionisti con Partita IVA, anche a chi per Legge non è obbligato ad averla. Questo strumento permette di ridurre in modo drastico i tempi di gestione aziendale e minimizza gli errori. In questo modo, il lavoratore può concentrarsi ancora meglio sui propri impegni e sulla crescita della propria attività. Molti lavoratori e privati non si sono ancora dotati di un indirizzo di posta certificata perché non obbligatoria, eppure una PEC può davvero rivoluzionare la quotidianità di tutti: si pensi, per esempio, al risparmio di tempo legato all’invio e alla ricezione di documenti formali. La PEC ha la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma ha enormi vantaggi in più. Vediamo quali sono nel dettaglio.

PEC per professionisti, scambiare documenti in modo sicuro e rapido

Quante volte un imprenditore o libero professionista si ritrova a fare lunghe file in un qualsiasi ufficio pubblico, dall’avvocato, commercialista o notaio per consegnare un contratto, firmare e ritirare un documento o gestire pratiche di vario tipo.

Tutte queste operazioni che richiedono normalmente ore di tempo possono essere gestite comodamente dal proprio PC o addirittura da smartphone o tablet tramite PEC. Avere un indirizzo di posta certificata significa scambiare documenti in modo rapido e sicuro, avendo la certezza del loro valore legale, ma anche che rimangano intatti per sempre e non si perdano tra i tanti documenti cartacei conservati in uno o l’altro ufficio.

Inoltre, tra l’invio e la consegna dei documenti passano pochi secondi, mentre quando si invia una raccomandata con ricevuta di ritorno si devono attendere le tempistiche – a volte piuttosto lunghe – della posta tradizionale.I vantaggi della PEC: conferma di ricezione e validità legale

Un ulteriore vantaggio della PEC è che si ha la sicurezza che in temi estremamente rapidi il destinatario riceva il messaggio. Infatti, il gestore della posta certificata dopo aver verificato che il messaggio è corretto invia al proprietario dell’account una ricevuta di avvenuta spedizione che rappresenta la prova legale dell’avvenuta spedizione e garantisce che il messaggio sia integro e non corrotto. Segue la ricevuta di avvenuta consegna: l’email è effettivamente arrivata nella casella del destinatario.

Se, invece, ci sono problemi il gestore entro 24 ore invia al mittente una ricevuta di mancata consegna. Per esempio, il problema può insorgere se l’indirizzo email del destinatario non è corretto. In questo caso, il professionista viene a conoscenza subito dell’errore e può riparare. Ciò non succede con una normale raccomandata AR che può perdersi e causare enormi problematiche a chi spedisce.

Il valore legale è effettivo solo se le email sono spedite da un indirizzo PEC all’altro. Se, invece, si spedisce un messaggio da una casella di posta tradizionale a una PEC non si ha la stessa sicurezza.

Quindi, per annullare i rischi legati allo smarrimento di una raccomandata cartacea o errori di consegna è cruciale dotarsi di un account di posta certificata e usarlo per tutte le comunicazioni formali.

Senza contare il risparmio da punto di vista economico. In media, il costo di un abbonamento annuale a un servizio di posta certificata copre il costo di due raccomandate cartacee. Ma con un abbonamento è possibile inviare una enorme quantità di email certificate all’anno.

Conservazione digitale e riduzione della carta: come funziona

I vantaggi della PEC non riguardano solo l’invio e la ricezione, ma anche l’archiviazione sicura e duratura di tutti i messaggi e documenti scambiati. Tutto viene conservato nel database della casella di posta e ogni elemento può essere trovato in pochi secondi grazie alla ricerca interna.

Questo permette al proprietario dell’account di risparmiare tempo, evitando di stampare documenti e conservarli in ufficio, rischiando di perderli con l’andare del tempo. In questo modo, si risparmia tempo, spazio e si fa una scelta sostenibile.

La riduzione degli errori è impressionante senza contare che in questo modo non si perde neanche un documento: tutto è salvato in modo automatico.

La PEC si rivela così uno strumento cruciale per tutti, professionisti e privati, anche per coloro che per legge non sono obbligati ad averla.

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In collaborazione con Libero Mail PEC