Posta elettronica Certificata, un’occasione da non perdere
Con la sempre maggiore diffusione dello smart working, la Posta certificata può diventare lo strumento di comunicazione perfetto per ogni esigenza
Se fino a qualche tempo fa si trattava di una sperimentazione o di un evento straordinario, da ora in poi saremo “costretti” a farci i conti molto più frequentemente. Lo smart working, causa Coronavirus, diventerà sempre più una parte integrante della nostra organizzazione lavorativa.
Questa constatazione porta con sé la necessità di cercare nuovi strumenti lavorativi e “nuovi” mezzi di comunicazione che consentano di poter continuare a svolgere l’attività lavorativa anche se non siamo in ufficio. Ad esempio, sarà fondamentale scegliere la miglior piattaforma per videochiamate e videoconferenze, in modo da poter ugualmente incontrarsi con colleghi e clienti anche se non in presenza. Si dovranno poi selezionare con accortezza altri strumenti, utili a comunicare in maniera ufficiale sia all’interno sia all’esterno della propria azienda. Non sempre, infatti, un semplice messaggio di posta elettronica può essere sufficiente per “accontentare” il proprio interlocutore.
Le potenzialità della Posta Elettronica Certificata
In uno scenario in cui lo smart working – o, quanto meno, i webinar e i meeting di lavoro a distanza – la farà da padrone per ancora lungo tempo, la Posta certificata ricopre un ruolo di primaria importanza. Grazie alla PEC, infatti, aziende, cittadini ed Enti della Pubblica Amministrazione potranno restare in contatto anche a distanza e senza perdere nulla dal punto di vista legale.
Secondo l’ordinamento legislativo italiano, infatti, la PEC ha lo stesso valore legale di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Ciò vuol dire che la posta certificata consentirà di certificare l’orario di spedizione e l’avvenuta ricezione del messaggio: un elemento imprescindibile nel caso in cui, ad esempio, si deve partecipare a un bando di concorso pubblico o si deve inviare la disdetta di un contratto per un servizio in abbonamento (come la pay TV o il contratto telefonico).
La PEC, poi, permette di risparmiare tempo e denaro. Grazie a registri pubblici come INI-PEC o Indice PA sarà possibile trovare nel giro di pochi secondi gli indirizzi di tutte le aziende e i professionisti del nostro Paese e i “domicili digitali” degli enti della Pubblica Amministrazione. Non ci sarà bisogno, dunque, di perdere tempo nel cercare numeri di telefono o indirizzi come accadeva qualche tempo fa: basterà inserire una chiave di ricerca nelle due piattaforme citate e il gioco è fatto.
Anche a livello economico la Posta Certificata garantisce vantaggi rispetto alla raccomandata cartacea. Dopo i rincari degli ultimi mesi, infatti, una singola raccomandata con ricevuta di ritorno ha un costo minimo di 5,40 euro (prezzo destinato a salire con il peso del plico), mentre aprire una casella di posta certificata con Libero Mail PEC ha un costo a partire da 14,90 euro. Insomma, poco più di due raccomandate cartacee.
I vantaggi della PEC per lo smart working
Caratteristiche che rendono la Posta certificata un alleato fondamentale per chiunque si ritrovi a lavorare da casa. Come visto, la PEC consente di rimanere in contatto con chiunque in maniera semplice e veloce. Per inviare un messaggio certificato, tanto per fare un esempio, non si dovranno rispettare orari di apertura o chiusura di alcun ufficio: sarà sufficiente avere un dispositivo connesso alla Rete per inviare una PEC, a qualunque ora del giorno o della notte.
L’utilizzo di una casella di posta certificata, inoltre, evita sprechi di carta e altri materiali di cancelleria: la ricevuta, così come il messaggio e i documenti allegati, saranno tutti inviati e archiviati in formato digitale fino a quando l’utente non deciderà di cancellarli. Da un mero punto di vista teorico, dunque, un messaggio certificato non ha “data di scadenza” ed è l’ideale per l’invio di importanti documenti di lavoro.
