Come convocare l’assemblea condominiale via PEC: regole e normativa

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Sono sempre di più gli amministratori di condominio che scelgono di convocare l’assemblea condominiale via PEC. La posta certificata è ricca di vantaggi; rappresenta una soluzione moderna e pratica che sta rivoluzionando gradualmente anche questo settore e che molti utenti apprezzano, perché veloce e semplice da ricevere e notificare.

Rispetto alle classiche lettere che si usavano fino a pochi anni fa, la PEC consente di inviare qualsiasi tipo di comunicazione in modo veloce e tenerne traccia, senza il rischio che si perda nella cassetta della posta o che venga recapitata alla persona sbagliata. Inoltre, assicura che i condomini ricevano comunicazioni univoche e nei tempi previsti dalla Legge. In questo modo, tutti gli interessati sono allineati tramite la stessa email di posta elettronica certificata. L’uso della PEC migliora anche la reputazione e la credibilità dell’amministratore agli occhi dei condomini, perché si tratta di uno strumento innovativo e sicuro. I vantaggi della posta certificata sono reali solo se si seguono specifiche regole, in particolare quando si utilizza tale soluzione per convocare le assemblee condominiali. Vediamo, quindi, come impiegare la PEC per la convocazione di un’assemblea di condominio.

Convocazione assemblea condominiale via PEC: cosa dice la normativa

La convocazione all’assemblea condominiale è un momento delicato, che deve seguire specifiche regole, spiegate nella normativa di riferimento. Nello specifico, ci si deve attenere all’articolo 66, comma 3, delle Disposizioni attuative del Codice Civile, che stabilisce che l’avviso deve essere effettuato almeno 5 giorni prima della data della prima convocazione e si può effettuare in diversi modi: posta raccomandata, fax, consegna a mano e PEC. Questa comunicazione deve contenere l’Ordine Del Giorno, la data e l’ora dell’assemblea e, nel caso sia previsto anche un meeting online la piattaforma di riferimento tramite cui collegarsi e seguire la riunione.

Se la comunicazione è tardiva o non ha tutti i requisiti richiesti, la convocazione si può annullare in base all’articolo 1137 del Codice Civile.

Quindi, la convocazione dell’assemblea condominiale si può effettuare via PEC ma non via e-mail tradizionale, che comunque non è vietata e si può usare, ma rimarrebbe impugnabile da parte di condomini particolarmente attenti. Per prudenza è sempre indicata come certamente valida la posta certificata.

Cosa scrivere nell’email PEC di convocazione dell’assemblea di condominio

La PEC per la convocazione dell’assemblea deve essere chiara e contenere tutti gli elementi necessari. Si può inviare dall’indirizzo dell’amministratore di condominio, in modo che sia riconoscibile a prima vista a tutti i condomini, oppure da un delegato.

Prima di inviare l’email è consigliabile domandare direttamente ai condomini eventuali indirizzi PEC in loro possesso in modo da inviare le comunicazioni legate al condominio; oppure cercare in registri pubblici come l’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali) sempre dietro consenso del condomino. In loro assenza, è preferibile usare altri metodi di notifica.

L’oggetto della PEC deve essere chiaro e sintetico, per esempio si può scrivere “Convocazione Assemblea Condominiale” seguita dalla locazione del condominio (per esempio, Viale Marconi 23) e la data prevista.

Si prosegue, poi, con il corpo dell’email. Dopo un saluto introduttivo generale, si invitano i signori condomini a partecipare all’assemblea. Occorre scrivere la data della prima convocazione e quella della seconda, aggiungendo anche lo spazio e l’indirizzo corretto in cui ci sarà la riunione. Bisogna, poi, aggiungere eventuali riferimenti alla possibilità di partecipare in video-call, segnalando il link per collegarsi e l’Ordine del Giorno, ovvero tutte le tematiche che si affronteranno in riunione.

Infine, occorre avvisare i lettori della presenza di alcuni documenti, che l’amministratore deve allegare all’email PEC, ovvero:

• Bilancio consuntivo
• Bilancio preventivo
• Eventuali documenti aggiuntivi relativi ai punti all’ordine del giorno

Come scegliere il servizio email PEC per condominio

La gestione delle comunicazioni nell’ambito condominiale dipende anche dal servizio PEC selezionato. Infatti, la qualità della piattaforma gioca un ruolo cruciale e deve soddisfare alcuni requisiti importanti. Innanzitutto, la sicurezza dei dati, perché tramite PEC ci si scambiano informazioni sensibili e molto riservate, come le quote da pagare, i saldi e anche eventuali debiti del condominio. La conformità Legale è un altro requisito importante, così come l’affidabilità del servizio, che deve garantire che le informazioni arrivino a destinazione in modo corretto ed emettere le ricevute di avvenuta consegna. Anche l’Assistenza Clienti è importante perché l’amministratore deve poter contare su un servizio attento e disponibile a risolvere ogni problema.

C’è poi la memoria, che deve adattarsi alle esigenze del singolo amministratore, che è tenuto all’archiviazione digitale di grandi quantità di dati.

Chi è impegnato nella scelta di un nuovo servizio PEC adatto ad amministratori condominiali può affidarsi a diverse alternative, tra queste spicca Libero Mail PEC che ha tutti i requisiti necessari per accompagnare l’amministratore nel suo lavoro. È proposto in due piani.

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