Come creare un database di email di qualità
Avere un database di email da utilizzare nella propria strategia di comunicazione è fondamentale: ecco come crearlo e ottimizzarlo
Creare un database di email di qualità è fondamentale per il successo di un business. Questo elemento, infatti, se ben strutturato e organizzato consente di raggiungere potenziali clienti e fidelizzare quelli già presenti, facilitando la promozione e comunicazione di offerte, aggiornamenti e contenuti rilevanti.
Naturalmente, non si possono confondere i database proprietari, costruiti internamente attraverso interazioni volontarie con i clienti, con le liste di email acquistate. Queste ultime sono spesso sconsigliate poiché, non solo violano le normative sulla privacy ma possono anche disturbare il destinatario, che non è realmente interessato al brand. La soluzione è impegnarsi per accumulare in modo graduale contatti mirati magari tramite eventi, fiere oppure online. Con il giusto impegno è possibile creare liste diversificate ed efficaci. Vediamo come fare e quali vantaggi può portare un’attività di questo tipo.
Perché creare un database di email
Il database di email non è altro che un archivio caratterizzato da un indirizzo email e dalla persona che lo possiede. Ma per renderlo davvero efficace, uno strumento di questo tipo deve essere parlante. Ciò significa che ogni contatto ha un significato preciso per un’azienda, e a questo corrisponde un’azione specifica.
Per esempio, il contatto di un cliente che magari non fa un acquisto da tempo può essere usato per scrivergli la email perfetta e convincerlo a tornare, magari per acquistare il prodotto appena lanciato dal brand e pensato per lui. In questo modo si sente nuovamente preso in considerazione, è coinvolto e si hanno maggiori opportunità di fidelizzarlo a lungo termine.
A tal proposito, si parla di database segmentati, dove per ogni gruppo di email si può ipotizzare un’azione particolare.
In poche parole, possedere un elenco aggiornato di indirizzi email aziende e privati facilita l’invio di comunicazioni mirate, promozioni e aggiornamenti, incrementando l’engagement e le opportunità di business.
È importante distinguere tra database proprietari e liste acquistate, dove i primi sono il frutto di interazioni reali e quindi di un impegno costante dell’azienda o del libero professionista nella raccolta in prima persona dei dati dei suoi contatti. Questi possono essere clienti, collaboratori, fornitori e così via. I dati possono essere raccolti durante una fiera, un evento, per una campagna pubblicitaria online etc.
Da cosa sono accomunati tutti questi contatti? Dal fatto che sono loro ad aver dato il loro consenso all’azienda per essere ricontattati, perché sono realmente interessati a ciò che l’azienda offre.
Le liste di email acquistate sono caldamente sconsigliate: si tratta di un metodo non etico e potenzialmente in violazione delle leggi sulla protezione dei dati, senza contare che possono contenere contatti non interessati al brand.
Come creare un database di email efficace
Per costruire un database email solido e conforme alle normative, è consigliabile adottare diverse strategie di raccolta degli indirizzi email che possono esistere online oppure offline.
Operare online è sicuramente il metodo più veloce ed efficace per acquisire una grande quantità di indirizzi email interessanti in breve tempo. Per esempio, questo si può fare integrando moduli di iscrizione dentro il sito web aziendale. I visitatori, così, possono iscriversi per avere notizie dell’azienda o fare specifiche domande. In questo caso, è importante includere campi per raccogliere informazioni rilevanti, come nome, indirizzo email e preferenze, rispettando sempre le normative sulla privacy. Un altro metodo è rappresentato dai social media, ottimi canali per raggiungere potenziali clienti in modo totalmente etico ed efficace.
Se, invece, si vogliono raccogliere i contatti nel mondo reale, il modo migliore è la partecipazione ad eventi di settore, fiere, convegni, network di ogni tipo. In tutti questi casi raccogliere i contatti dei partecipanti interessati ai prodotti o servizi offerti può arricchire il database con lead qualificati. Anche in questo caso è importante ottenere il consenso esplicito per l’invio di comunicazioni future.
Se si ha una sede come un punto vendita, si possono acquisire i contatti dei propri clienti incentivandoli con uno sconto o un coupon. Questo approccio attira utenti realmente interessati, aumentando la qualità del database.
Come ottimizzare il database di email
Una volta acquisiti gli indirizzi email, il lavoro non è affatto terminato, anzi è proprio qui che occorre impegnarsi per farlo fruttare. Oltre a pensare alle azioni specifiche per fidelizzare e attirare i contatti, occorre mantenere il database sempre aggiornato e pulito per garantire l’efficacia delle campagne di comunicazione.
Ma come si può ottimizzare il proprio database di email? Innanzitutto, è fondamentale effettuare un controllo regolare dei contatti, rimuovendo quelli obsoleti, magari le email non esistenti o inattive. Questo passaggio migliora la cosiddetta deliverability, cioè la capacità di un messaggio di raggiungere la casella di posta del destinatario, e riduce il rischio di essere segnalati come spam.
Come abbiamo già detto, la segmentazione dei contatti è un ottimo modo per far fruttare il database. Dividere i contatti in gruppi in base a criteri specifici (clienti potenziali o effettivi, età, genere, interessi, posizione geografica etc.) permette di inviare messaggi personalizzati e aumentare il coinvolgimento del pubblico.
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