Scrivere una mail professionale perfetta: come fare, dall’oggetto alla firma

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In un contesto sempre più digitalizzato, in cui i rapporti interpersonali in presenza si sono ridotti, a vantaggio delle comunicazioni online, scrivere un’email professionale diventa cruciale per trasmettere credibilità e comunicare con colleghi, fornitori e clienti. Produrre un messaggio chiaro, corretto e attento ai dettagli potrebbe sembrare semplice, in realtà è un lavoro ricco di insidie. E anche i più attenti professionisti e imprenditori possono cadere in errore.

Ogni giorno clienti, fornitori e potenziali partner aziendali ricevono decine di email e molte si perdono proprio perché chi le invia non conosce le tecniche per attirare l’attenzione fin dall’oggetto oppure non sa come trasmettere credibilità con il testo o il tono di voce usato. Il rischio è che la comunicazione risulti confusionaria e poco chiara e che il lettore non capisca l’obiettivo della comunicazione, rimanga confuso e, nella peggiore delle ipotesi, chiuda l’email per non riaprirla più. Per evitare questi inconvenienti è molto importante conoscere quali sono le regole per scrivere un’email professionale e affidarsi a un ottimo servizio di posta elettronica pensato su misura per imprese e professionisti.

Perché è importante saper scrivere una mail professionale

Una mail pensata, corretta e chiara assicura importanti vantaggi:

• Migliora la reputazione del mittente
• Rafforza la relazione sociale tra i due interlocutori che possono contare, così, su una comunicazione forte e chiara, libera da ostacoli e da incomprensioni anche se non si incontrano fisicamente
• Semplifica i processi decisionali e le comunicazioni, riducendo ostacoli e perdite di tempo
• Permette di ottenere risultati prefissati: un lavoro, un cliente, un aumento, l’acquisizione di un progetto o un finanziamento.

Quando parliamo di email professionali non ci riferiamo solo al miglioramento della brand reputation ma a una serie di azioni che possono migliorare la propria vita professionale e privata da molti punti di vista.

Alla base di una comunicazione di successo spicca l’utilizzo di un’email aziendale personalizzata, che permette all’interlocutore di capire subito l’identità del mittente e qual è l’azienda di riferimento.

Come scrivere un’email professionale perfetta

La prima regola per produrre un messaggio che risulti professionale già a colpo d’occhio è utilizzare sempre la mail aziendale con dominio personalizzato, che coincida con il nome dell’azienda. Sembra un consiglio superfluo, tuttavia si può rivelare molto utile. Infatti, spesso capita che, per la fretta, si inviino messaggi dall’email personale preimpostata su pc o mobile. Bastano pochi secondi per inviare un messaggio con l’indirizzo errato e rovinare la propria reputazione.

Un secondo aspetto a cui fare attenzione è l’inserimento dei corretti destinatari. Se le persone a cui si vuol mandare l’email sono diverse, è necessario inserire il destinatario principale accanto alla voce “A:” e aggiungere quelli secondari per conoscenza accanto a “CC:” (copia per conoscenza) che leggeranno l’email ma non saranno tenuti a rispondere. Nel caso si voglia nascondere un destinatario basterà inserirlo accanto a “CCN:” (copia per conoscenza nascosta).

Il terzo elemento fondamentale è l’oggetto che deve comunicare in modo chiaro e sintetico il contenuto del messaggio. Allo stesso tempo deve attirare l’attenzione e distinguersi nella Posta in arrivo.

Passiamo poi al corpo del messaggio, che deve comunicare in modo chiaro, rapido ed efficace l’obiettivo della comunicazione.

Si inizia sempre con un saluto all’interlocutore. Il tono di voce deve essere chiaro fin dalle prime parole e cambia a seconda della relazione che il mittente ha col destinatario: per un nuovo e potenziale cliente o con un superiore si preferisce un tono formale; con un collega, il modo di comunicare sarà più amichevole. Attenzione: se la persona ha un nome o un cognome difficili da scrivere occorre assicurarsi di non aver fatto errori e controllare come si scrivono su fonti esterne, per esempio sul suo profilo LinkedIn.

L’email non deve essere eccessivamente lunga e l’obiettivo principale si deve svelare subito. Per esempio, si può scrivere “Gentile Dott. Rossi, le scrivo perché…”. In questo modo chi legge ha immediatamente chiaro il motivo del messaggio e se gli interessa.

Segue una spiegazione più approfondita evitando muri di parole. Se il messaggio rischia di essere troppo lungo è meglio invitare il lettore ad approfondire tramite telefono o in una riunione. L’invito ad approfondire al di fuori della casella email è sempre valido e soprattutto offre un’opportunità di interazione più coinvolgente ed efficace.

L’email si conclude poi con tre elementi: un ringraziamento, un saluto e una richiesta di feedback. Una formula utilizzata in un’email professionale e formale potrebbe essere “Nell’attesa di un suo gentile riscontro, la ringrazio e le porgo i miei cordiali saluti”. Segue il nome del mittente.

Infine, ogni messaggio professionale che si rispetti dovrà avere una firma preimpostata – da non confondere col nome finale – che permette di tracciare qual è l’identità del mittente, eventualmente anche la professione, i suoi contatti, il sito web e i collegamenti ai social.

Quando inviare la tua email professionale

Inviare una comunicazione professionale efficace significa anche capire qual è il momento della settimana in cui il messaggio ha maggiori possibilità di essere visto e letto con interesse.

Sicuramente sabato e domenica sono banditi perché la maggior parte delle persone non lavora. Il lunedì solitamente è il giorno della posta arretrata, si programmano le attività della settimana e, in generale, si riprende dopo il weekend. La mail potrebbe non avere l’attenzione che merita.

Il tal senso il martedì mattina alle ore 9:00 potrebbe essere la migliore soluzione.

Non rimane, quindi, che trovare un servizio che, non solo permetta di creare un’email professionale e personalizzata, ma che sia studiato per rispondere a tutte le esigenze di imprenditori, lavoratori e professionisti. Infatti, si è capito che l’email per aziende non è semplicemente una casella con dominio personalizzato, ma è un elemento che conferisce autorevolezza e professionalità quando si manda un messaggio di posta elettronica.

Libero Mail Business è la soluzione ideale in tal senso perché permette di creare un’email professionale personalizzata e organizzare la posta in base alle esigenze del proprio business. Le funzioni che arricchiscono il servizio sono tante e pensate per ogni business: una rubrica per registrare i contatti e velocizzare la ricerca dei destinatari delle mail, un calendario per organizzare gli appuntamenti e anche un tool Attività per gestire tutti i task. Inoltre, propone una suite Office integrata e uno spazio di archiviazione in cloud.

La mail business di Libero è quindi una potente alleata per avere conversazioni professionali ed efficaci con tutti gli interlocutori. Non rimane che scegliere e sottoscrivere il piano di Libero Mail Business che risponde meglio alle proprie esigenze e iniziare a scrivere email efficaci.