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I consigli per utilizzare al meglio Zoom

Zoom Meetings è una delle piattaforme più utilizzate per videoconferenze, videochiamate e webinar. Ecco alcuni trucchi per utilizzare al meglio la piattaforma

Zoom Cloud Meetings è una delle piattaforme più utilizzate per videoconferenze di lavoro o per semplici videochiamate tra amici. Nell’ultimo periodo ha conosciuto un grande utilizzo, soprattutto da parte dei dipendenti che lavorano in smart working. Organizzare riunioni tramite la piattaforma di Zoom è davvero molto semplice e il programma può essere scaricato gratuitamente per qualsiasi dispositivo: computer, smartphone e tablet.

Si tratta di una soluzione che si adatta a diverse esigenze e che può quindi essere utile sia in ambito accademico che aziendale. Zoom Meetings può essere utilizzato per le finalità più disparate, ma quali sono i modi per sfruttarlo al meglio? Dalla personalizzazione dello sfondo alla registrazione di una call: ecco i consigli per utilizzare Zoom in modo più efficace.

Come personalizzare lo sfondo di Zoom

Zoom Clud Meetings è una piattaforma flessibile, che si adatta a tantissimi bisogni. Esistono però delle funzioni che possono tornare particolarmente utili a diverse tipologie di utenti.

La prima è pensata per tutti coloro che vogliono avviare una lezione online o una videoconferenza evitando di mostrare l’ambiente reale in cui lavorano: spesso la casa è disordinata oppure si lavora nella camera dei bambini, attorno a giochi, colori, disegni e oggetti di ogni tipo, che è meglio nascondere.

Con Zoom è possibile personalizzare lo sfondo inserendo un panorama, un colore o un’altra immagine. Come fare?

Innanzitutto, è necessario utilizzare il software per Mac o PC. Una volta avviato il programma, all’interno della schermata principale, bisogna accedere alle Impostazioni, cliccando sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra. Selezionando la voce Virtual Background si accede a tutti gli sfondi disponibili, ma è possibile anche aggiungere un’immagine personalizzata cliccando su Add Image. Dopo averla selezionata, questa apparirà automaticamente attorno alla figura umana, sostituendo lo sfondo reale. Naturalmente per usare questa funzione è necessario avere un sistema compatibile e la webcam attiva.

Registrare un webinar o una videoconferenza

Quante volte abbiamo necessità di riascoltare una lezione oppure una parola detta in riunione? Con Zoom è possibile registrare tutti i tipi di call. Questa funzione è disponibile con il piano Premium a pagamento, e permette anche di trascrivere in modo facile il contenuto del meeting.

Per usarla occorre accedere al programma e cliccare su Recordings > Cloud Recordings. All’interno di questa schermata, basta abilitare la voce Audio Transcript e salvare le modifiche. Ogni volta che si inizia una videoconferenza bisogna cliccare su Record > Record to che Cloud. Alla fine del meeting, un’e-mail avviserà l’utente che registrazione, ed eventuale trascrizione, possono essere utilizzate.

Condividere lo schermo con Zoom Meetings

Un’altra funzione che può risultare utile in tanti frangenti è la condivisione dello schermo. Può essere usata per mostrare una presentazione in PowerPoint durante una riunione di lavoro oppure una serie di grafici ad un cliente o ancora è utile per mostrare esempi ed esercizi svolti durante una lezione online.

Per usare la funzionalità occorre semplicemente accedere alle Impostazioni e poi cliccare su Share Screen. In seguito, abilitare il full screen quando un partecipante condivide il suo, in modo da non tagliare parti dello schermo. Inoltre, è possibile dividere la schermata video in due parti, in modo da mostrare sia lo speaker che lo schermo su cui lavora. In questo caso occorre abilitare la modalità side-by-side.

Creare una stanza d’attesa virtuale o una sala breakout

Pur rimanendo in casa, capita che lo speaker o il professore sia un po’ in ritardo rispetto all’orario concordato per l’incontro. In questo caso è possibile creare una vera e propria sala d’attesa virtuale che permetta alle persone di aspettare l’inizio della lezione o riunione in calendario.

Se, invece, si sta lavorando ad un grosso progetto ed è necessario dividere i collaboratori in piccoli gruppi, Zoom permette anche di realizzare le cosiddette sale breakout (breakout room) cioè dei piccoli ambienti virtuali dove discutere e parlare senza essere ascoltati e visti da altri partecipanti. È possibile organizzare le sessioni di lavoro in modo da concentrarsi su un particolare aspetto dell’attività e magari, alla fine, confrontarsi su Zoom in una sala comune.

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