5 errori che commetti quando usi la posta elettronica
Inviare un messaggio e-mail può sembrare un gioco da ragazzi, ma non è affatto così. È meglio evitare alcuni errori che possono causarvi delle brutte figure
Per molti potrà sembrare un gioco da ragazzi; l’operazione più semplice da compiere quando siamo online. Ma è vero l’esatto contrario: per un scrivere un messaggio di posta elettronica che non risulti completamente errato e incomprensibile, è necessario rispettare parametri e regole ben precise. Il rischio, se si esagera, è quello di risultare sgarbato e indispettire il destinatario del nostro messaggio.
Alcuni errori, poi, sono più gravi e frequenti degli altri. Magari senza accorgercene, finiamo con il ripetere sempre gli stessi sbagli, mettendo a rischio il rapporto con i nostri amici oppure precludendoci la possibilità di partecipare alle selezioni lavorative per l’impiego dei nostri sogni. Insomma, se non scriviamo email con la giusta cura e la giusta attenzione, rischiamo seriamente di rimediare brutte figure in serie.
Attenzione alle risposte
Quante volte vi è capitato di essere inclusi in un messaggio di posta con decine di altri destinatari e inviata per gli scopi più vari? Che si tratti di un messaggio inviato da un amico o un conoscente oppure un’e-mail lavorativa, pensateci sempre due volte prima di premere sul pulsante “Rispondi a tutti”: potreste presto pentirvene. Potrebbe capitare, ad esempio, di rivelare un vostro segreto a decine e decine di persone che vi conoscono a malapena, oppure di scatenare una ridda di risposte e commenti che finiranno per intasarvi la casella di posta. Se dovete dire qualcosa a una delle persone presenti nel messaggio, rispondete in maniera privata, non ve ne pentirete.
La forma prima di tutto
Potrà anche sembrarvi un mezzo di comunicazione informale, ma quando si scrive una e-mail ci sono alcune regole sintattiche e grammaticali da non dimenticare mai. Anche se andate di fretta, non lasciatevi prendere la mano da abbreviazioni o espressioni tipiche della messaggistica istantanea: locuzioni ed espressioni come “kiamami” oppure “rispondimi asap” possono andare bene per WhatsApp o un SMS, ma sono ritenute di cattivo gusto se utilizzate anche all’interno di un messaggio di posta elettronica.
Non dilungarsi troppo
Ciò non vuol dire, ovviamente, che dovremo scrivere un poema ogni volta che rispondiamo a un’e-mail ricevuta. Nel caso ci dilungassimo troppo, infatti, rischieremmo di commettere svariati errori: potremmo risultare poco chiari o addirittura incomprensibili; potremmo rubare “tempo prezioso” al nostro interlocutore con il rischio di diventare presto noiosi e vedere cestinata la nostra missiva. Un messaggio chiaro, invece, si compone di poche informazioni, fornite in maniera diretta e concisa. Se ci sarà bisogno di ulteriori spiegazioni, sarà direttamente il destinatario a chiederlo.
Mai dare nulla per scontato
Per evitare brutte figure, però, è sempre meglio rileggere l’e-mail prima di inviarla, mettendovi nei panni del vostro interlocutore. Se vi sembra che manchi qualche dato o qualche informazione, aggiungetela senza timore: ne guadagnerà la chiarezza del messaggio ed eviterà incomprensioni inutili.
E-mail o messaggio?
Anche se l’onnipresenza dei social e delle app di messaggistica hanno sempre più ridotto il confine che separa il servizio di posta elettronica da quello di messaggistica istantanea, vale la pena ricordare che e-mail ed SMS (con tutte le sue derivazioni “moderne”, da WhatsApp in giù) sono nati per scopi differenti. Prima di cadere in errore, provate ad analizzare la situazione e interrogatevi su quale sia il mezzo di comunicazione migliore. Se, ad esempio, volete ottenere una risposta immediata, è meglio utilizzare un SMS o inviare un messaggio WhatsApp, magari anticipando il fatto che state per inviare anche un’e-mail. Se, invece, si tratta di una comunicazione più formale (o semplicemente più articolata e lunga) optate per la posta elettronica. Attenzione, però, a far pesare l’ago della bilancia dall’uno o l’altro lato sarà anche il destinatario della comunicazione: se odia essere disturbato con messaggi di testo o WhatsApp, inviategli un’e-mail, indipendentemente dalla fretta che avete.
