5 errori che commetti quando usi la posta elettronica
Inviare un messaggio e-mail può sembrare un gioco da ragazzi, ma non è affatto così. È meglio evitare alcuni errori che possono causarvi delle brutte figure
La posta elettronica è un mezzo di comunicazione molto importante per connettere le persone e continua ad essere molto utilizzato nonostante le tantissime alternative a disposizione degli utenti, che possono ricorrere ad app come WhatsApp oppure ai servizi di messaggistica integrati nei social network. Il motivo è semplice: la posta elettronica garantisce un sistema di comunicazione meno immediato e adatto a diversi contesti di utilizzo. In particolare in ambito lavorativo, ad esempio, la posta elettronica risulta essere un canale di comunicazione essenziale.
È importante, però, padroneggiare bene la posta elettronica, per inviare un e-mail con una comunicazione chiara e senza creare disguidi, soprattutto quando questo strumento viene utilizzato durante la propria attività lavorativa. Per questo motivo, è necessario conoscere quelli che sono i principali errori che gli utenti commettono quando inviano una e-mail. Questo permette di evitarli e poter utilizzare la posta nel modo corretto.
- Attenzione alle risposte
- La forma prima di tutto
- Non dilungarsi troppo
- Mai dare nulla per scontato
- E-mail o messaggio?
Attenzione alle risposte
Quante volte vi è capitato di essere inclusi in un messaggio di posta con decine di altri destinatari e inviata per gli scopi più vari? Che si tratti di un messaggio inviato da un amico o un conoscente oppure un’e-mail lavorativa, pensateci sempre due volte prima di premere sul pulsante “Rispondi a tutti”: potreste presto pentirvene. Potrebbe capitare, ad esempio, di rivelare un vostro segreto a decine e decine di persone che vi conoscono a malapena, oppure di scatenare una ridda di risposte e commenti che finiranno per intasarvi la casella di posta. Se dovete dire qualcosa a una delle persone presenti nel messaggio, rispondete in maniera privata, non ve ne pentirete. Per questo motivo, per imparare a usare bene la posta elettronica è opportuno sapere cosa sono i campi Cc e Ccn.
La forma prima di tutto
Potrà anche sembrarvi un mezzo di comunicazione informale, ma quando si scrive una e-mail ci sono alcune regole sintattiche e grammaticali da non dimenticare mai. Anche se andate di fretta, non lasciatevi prendere la mano da abbreviazioni o espressioni tipiche della messaggistica istantanea: locuzioni ed espressioni come “omg” oppure “rispondimi asap” possono andare bene per WhatsApp o un SMS, ma sono ritenute di cattivo gusto se utilizzate anche all’interno di un messaggio di posta elettronica. Una buona e-mail, soprattutto se legata alla propria attività lavorativa, deve avere un tono formale ed educato.
Non dilungarsi troppo
Ciò non vuol dire, ovviamente, che dovremo scrivere un poema ogni volta che rispondiamo a un’e-mail ricevuta. Nel caso ci dilungassimo troppo, infatti, rischieremmo di commettere svariati errori: potremmo risultare poco chiari o addirittura incomprensibili; potremmo rubare “tempo prezioso” al nostro interlocutore con il rischio di diventare presto noiosi e vedere cestinata la nostra missiva. Un messaggio chiaro, invece, si compone di poche informazioni, fornite in maniera diretta e concisa. Se ci sarà bisogno di ulteriori spiegazioni, sarà direttamente il destinatario a chiederlo.
Mai dare nulla per scontato
Per evitare brutte figure, però, è sempre meglio rileggere l’e-mail prima di inviarla, mettendovi nei panni del vostro interlocutore. Se vi sembra che manchi qualche dato o qualche informazione, aggiungetela senza timore: ne guadagnerà la chiarezza del messaggio ed eviterà incomprensioni inutili. Attenzione anche agli allegati: uno degli errori più diffusi nell’utilizzo della posta elettronica è rappresentato proprio dall’invio di una mail rima di aver allegato il file da inviare.
E-mail o messaggio?
Anche se l’onnipresenza dei social e delle app di messaggistica hanno sempre più ridotto il confine che separa il servizio di posta elettronica da quello di messaggistica istantanea, vale la pena ricordare che e-mail ed SMS (con tutte le sue derivazioni “moderne”, da WhatsApp in giù) sono nati per scopi differenti. Prima di cadere in errore, provate ad analizzare la situazione e interrogatevi su quale sia il mezzo di comunicazione migliore.
Se, ad esempio, volete ottenere una risposta immediata, è meglio utilizzare un SMS o inviare un messaggio WhatsApp, magari anticipando il fatto che state per inviare anche un’e-mail. Se, invece, si tratta di una comunicazione più formale (o semplicemente più articolata e lunga) optate per la posta elettronica. Attenzione, però, a far pesare l’ago della bilancia dall’uno o l’altro lato sarà anche il destinatario della comunicazione: se odia essere disturbato con messaggi di testo o WhatsApp, inviategli un’e-mail, indipendentemente dalla fretta che avete.
