Archiviazione delle fatture elettroniche, come farla e perché è importante

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Quando si parla di fatturazione elettronica non si fa riferimento solo al rilascio o alla ricezione ma anche alla corretta archiviazione del documento contabile. Si parla, in questo caso, di conservazione sostitutiva, cioè la pratica informatica che delinea tempistiche e metodi di archivio e garantisce la validità legale nel tempo di un documento emesso in formato digitale.

In altre parole, non è sufficiente stampare e conservare la fattura in formato cartaceo, ma oggi bisogna seguire delle regole specifiche che permettono di organizzare i documenti elettronici a norma di Legge. L’obbligo di conservazione della fattura elettronica vale sia per chi trasmette la fattura, sia per chi la riceve. Chi ha la Partita IVA, come un imprenditore o un professionista, deve stare particolarmente attento a questo aspetto e per facilitare l’operazione scegliere il software di fatturazione elettronica che permetta anche di conservare e organizzare tutta la documentazione.

Obbligo conservazione fatture elettroniche, la normativa

L’obbligo della conservazione sostitutiva è normato da diversi procedimenti. Il primo importante passo che permette di definire come conservare ogni tipo di documento contabile è però antecedente alla digitalizzazione ed è rappresentato dall’art.39 del Dpr n.633/1972.

In seguito, l’articolo 3 del Decreto del Ministero di Economia e Finanza del 17 giugno 2014 mette l’accento sui termini entro cui conservare le fatture: stabilisce che devono essere archiviate in modo corretto entro tre mesi dalla presentazione tramite dichiarazione dei redditi. Infatti, tramite la dichiarazione le fatture sono ufficialmente accettate e devono essere conservate in modo corretto. Se la fattura viene scartata o rifiutata è considerata nulla, quindi bisogna proseguire a una correzione e riemissione.

L’Agenzia delle Entrate ha più volte ripreso l’argomento, chiarendo alcuni punti. Con la R.M. n.81/E del 2015 chiarisce, per esempio, chi deve occuparsi della conservazione: i soggetti sono diversi, dal contribuente, dal depositario della contabilità, da un soggetto terzo come l’Agenzia delle Entrate.

Infine, secondo l’articolo 2220 del Codice Civile le fatture elettroniche e tutte le scritture contabili si devono conservare per almeno 10 anni.

Conservazione fatture elettroniche, come funziona

La conservazione delle fatture elettroniche garantisce che il documento sia autentico, integro e non modificabile. In particolare, il formato, la marca temporale e la firma digitale garantiscono che la fattura sia integra e affidabile per lungo tempo. Quindi con la conservazione sostitutiva si ha la certezza che tutti i dati siano custoditi nel tempo e ne impedisce la dematerializzazione. Questo era un problema comune con le fatture cartacee, che erano maggiormente deperibili. Si pensi, semplicemente, al progressivo deterioramento della carta, allo scolorimento dell’inchiostro, ma anche a diversi pericoli che possono mettere a repentaglio i tradizionali faldoni, come incendi o allagamenti.

Per ridurre al minimo questi rischi la conservazione elettronica deve essere eseguita a norma di Legge, seguendo precise regole:

• prodotta e conservata in formato XML
• possedere la firma digitale
• deve essere facilmente reperibile nell’archivio e per fare ciò occorre che, da una parte presenti dati specifici come il numero di fattura, dall’altra occorre inserirla all’interno di un preciso lotto di archiviazione. I lotti sono suddivisi per anni e al loro interno le fatture sono numerate in modo crescente.
• marca temporale e firma digitale chiudono ogni lotto di archiviazione, ciò impedisce di modificarne successivamente il contenuto.

Questa pratica ha enormi vantaggi: si riducono sensibilmente i costi legati alla fatturazione, come il costo del toner della stampante. Non si ha più bisogno di pensare a uno spazio fisico da dedicare all’archivio perché è tutto conservato all’interno dei supporti digitali. C’è un sensibile risparmio di tempo sia nella produzione, nell’archivio che nella ricerca.

Per rendere ancora più efficiente il flusso della gestione contabile è poi fondamentale affidarsi a un software di fatturazione elettronica che permetta anche di conservare a norma di legge e in modo automatico le fatture elettroniche.

Come archiviare le fatture elettroniche con SiFattura

Per avere la possibilità di archiviare le fatture tramite Libero SiFattura occorre attivare la funzione già al primo accesso, quando il software accoglie l’utente con una procedura guidata alla scoperta delle varie funzionalità.

Dopo l’attivazione sarà possibile archiviare le fatture acquistando i crediti di conservazione in base alle proprie esigenze. Libero SiFattura propone tre diverse soluzioni. Per 19 euro  è possibile acquistare crediti per la conservazione di 250 fatture per 10 anni. Per 35 euro, invece, si possono comprare crediti per 500 fatture da conservare per 10 anni. Se invece si hanno esigenze ancora maggiori, al costo di 55 euro  si possono acquistare crediti di conservazione per 1000 fatture.

Non rimane che scegliere il piano di abbonamento di SiFattura più adatto alle esigenze dell’azienda per gestire in modo efficace tutti gli aspetti della fatturazione elettronica.

In collaborazione con Libero SiFattura