Calendario della email professionale, come usarlo in modo efficace
Il Calendario di Libero Mail Business è uno dei servizi più utili presenti nella casella di posta elettronica aziendale: ecco come migliorare l’organizzazione
Il Calendario è una delle funzioni più utili e utilizzare della casella di posta elettronica aziendale. Queste, a differenza di quelle tradizionali, sono pensate per chi utilizza la mail per fini professionali. Il Calendario facilita l’organizzazione del lavoro e la gestione dei contatti in modo efficace.
Consente di avere un supporto online sempre a disposizione per concordare appuntamenti, organizzarli all’interno di un’agenda, gestire le videoconferenze oppure stabilire i giorni di pausa, trasferte e altri impegni. Insomma, questo strumento è cruciale per la corretta gestione del tempo. Senza contare che sono accessibili da qualsiasi dispositivo, dal computer personale allo smartphone, basta collegarsi al proprio account di posta elettronica aziendale. Insomma, quando un professionista vuole aprire una nuova mail aziendale deve accertarsi che ci sia anche questo utile servizio, capace di velocizzare e semplificare la gestione del proprio business. Capiamo meglio quali sono i vantaggi del Calendario di lavoro e cosa offre Libero Mail Business ai suoi clienti.
Calendario lavoro, cos’è e a cosa serve
Il tempo è denaro e proprio per questo motivo sfruttarlo appieno e ottimizzarlo significa essere – in qualche modo – più ricchi. Il time management è una skill fondamentale per qualsiasi professionista e avere sotto controllo tutti gli appuntamenti permette di migliorare l’organizzazione del lavoro. E permette anche di migliorare l’organizzazione della mail aziendale. Per questo, oltre alla email per aziende è necessario scegliere strumenti che permettono di avere un quadro chiaro degli impegni della giornata, della settimana o addirittura del mese.
Con un Calendario online associato alla mail aziendale è possibile programmare tutte le attività e non solo gli incontri con altre persone, decidendo quante ore riservare a ogni operazione prefissata. Inoltre, si può avere sempre traccia di ciò che si è fatto, in modo da monitorare i progressi e impostarsi sempre nuovi obiettivi da raggiungere.
Un altro vantaggio del Calendario di lavoro è quello di assegnare la giusta priorità agli eventi. Inoltre, permette di avere sempre sottocchio la gestione quotidiana e impostarla in base alle proprie necessità. Si possono alternare riunioni a lavori più pratici e produttivi, in modo da non rimanere indietro con il lavoro. Naturalmente, il Calendario è l’alleato migliore per rispettare qualsiasi scadenza perché al suo interno riporta tutti gli impegni. Infine, permette di mantenere traccia di tutto e sapere sempre cosa si è fatto in un determinato giorno dell’anno.
Come usare il calendario della tua email aziendale
Per utilizzare al meglio il calendario della casella mail aziendale occorre tenerlo sempre aggiornato con i propri impegni e le attività: si tratta di un registro da mantenere sempre vivo; perciò, occorre ritagliare uno spazio di tempo per aggiornarlo. L’ideale sarebbe utilizzare dieci minuti alla sera per programmare le attività del giorno dopo stabilendo caratteristiche e priorità. Per diversificare il tipo di attività programmate si possono utilizzare i colori messi a disposizioni dai Calendari della posta elettronica aziendale.
Il Calendario permette di inserire un nome preciso all’evento, data e orario, includendo anche il numero e nome degli invitati nel caso si tratti di una riunione. Le riunioni si possono organizzare di persona e naturalmente online. Dopo aver creato un nuovo meeting sul Calendario, questo verrà inviato via mail agli invitati che dovranno confermare e che, eventualmente, troveranno il link per collegarsi in videoconferenza. A questa si può accompagnare una email professionale dove si anticipano i punti salienti dell’incontro.
Allo stesso tempo, il Calendario è un ottimo mezzo per non dimenticare scadenze e in questo caso è possibile inserire delle notifiche e farle arrivare il giorno prima della fatidica data, in modo da non dimenticare neanche una consegna. Insomma, il Calendario offre enormi opportunità e funzioni da sfruttare per far crescere il proprio business.
Quali sono i vantaggi di usare un calendario della mail business
Libero Mail Business è il servizio posta elettronica aziendale pensato per facilitare la gestione dei contatti di professionisti e aziende. Oltre alla gestione di una mail aziendale offre tante funzioni, come il Calendario e la Rubrica dei Contatti.
Le informazioni sui contatti vengono raccolte in card davvero facili da organizzare e compilare con tutti i dati, la Rubrica si può organizzare con la funzione raggruppamento in modo da organizzare i contatti e dividerli in privati e condivisi. Questi ultimi si possono condividere col resto dell’azienda. Avendo il contatto nella rubrica si può selezionare velocemente quando si invia un’email, in questo modo non è necessario ricordare ogni volta il suo indirizzo e si possono ritrovare tutte le mail che lo coinvolgono.
Col Calendario di Libero Mail Business è possibile tenere traccia di tutti i task e le attività, inserire promemoria e note proprio come fosse una tradizionale agenda e ciò facilita la gestione della mail aziendale. Tutti gli impegni privati e quelli lavorativi vengono separati. Inoltre, si possono gestire con facilità le attività ricorrenti in modo da non doverle ogni volta riprogrammare: appariranno in modo automatico. Infine, è possibile assegnare delle attività ai propri collaboratori e dipendenti, quindi si rivela un utile strumento di project management. Questi sono solo alcuni dei vantaggi di Libero Mail Business.
