Calendario di Libero Mail Business: come usarlo per gestire eventi e scadenze

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La posta elettronica aziendale è uno degli strumenti più utilizzati dai professionisti di tutto il mondo e offre enormi vantaggi. Per esempio, facilita la gestione dell’email aziendale e consente di migliorare l’organizzazione del lavoro. Quest’ultimo aspetto è dovuto soprattutto all’integrazione di alcune funzioni nel servizio.

Una di quelle più apprezzate è sicuramente il Calendario, che viene offerto insieme alla casella di posta, con cui si integra per aiutare il professionista a tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti, le attività e gli impegni professionali. Libero Mail Business propone sia un Calendario ricco di funzioni che una sezione Attività. Entrambi permettono di migliorare il time management ma danno spazio anche al project management, poiché agevolano la corretta ed efficace gestione di progetti aziendali. In particolare, coi task è possibile monitorare costantemente scadenze, eventi e progetti e tenere sotto controllo il loro stato di avanzamento. Vediamo come funzionano.

Cos’è e come funziona il calendario di Libero Mail Business

Il Calendario di Libero Mail Business è inserito all’interno della casella di posta elettronica aziendale e vi si accede facendo login al proprio account. È pensato per soddisfare le esigenze di un libero professionista, di un’azienda e dei suoi dipendenti. Innanzitutto, ha un’interfaccia leggibile e usabile sia da desktop che da mobile. Consente di visualizzare in un’unica pagina tutti gli appuntamenti della settimana, del giorno o del mese. Basta scegliere il tipo di visualizzazione che più si adatta alle proprie necessità.

Si possono aggiungere eventi di ogni tipo, con tutte le informazioni da ricordare, dalla data, ai partecipanti, e si possono anche allegare documenti utili relativi all’appuntamento. Inoltre, gli eventi del calendario possono avere un colore differente in base alla priorità.

Inoltre, essendo integrato nella posta elettronica può essere utilizzato con la mail. Per esempio, basta un click per organizzare una riunione e inviare in modo automatico una mail professionale di invito ai partecipanti.

Accanto al Calendario, Libero Mail Business offre uno strumento molto simile e complementare: Attività è la funzione pensata per monitorare lo stato di avanzamento di qualsiasi lavoro ed è perfetta per chi si occupa di project management o per chi, semplicemente, vuole gestire in modo efficace le proprie scadenze. Consente di registrare attività, tracciarne i progressi, inserire promemoria e assegnare dei compiti a dipendenti e collaboratori.

Questi due strumenti, insieme alla mail aziendale, lavorano insieme per permettere ai professionisti di raggiungere con successo i propri obiettivi lavorativi.

Come creare eventi nel calendario di Libero Mail Business

Per creare un nuovo evento del calendario di Libero Mail Business occorre accedere alla propria casella di posta elettronica e cliccare sull’icona del calendario presente in alto a sinistra della schermata principale.

Dopo aver cliccato sulla voce Nuovo appuntamento si aprirà una finestra in cui inserire tutti i dati dell’attività da calendarizzare. Dopo aver completato il campo “Titolo” si deve stabilire la data di inizio e fine dell’evento inserendo i relativi orari di inizio e conclusione. Si può flaggare la voce “Tutto il giorno” oppure “Ripeti in modo che l’evento si ripeta periodicamente”. Si può stabilire ogni quanto l’impegno si può ripetere, per esempio “ogni mercoledì”.

In seguito, si compilano i campi Luogo e Descrizione, in cui approfondire alcuni dettagli dell’appuntamento, come l’ordine del giorno. Si continua inserendo i partecipanti, che si possono prelevare direttamente dalla Rubrica. In questo campo è possibile cliccare su “Trova tempo libero” per vedere i calendari degli invitati e controllare quali sono i loro slot disponibili per inserire la riunione in uno specifico giorno e orario.

In seguito, si definisce la visibilità, che può essere Standard, Privata o Segreta. Si può flaggare la voce “Mostra come libero”. Inoltre, è possibile fissare un promemoria che servirà per ricordarsi dell’appuntamento prima che inizi e si può scegliere il colore con cui verrà mostrata la riunione nel calendario. Per esempio, si possono colorare di celeste tutti gli appuntamenti per un particolare progetto oppure quelli con alta priorità e così via. Infine, si possono anche aggiungere degli allegati all’evento. Una volta completata la scheda, si può cliccare su “Crea appuntamento”.

Come gestire i tuoi task con Libero Mail Business

La sezione Attività permette di gestire efficacemente i task e migliorare l’organizzazione del lavoro. Per accedere occorre cliccare sull’icona posta accanto a quella del Calendario nella schermata principale della casella di posta elettronica. Poi occorre cliccare su “Nuova attività” e si aprirà una nuova finestra dove inserire tutti i dettagli relativi al task.

All’interno della finestra sono presenti diversi campi, molto utili per stabilire le caratteristiche dell’attività e il suo stato di avanzamento. Innanzitutto, bisogna inserire l’oggetto e la descrizione dell’attività. Per esempio, si può inserire come oggetto il nome del cliente e del progetto “Realizzazione sito web per cliente X” mentre nella descrizione si possono elencare tutte le attività da fare.

Nel campo successivo, si inserisce la data iniziale, cioè quella in cui si è avviata l’attività e la data conclusiva. Se l’attività non è conclusa si può inserire la data di conclusione prefissata. Seguono due voci da spuntare in caso di necessità, ovvero “Tutto il giorno” e “Ripeti” simili a quelle del calendario. Successivamente, si può inserire il promemoria e l’orario in cui ricevere la notifica. Seguono le voci “Stato” dove si può scegliere tra “Non iniziata”, “In corso”, “Completata”, “In attesa” e “Rinviata”. Si può anche decidere lo stato di avanzamento del progetto espresso in percentuali e la priorità, a scelta tra “Nessuna”, “Bassa”, “Media” e “Alta”.

Anche in questo caso, si possono inserire i partecipanti all’attività scegliendoli, eventualmente, dalla rubrica e si possono inserire gli allegati selezionandoli dal proprio dispositivo o da Drive, uno spazio di memoria messo a disposizione da Libero Mail Business. Dopo aver terminato, occorre cliccare su “Crea” per inserire l’attività all’interno della sezione. Le attività appariranno dentro la schermata e saranno contrassegnate da diverse etichette in base al loro stato di avanzamento.

Per utilizzare Calendario, Attività e tutte le funzioni di Libero Mail Business è possibile scegliere e attivare il servizio nel sito ufficiale.