I consigli per fare una videoconferenza perfetta
Le videochiamate sono sempre più utilizzate in ambito lavorativo: ecco i consigli da seguire per non avere problemi tecnici
Le videoconferenze hanno rivoluzionato il modo di lavorare. Per discutere del lancio di un nuovo prodotto o i documenti di un nuovo progetto non bisogna essere nella stessa stanza, ma basta utilizzare una delle tante piattaforme per le videochiamate. Con la diffusione dello smart working, sono sempre di più gli utenti che le utilizzano. Fare una videoconferenza di lavoro sembra all'apparenza molto semplice, ma in realtà i problemi sono sempre dietro l'angolo, soprattutto quelli tecnici. Cosa bisogna controllare prima di avviare una videoconferenza di lavoro? Cosa bisogna fare per non avere problemi tecnici? Ecco alcuni consigli utili da seguire.
L'incubo peggiore per chi inizia una videochiamata di lavoro è il video a scatti. Si prova a parlare, ma non si riesce a interagire con le altre persone presenti nella conference call. Cosa fare per evitare questi problemi? Il primo consiglio che vi diamo è di effettuare uno speed test prima di iniziare la videoconferenza: se notiamo che la velocità della connessione è troppo bassa, è preferibile cambiare posizione in casa (magari si è troppo lontani dal router) o utilizzare il cavo Ethernet invece della connessione Wi-Fi. Verificate, inoltre, che non ci siano altri dispositivi (smartphone, tablet, altri computer) connessi alla stessa rete: la connessione lenta potrebbe dipendere anche da questo.
Anche l'occhio vuole la sua parte e per apparire al meglio è necessario utilizzare una webcam con una buona qualità di registrazione video e audio. Se vi state chiedendo se è meglio utilizzare una webcam esterna oppure quella integrata nel PC, la risposta è "dipende". Ci sono due fattori da tenere in considerazione: il costo del PC e da quanto tempo lo si è acquistato. I motivi sono semplici: più è basso il costo del computer, minore è la qualità dei componenti, più il computer è vecchio, minori sono le caratteristiche della webcam. Se, invece, il laptop è abbastanza recente, la webcam integrata permette sicuramente di registrare con una buona qualità. Quindi, la regola da seguire è: webcam esterna per i PC vecchi, webcam integrata per gli i computer più recenti. Questo discorso, logicamente, vale solo per i computer portatili: se utilizzate un PC fisso siete obbligati a usare una webcam esterna.
Gli smartphone sono molto più di semplici telefonini: oramai sono comparabili ai computer per funzionalità e capacità di calcolo. Quindi può sorgere spontanea la domanda: in una videoconferenza di lavoro è meglio utilizzare lo smartphone o il computer? Il nostro consiglio è di utilizzare sempre il computer: maggiore stabilità della connessione (se si utilizza il cavo Ethernet), migliore qualità di video e audio e soprattutto la possibilità di condividere lo schermo con i colleghi o il cliente mostrando documenti o slide. Lo smartphone si può usare se si tratta di videoconferenze informali con i colleghi di lavoro.
"Ti vediamo, ma non ti sentiamo". "Potresti alzare il volume del microfono, ti sentiamo male". Quante volte avete sentito uno dei partecipanti alla videoconferenza dirvi una delle seguenti frasi? Nella maggior parte dei casi la soluzione al problema è molto più semplice di quello che può sembrare. Il problema tecnico dell'audio è uno dei più frequenti: la prima cosa da controllare è se nelle impostazioni della piattaforma di videoconferenza sia settato correttamente il microfono. Capita delle volte che al posto del microfono del PC resti memorizzato quello delle cuffie e in quel momento non le si sta utilizzando. In altre occasioni, invece, si è semplicemente mutati. Cosa vuol dire? Tutte le applicazioni per le videochiamate permettono di mutarci, in modo da non far sentire i nostri rumori alle altre persone. Ma molto spesso interveniamo dimenticandoci di togliere il "Mute". Ricordate sempre di guardare l'interfaccia del programma e di premere sull'icona della "Voce".
Capita sempre più spesso che nelle videochiamate di lavoro ci sia qualche persona che utilizzi uno smartphone. Un consiglio: se non volete creare problemi tecnici, ricordate a tutti a inizio chiamata di posizionare lo smartphone in verticale e non in orizzontale. In questo modo non ci saranno teste tagliate e lo spazio dedicato sarà uguale per tutti.
Prima di iniziare una videoconferenza controllate che lo sfondo della vostra stanza sia idoneo alla situazione. In caso contrario non dovete allarmarvi, esistono delle soluzioni alternative. In primis, le principali piattaforme (Zoom e Skype) permettono di impostare uno sfondo predefinito: una spiaggia caraibica, un paesaggio montano o una qualsiasi altra immagine. Se non si vuole inserire un'immagine come sfondo, si può decidere di sfocarlo in modo da nascondere la parete della propria abitazione.
Chiudiamo con un consiglio da utilizzare solo nel caso in cui nella videochiamata siano presenti i colleghi più intimi. Esiste un'app che permette di utilizzare i filtri mentre si è in collegamento su Skype: si chiama SnapCamera ed è gratuita. Basta installarla sul computer e si potrà decidere di usare uno dei centinaia di filtri disponibili: si va dalle orecchie da coniglio fino ai fiori sul viso.
