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HOW TO

I consigli per una videochiamata di lavoro perfetta

Hai in programma una videochiamata di lavoro? Scopri funzionalità da attivare e comportamenti da seguire per rendere davvero efficace la riunione

La quarantena ha modificato tante nostre abitudini quotidiane, in particolare quelle lavorative. Ha incentivato lo smart working, la modalità lavorativa che permette di continuare a fare da casa le stesse attività che normalmente si facevano in ufficio.

Non si possono più incontrare collaboratori, colleghi e clienti in una normale riunione: per comunicare da remoto molti professionisti attualmente si affidano alle videochiamate. Avviarle, metterle in pausa, aggiungere altri interlocutori è molto facile, tuttavia non tutti conoscono i trucchi per una videochiamata di lavoro perfetta. Infatti, esistono funzionalità e modi di fare che consentono di migliorare l’esperienza di tutti i partecipanti: come la personalizzazione dello sfondo o l’eliminazione dei rumori bianchi. Inoltre, è importante adottare alcuni comportamenti per rendere la conversazione composta e davvero efficace. Conoscerle e applicarle renderà ogni meeting un successo.

Prima di una videochiamata testa connessione e hardware

Uno dei primi ostacoli per una videochiamata perfetta è rappresentata dalle interruzioni e difficoltà comunicative provocate da una connessione lenta o strumenti inadeguati.

Ecco perché, prima di partecipare, è fondamentale assicurarsi che tutti i dispositivi e accessori come cuffie o microfono funzionino; e che la velocità di internet permetta di fare una videochiamata senza problemi. Esistono diversi speed test online da utilizzare prima di premere sul tasto “Chiama” per verificare la qualità della connessione.

Per quanto riguarda gli hardware, il consiglio è testare tutto prima del contatto. Le applicazioni solitamente permettono di testare tutti i dispositivi.

Personalizza lo sfondo durante la videochiamata

In questi giorni, lavorare da casa significa spesso condividere gli spazi con la famiglia. Diventa difficile scegliere un angolo o una stanza dotati di uno sfondo professionale, come una parete o una libreria. Spesso si è costretti a rintanarsi per qualche ora nella cameretta dei bambini o altri spazi meno frequentati della casa, dove ci sono quadri di famiglia, giochi o altri oggetti colorati che non si adattano a una riunione di lavoro.

Fortunatamente molte applicazioni consentono di modificare lo sfondo. Per esempio, Zoom consente di personalizzare lo sfondo durante una riunione online, inserendo al porto di quello reale un’immagine. Mentre Skype consente di sfocare ciò che c’è dietro l’utente.

Scegliere gli argomenti da trattare e fare un O.d.G.

Un Ordine del Giorno è un programma dettagliato degli argomenti da affrontare durante un incontro, una lezione o anche una videochiamata. Esistono infatti comunicazioni che è meglio inviare via e-mail, chat ed altre di cui è meglio discutere a voce. Chiarire questo e soprattutto comunicare all’interlocutore i contenuti che si toccheranno, permetterà di condurre al meglio la riunione online.

Usare macchina per i rumori bianchi o silenziare il microfono

Un altro problema molto diffuso delle videochiamate sono i rumori di sottofondo che possono disturbare gli altri partecipanti. Per ridurli al minimo si potrebbe acquistare una macchina per i rumori bianchi. Insonorizza l’ambiente e permette di lavorare con tranquillità.

La seconda opzione è quella di silenziare il proprio microfono durante le videochiamate. Nella maggior parte delle applicazioni la funzione è presente nella schermata della chiamata e si attiva con un semplice clic. Occorre ricordare di riattivarlo quando si vuol parlare.

Come fare una domanda durante una videochiamata di lavoro

Se durante una riunione da remoto hai una domanda da fare, dovrai trovare un modo di intervenire senza disturbare o interrompere l’interlocutore. Per evitare disagi è consigliabile lasciare lo spazio per le domande alla fine della videochiamata. Per evitare che nessuno venga trascurato, tutti i partecipanti possono scrivere in chat le proprie domande che verranno poi affrontare durante una pausa o al termine della riunione.

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