Come fare la conservazione sostitutiva di fatture e documenti

Lavorare in proprio è tanto gratificante quanto impegnativo. Tante sono le responsabilità di un libero professionista, e toccano naturalmente anche diversi aspetti burocratici. Tra questi, come avviene pure per le piccole e medie imprese, vi è anche l’invio di fatture alla Pubblica Amministrazione, e la loro conservazione per 10 anni secondi le indicazioni della legge. Con l’arrivo delle fatture elettroniche, poi, dal 2015 è scattata la cosiddetta conservazione sostitutiva delle stesse, che permette ai vari enti garanti di svolgere controlli anche a distanza di molto tempo. In questa guida scopriremo allora insieme il funzionamento di questo tipo di conservazione per le fatture elettroniche, così come tutte le sue caratteristiche.

Conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche

Prima di analizzare nel dettaglio tutte le informazioni per capire cosa sia e come funziona la conservazione sostitutiva, dobbiamo fare una importante premessa. E andare a distinguere tra la conservazione e l’archiviazione di fatture elettroniche. Con Archiviare si intende l’azione di salvare un documento sul proprio computer o su un server nel formato che si preferisce. Conservare, invece, ha l’obiettivo di mantenere a norma il documento nel caso di una possibile ispezione. Per farla più semplice, la conservazione è l’azione che rispetta norme specifiche e consente di mantenere il valore del documento inalterato con il passare del tempo, preservandone l’integrità, la leggibilità e la sua unicità. Fortunatamente, seppur con differenze peculiari, i vari software attualmente a disposizione su PC per la fatturazione elettronica eseguono già in autonomia la corretta conservazione dei documenti.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: come funziona

Quando creiamo un documento informatico, questo in qualche modo "vive" all’interno di un ambiente digitale. Con il termine conservazione sostitutiva si intende per l’appunto una procedura all’interno dello stesso sistema informatico, particolarmente utile perché conferisce alla nostra documentazione in versione "virtuale" un valore legale nel tempo. Di fatto, in questo modo la validità del documento informatico è identica a quella del corrispettivo documento nel tradizionale formato cartaceo. Come avrete capito, questo particolare tipo di conservazione è indicata per documenti come le fatture elettroniche, per cui c’è l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, con un approccio intuitivo e agevole nell’utilizzo per qualsiasi libero professionista, mantiene intatto il valore giuridico di unicità e integrità del documento di nostro interesse, permettendone allo stesso tempo l’indicizzazione e la ricerca immediata in caso di bisogno.

Nello specifico, il processo di conservazione elettronica deve garantire sia la cosiddetta bit preservation, ovvero la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, sia soprattutto la logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. Ancora più nel dettaglio, la conservazione sostitutiva, conosciuta anche con il termine conservazione a norma, va ad equiparare sotto certe condizioni i documenti cartacei con quelli elettronici, e permette ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e conservazione. Soprattutto per quel tipo di documentazione che, per legge, deve essere conservata più anni.

Conservazione sostitutiva: gli elementi fondamentali

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche prevede che siano presenti alcuni elementi fondamentali. Il primo è intuibile, ed è proprio la creazione di una fattura in formato digitale che possa andare a replicare il flusso di dati strutturati, di solito in formato XML, con informazioni identiche al corrispettivo cartaceo. Alla fattura elettronica deve poi essere apposta una firma elettronica qualificata, andando pure a strutturare l’archivio con precisi dati che vengono indicizzati per la ricerca, come ad esempio il numero di fattura, la data o il numero di Partita IVA del cliente. Da prendere in considerazione è anche la marca temporale, vale a dire un certificato elettronico che attesta la data e l’ora in cui viene applicata la marcatura al documento, e che assieme ne determina anche unicità e autenticità. Secondo la nostra legislazione, le fatture vanno poi raggruppate in lotti di conservazione in base alla data, così da garantire la continuità cronologica e raggruppare tutte le fatture create in un anno temporale.

Con la conservazione imposta di 10 anni secondo normativa, ogni lotto è appositamente marcato e firmato tramite firma elettronica utilizzando un sistema certificato che garantisce il momento esatto in cui avviene la marcatura. L’obiettivo è quello di fissare i lotti nel contenuto, nella forma e nel tempo con firma e marca temporale. Una volta che la fattura elettronica viene emessa e firmata digitalmente, viene registrata e indicizzata seguendo i criteri fino ad ora descritti. Solitamente il software predisposto, come avviene nel caso di Aruba, applica una marca temporale che certifica l’autore del documento, la sua integrità giuridica e le informazioni in esso contenute, e infine va ad archiviarlo all’interno del lotto di conservazione corretto.