Correzione della fattura elettronica con Sifattura

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Tra i diversi doveri dei professionisti con Partita IVA, in Italia spicca quello di inviare le fatture elettroniche secondo modalità e regole precise. Purtroppo, spesso capita di sbagliare e quindi dover correggere il documento. In questi casi, occorre identificare subito l’errore per correre subito ai ripari.

Bisogna tener conto che ci sono diversi tipi di errore. Per esempio, si può sbagliare l’importo del bene o servizio o il calcolo dell’IVA. Inoltre, è possibile sbagliare nella compilazione dei vari campi descrittivi, come il nominativo del cliente, la sua Partita IVA, il numero della fattura e così via. In tutti questi casi, è possibile accorgersi dell’errore prima di trasmetterlo al Sistema di Intercambio dell’Agenzia delle Entrate. Se, al contrario, la fattura è già stata trasmessa, sarà il Sistema del Fisco a rifiutarla e inviare al mittente la richiesta di correzione, segnalando l’errore attraverso un codice univoco. Con Libero SiFattura è possibile correggere in modo semplice e veloce tutti i documenti.

Correggere una fattura elettronica, identifica l’errore

Identificare l’errore della fattura elettronica è molto semplice perché è il Sistema di Interscambio a rifiutarla tramite notifica di scarto. All’interno del messaggio, il Fisco indica anche il tipo di errore commesso attraverso un codice univoco. Riconoscere i diversi tipi di codice è quindi cruciale per correggere la fattura elettronica.

Alcuni gestionali aiutano a capire subito se una fattura è stata scartata, evidenziandolo all’interno dell’interfaccia, cosicché si possa correggere subito l’errore. Tra gli errori più comuni spiccano quelli legati al nome del file XML che viene trasmesso al Sistema di Interscambio e questo è anche uno dei primi controlli fatti dal sistema che deve evitare che esistano due file con la stessa nomenclatura.

Alcuni codici errore legati al nome del file sono:

• 00001 il nome del documento non rispetta le regole
• 00002 il documento ha un nome duplicato
• 00404 intera fattura duplicata

Un altro tipo di errore è legato alle dimensioni, che secondo le regole del sistema non devono superare i 30 megabyte. Se si superano i limiti, la fattura ritorna indietro con il codice 00003. Se il documento non è integro, ritorna indietro con codice 00102.

Esistono poi tutta un’altra serie di errori legati al certificato di firma digitale, al formato o al contenuto. Il Fisco oltre alle verifiche tecniche, si concentra infatti sul contenuto del documento. Controlla che tutti i dati siano corretti, tra cui il codice del destinatario, i codici fiscali, le Partite IVA di mittente e cliente e così via.

Ecco alcuni dei codici errore più comuni legati al contenuto della fattura:

• 00304: codice Fiscale non valido
• 00311: codice destinatario non valido
• 00404: lotto fattura duplicato

Come correggere una fattura elettronica con SiFattura

Vediamo alcuni esempi di errore e relativa correzione con SiFattura. Il gestionale assegna in modo corretto il nome del file automaticamente; quindi, non ci dovrebbero mai essere scarti a causa della nomenclatura di una fattura generata con SiFattura. Tuttavia, il problema si potrebbe presentare se una fattura già esistente non viene creata con il gestionale ma importata.

In questo caso, il file deve essere strutturato così:

Codice Paese / Identificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file / Estensione

Vediamo nel dettaglio il significato:

• Codice Paese per l’Italia è IT
• Identificativo univoco del Trasmittente è il Codice che identifica chi invia il file e ha tra 11 e 16 caratteri
• Progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa composta da 5 caratteri e i precisi valori
• Estensione è il formato “.xml” o “.xml.p7m”

Un file potrebbe essere nominato così: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml

Se un file viene nominato in modo scorretto sarà il Fisco a indicare nella notifica di scarto il codice 00001 e bisognerà rinominarlo come indicato per poi inviare la correzione all’Agenzia delle Entrate.

Se nella notifica di scarto su SiFattura si riceve il codice di errore 00404 significa che il documento ha un numero di file duplicato rispetto ad un altro già presente nel Sistema di Interscambio. Per rimediare occorre accedere al file da inviare e modificare il campo Numero documento. Per evitare che questo errore si ripeta, occorre accedere a SiFattura e poi a Profilo azienda e a Contatori aziendali. Da qui occorre inserire il numero di fattura progressivo nel campo Prossimo numero. Per esempio, se l’ultima fattura prodotta è la 23 nel campo Prossimo numero bisogna inserire 24.

Un altro esempio di codice errore è 00311 che si riferisce ad un Codice destinatario non valido.

In questo caso il consiglio è accedere subito all’anagrafica del cliente presente su SiFattura e capire se è stato inserito un codice destinatario corretto e in caso contrario correggerlo. Se il destinatario è privato e non ha un suo codice, si usa in modo convenzionale il codice 0000000. Infine, bisogna accedere alla fattura e correggere il codice destinatario, salvarla e ritrasmetterla all’SdI.

Come comunicare la fattura elettronica corretta al cliente

L’invio della fattura corretta al cliente è un passo ancor più delicato. Ci sono due casistiche da tenere in considerazione. Nella prima il Sistema di Interscambio accetta la fattura, ma il mittente o il destinatario si accorgono che in realtà non è corretta: come fare? Innanzitutto, è necessario sottolineare che la fattura non si può modificare perché una volta accettata dall’SdI è considerata emessa. Al massimo, sarà possibile inviare una nota di variazione o, in alternativa, una nota di credito della fattura e conseguentemente una nuova fattura corretta. In seguito, il documento corretto si invia anche al destinatario.

Controllare bene tutti i dati e le caratteristiche di una fattura è cruciale per evitare di rilavorarci e perdere ulteriore tempo ed energie, ma soprattutto per non ricevere sanzioni in caso di controlli da parte delle autorità.

Libero SiFattura grazie alla creazione di un’anagrafica e altre funzioni pensate per prevenire eventuali errori consente di creare e trasmettere fattura elettroniche dove il rischio di errore è davvero minimo. L’interfaccia user friendly e i piani personalizzati fanno il resto: professionisti e aziende possono trovare la soluzione migliore per le proprie esigenze, a partire dal piano Basic, completamente gratuito, e gestire la fatturazione elettronica in modo professionale ma anche semplice e veloce.

In collaborazione con Libero SiFattura