metodi per l'archiviazione dei documenti Fonte foto: Shutterstock
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Metodi per archiviare i documenti digitali

Per effettuare l'archiviazione dei documenti digitali in sicurezza esistono dei metodi diversi e dei programmi adatti: ecco una guida completa su come fare.

Quella dell’archiviazione di documenti digitali è una pratica sempre più necessaria in un mondo come il nostro, in cui la tecnologia sta pian piano soppiantando la tradizione. I documenti analogici, vale a dire quelli cartacei, sono sempre più rari, oltre che più ingombranti e meno ecologici. Non solo, la digitalizzazione consente pure di risparmiare tempo prezioso, evitandoci di dover cercare questo o quel documento importante sotto ad una lunga pila di scartoffie. Con un solo clic, possiamo avere a portata di mano quello che ci serve senza troppi sforzi, con tutti i nostri file ordinati e custoditi nel nostro computer.

Ecco perché, di questi tempi, è importante sapere quali sono i metodi e gli strumenti più validi per poter archiviare i documenti digitali in modo sicuro e duraturo nel tempo. Una domanda a cui proveremo a dare risposta insieme in questa guida, incentrata proprio sui migliori programmi in circolazione utili ad archiviare documenti di tipo digitale. Grazie al loro utilizzo, saremo così in grado non solo di custodire i documenti, ma anche di catalogarli, ordinarli e gestirli, che siano di origine cartacea o nati direttamente in formato digitale su PC.

Archiviazione documenti digitali: i metodi più usati

Come avrete capito già da soli, per l’archiviazione di documenti digitali è possibile optare per diversi approcci, che si traducono in altrettanti metodi di conservazione tutti piuttosto validi. Prima ancora di individuare gli strumenti più diffusi in commercio, dovremmo dunque capire quali sono le opzioni a nostra disposizione. Sostanzialmente, le strade da poter seguire sono suddivise in due grandi macro-categorie: l’archiviazione digitale on-site e l’archiviazione digitale in cloud.

La prima prevede l’utilizzo di archivi elettronici fisici gestiti attraverso un software dedicato, mentre con la seconda i documenti vengono salvati su piattaforme esterne, che utilizzano per l’appunto la tecnologia cloud. A seguire, andremo a segnalare i principali sistemi di storage utilizzati, analizzandone le caratteristiche peculiari e le inevitabili differenze.

HHD e SSD

I sistemi di archiviazione digitale più conosciuti e diffusi in passato sono stati senza ombra di dubbio gli hard disk, ovvero dei dispositivi di archiviazione di massa di tipo magnetico. A seconda della loro capacità, possono memorizzare anche una grande quantità di dati, programmi e addirittura sistemi operativi. Generalmente li troviamo già installati e pronti all’uso nei computer, sia portatili che desktop, ma è comunque possibile acquistarne di esterni. Questi ultimi, essendo portatili e piuttosto leggeri, sono adatti a chi ha necessità di trasportarli da una postazione all’altra e interfacciarli con diversi dispositivi, magari facendo spola tra casa e ufficio.

Negli ultimi anni, poi, sono sempre più comuni anche i cosiddetti SSD, vale a dire le unità a stato solido. Queste, invece che i più tradizionali piatti magnetici, fanno leva su una più recente tipologia di memoria allo stato solido. Dalla loro, sono molto meno rumorosi degli HHD e decisamente più rapidi nella lettura e gestione dei dati, così come meno soggetti a rotture. Di contro, hanno un prezzo molto più alto di quello degli hard disk, anche se la loro diffusione sta permettendo la nascita di prodotti più abbordabili dal punto di vista economico.

Memory card e chiavette USB

Anche le chiavette USB sono un metodo di archiviazione documenti in digitale piuttosto diffuso tra privati e aziende, soprattutto perché permettono di trasportare i documenti in maniera veloce e assai semplice. Purtroppo, però, la maggior parte delle chiavette mette a disposizione uno spazio adibito alla memorizzazione abbastanza contenuto. Dal punto di vista fisico, sono anche più fragili di HHD e SSD, e dunque più soggette all’usura e agli urti accidentali che potrebbero renderle non più utilizzabili, e nei casi peggiori vederci perdere tutti i nostri preziosi file contenuti al loro interno.

Considerate le loro caratteristiche, sono consigliate principalmente a chi ha la necessità di spostare una piccola quantità di documenti da un PC all’altro, come i singoli utenti. Meno adatte invece per le aziende, che hanno esigenza di muovere una certa mole di contenuti. Alternativamente, va segnalato che molto simili alle chiavette USB sono le memory card, che hanno però bisogno di uno slot dedicato per essere inserite e poter funzionare.

Piattaforme di cloud-storage

Lo storage più moderno passa pure per l’archiviazione di documenti in cloud, basata su piattaforme online che garantiscono la memorizzazione e catalogazione di un gran numero di file su data center sparsi in tutto il mondo. In questo modo, è particolarmente agevole consultarli da un po’ tutti i dispositivi in nostro possesso, dal computer allo smartphone, passando anche per i tablet, e indipendentemente dal luogo fisico in cui ci troviamo in quel momento.

Tutto quello di cui abbiamo bisogno è una connessione a Internet, nonostante un grande svantaggio può essere quello dei costi da sostenere, che variano in base alla quantità di dati che vogliamo salvare all’interno di questi utili ed innovativi servizi “tra le nuvole". In ogni caso, le piattaforme cloud garantiscono una costante assistenza ai clienti e un elevato livello di sicurezza, schermando i nostri dati e i documenti di nostro interesse da eventuali attacchi esterni.

NAS (Network-attached storage)

Il NAS, acronimo di Network-attached storage, è un servizio di archiviazione dei file in remoto che utilizza un protocollo specifico per l’archiviazione dei dati. Per spiegarla in modo più semplice, possiamo dire che ci troviamo di fronte ad un dispositivo collegato alla rete la cui funzione è quella di consentire agli utenti di accedere e condividere una memoria di massa, in pratica costituita da uno o più dischi rigidi, all’interno della propria rete o dall’esterno. Il tutto sfruttando uno o più server contemporaneamente. Il vantaggio di questo metodo rispetto ad un normale disco rigido risiede nella possibilità di condivisione dei documenti digitali tra diversi dispositivi in simultanea, grazie alla connessione ad Internet costantemente attiva.

SAN (Storage Area Network)

Il SAN, o Storage Arena Network, consiste in un una rete di dispositivi di storage a blocchi a cui possono collegarsi più utenti. Assai popolare tra le aziende negli ultimi anni, questo sistema di archiviazione digitale svolge sostanzialmente le stesse funzioni del NAS, permettendo non solo di archiviare e proteggere un gran numero di documenti, ma anche di accedervi da vari dispositivi contemporaneamente in via diretta. La differenza risiede in costi leggermente più elevati rispetto al Network-attached storage, ma pure in una maggiore velocità di accesso ai dati salvati.

Gli strumenti consigliati per l’archiviazione digitale

A questo punto, fissate le basi, ci si potrebbe chiedere se esistano degli strumenti che vanno a facilitare l’archiviazione di documenti digitali. Ovviamente, con l’aumentare della domanda, l’offerta si presenta abbastanza variegata, e si dirama in vari programmi che possono girare tanto su PC Windows quanto sui Mac di casa Apple. Ognuno di questi è dotato di feature e caratteristiche proprie, che ora esamineremo nel dettaglio.

Dropbox

Dropbox è uno dei più popolari servizi di archiviazione documenti cloud. Consente di archiviare i propri documenti online e di sincronizzarli tramite Internet su tutti i propri dispositivi, quindi computer, smartphone e tablet. Il funzionamento è molto semplice: basta inserire i file che si desidera archiviare e sincronizzare nella cartella del programma e questi vengono salvati online e sincronizzati automaticamente su tutti i device in nostro possesso. La versione base è gratuita e mette a disposizione degli utenti 2 GB di spazio di archiviazione online, espandibile tramite diversi piani di abbonamento, anche personalizzati per i professionisti e le aziende. Il più significativo vantaggio offerto agli utenti è che gli eventuali documenti caricati da altri computer e/o device mobile su cui abbiamo effettuato l’accesso con lo stesso account saranno sincronizzati con il dispositivo in uso.

Evernote

Evernote, dal canto suo, è una delle principali soluzioni dedicate alla creazione e gestione delle annotazioni. Tramite il suo archivio ben organizzato e consultabile in mood immediato, consente di scrivere delle semplici note o di gestire documenti più complessi di vario genere sfruttando la funzione di allegati. Può essere utilizzato su Windows, Mac e dispositivi mobile, sia iOS che Android, e va a sincronizzare in maniera del tutto automatica le note e gli allegati tramite connessione di rete. Anche in questo caso è presente una versione base da scaricare gratuitamente, ma limitata ad un determinato numero di dispositivi per la sincronizzazione. Limitazioni che ovviamente possono essere abbattute scegliendo di sottoscrivere un piano di abbonamento a pagamento. Tutte le note vengono organizzate in taccuini, dotati al bisogno di varie note aggiunte liberamente leggibili in ogni momento.

iDocument

Non si può parlare di programmi di archiviazione di documenti in digitale senza spendere qualche parola per iDocument. Si tratta di un’applicazione disponibile solo su macOS che permette di organizzare e catalogare i documenti su computer Mac in maniera semplice e incredibilmente veloce. Esiste una versione di base gratuita, che può essere migliorata con diverse opzioni optando per la variante a pagamento. Di fatto, consente di creare un vero e proprio archivio digitale sempre disponibile, con un’interfaccia che ricorda assai da vicino quella familiare di iTunes. Una volta aggiunti nel programma i documenti che ci interessano, possiamo cercarli per parola chiave tramite un campo di ricerca apposito oppure filtrandoli seguendo determinati parametri come titolo o dimensioni, solo per fare qualche esempio.

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